EUDR-Anfrage vom Kunden: was Sie als Lieferant schulden, mit Antwort­muster (Word)

Ihr Kunde schreibt, er brauche bis Jahresende Ihr „EUDR-Zertifikat“, die Geodaten aller Herkunftsflächen und eine unterschriebene Lieferantenerklärung. Solche Schreiben bekommen jetzt viele Hersteller und Großhändler, weil ihre Abnehmer ab dem 30. Dezember 2026 selbst Pflichten aus der Verordnung (EU) 2023/1115 haben. Manches davon schuldet nach der Verordnung niemand, anderes lässt das EU-Informationssystem TRACES gar nicht zu.

Die Tabelle unten zeigt für sieben typische Anfragen, was jede Rolle schuldet; das Antwortmuster dazu gibt es als Word-Datei und PDF auf Deutsch und Englisch. Fragen Sie selbst Ihre Lieferanten ab, finden Sie die Gegenseite in der Lieferantenabfrage.

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Erst die Rolle, dann die Antwort

Die Verordnung kennt in der Lieferkette drei Rollen, und jede schuldet ihrem Kunden etwas anderes. Die Rolle bestimmen Sie je Erzeugnis und Lieferbeziehung (Leitlinien der Kommission, Kapitel 2).

• Haben Sie die Ware eingeführt oder in der EU erzeugt, sind Sie Marktteilnehmer (Artikel 2 Nummer 15) und geben die Sorgfaltserklärung ab. Bei Einfuhren ist das in der Regel, wer in der Zollanmeldung als Einführer steht (Leitlinien, Kapitel 2 a). Sind Sie Kleinst- oder Kleinprimärerzeuger (Artikel 2 Nummer 15a), geben Sie stattdessen einmalig eine vereinfachte Erklärung ab und nennen Ihren Kunden die Identifikationsnummer, die Sie dafür erhalten (Artikel 4a Absatz 2, Artikel 4 Absatz 7).
• Haben Sie die Ware in der EU gekauft und daraus ein anderes erfasstes Erzeugnis mit neuer Zolltarifnummer hergestellt, sind Sie nachgelagerter Marktteilnehmer (Artikel 2 Nummer 15b, Kommissions-FAQ 3.1.1).
• Verkaufen Sie die Ware unverändert weiter, sind Sie Händler (Artikel 2 Nummer 17).

Dazu kommt die Größe je Gesellschaft. Ein KMU überschreitet höchstens eine der drei Grenzen von 25 Millionen Euro Bilanzsumme, 50 Millionen Euro Umsatz und 250 Beschäftigten (Artikel 2 Nummer 30, Kommissions-FAQ 3.10). Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler, die keine KMU sind, müssen sich im Informationssystem registrieren (Artikel 5 Absatz 2). Ihre Rolle für ein Erzeugnis ermittelt der EUDR-Check über die Zolltarifnummer; was jede Rolle tun muss, erklärt der Artikel Händler oder Marktteilnehmer?, die Schwellenwerte stehen unter EUDR für KMU.

Mehrere Rollen in einem Unternehmen

Ein Großhändler kann für eingeführtes Papier Marktteilnehmer sein und für Papier aus europäischen Fabriken Händler. Wer selbst Eingeführtes zu einem anderen erfassten Erzeugnis verarbeitet, etwa Rundholz zu Schnittholz, ist danach erster nachgelagerter Marktteilnehmer und muss die Referenznummer der Einfuhr seinen Kunden nicht weitergeben (Kommissions-FAQ 3.8). Im Konzern zählt jede Gesellschaft für sich (FAQ 3.8, 3.13). Beantworten Sie Anfragen deshalb je Artikelgruppe.

Wenn Ihr Kunde selbst keine Rolle hat

Wer erfasste Erzeugnisse in der EU kauft und selbst nutzt oder zu etwas verarbeitet, das nicht in Anhang I (der Liste der erfassten Erzeugnisse) steht, stellt kein relevantes Erzeugnis bereit und hat keine Rolle. Die Kommission nennt einen Autohersteller, der in der EU gekaufte Reifen einbaut, und ein Unternehmen, das Kaffee röstet und zu Gebäck verarbeitet (Kommissions-FAQ 2.10 Beispiel 1, FAQ 3.7). Dasselbe gilt für eine Druckerei, die aus dem Papier Kataloge oder Bücher druckt, denn Druckerzeugnisse des Kapitels 49 stehen seit der Verordnung (EU) 2025/2650 nicht mehr in Anhang I. Druckt sie dagegen Etiketten oder Faltschachteln, bleibt das Erzeugnis in Kapitel 48 und sie ist nachgelagerte Marktteilnehmerin (FAQ 3.1.1). An Kunden ohne Rolle und an Verbraucher muss ein Marktteilnehmer keine Referenznummer weitergeben (FAQ 3.6.1). Ein Kunde außerhalb der EU ist nach unserer Lesart weder nachgelagerter Marktteilnehmer noch Händler; was bei der Ausfuhr gilt, steht in der Tabelle unter Wenn es keine Nummer gibt.

Die sieben Anfragen, die Lieferanten jetzt bekommen

Oft stecken mehrere davon in einem Formular; die Kürzel A1 bis A7 kehren in der Tabelle und im Antwortmuster wieder.

1. A1 Referenznummer und Prüfnummer je Lieferung. „Bitte nennen Sie uns zu jeder Lieferung die EUDR-Referenznummer und die Verifikationsnummer.“ Die Referenznummer schuldet nur ein Marktteilnehmer seinem ersten Abnehmer, die Prüfnummer (im Kundenschreiben „Verifikationsnummer“) schuldet niemand.
2. A2 Kopie der Sorgfaltserklärung oder eine Erklärung für den Kunden. „Senden Sie uns Ihre Sorgfaltserklärung“ oder „Geben Sie für unsere Bestellungen eine Erklärung ab.“ Eine Kopie schuldet niemand, und nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler können gar keine Erklärung abgeben.
3. A3 Geodaten der Herkunftsflächen. „Bitte übermitteln Sie die Polygone aller Flächen als GeoJSON.“ Geodaten braucht nur, wer die Sorgfaltserklärung abgibt; weitergeben muss sie niemand.
4. A4 „EUDR-Zertifikat“ oder Bestätigung. „Bitte senden Sie uns Ihr EUDR-Zertifikat“ oder „Bestätigen Sie, dass alle Lieferungen EUDR-konform sind.“ Darauf antworten Sie mit den Angaben, die die Verordnung für Ihre Rolle vorsieht; Zertifikate wie FSC oder PEFC können Sie zusätzlich nennen.
5. A5 Lieferanten- oder Eigenerklärung. Ein Formular mit Feldern zu Rolle, Größe und Registrierung, oft mit einem vorformulierten Satz wie „Wir bestätigen, dass alle Waren entwaldungsfrei und legal erzeugt sind.“ Zusagen über die Sorgfalt Ihrer Vorlieferanten verlangt die Verordnung von Händlern und nachgelagerten Marktteilnehmern nicht.
6. A6 Fragebogen zu Risiko, Herkunft und Legalität. Gefragt wird nach Erzeugerland, Risikostufe, Legalitätsnachweisen und der eigenen Risikobewertung. Eine Risikobewertung erstellt nur der Marktteilnehmer; sie ist eine Unterlage für die Behörde.
7. A7 Vertragsklauseln. Haftung, Freistellung, Auditrecht oder eine Pflicht zur Mitwirkung im Rahmenvertrag. Solche Klauseln regelt die Verordnung nicht.

Was Sie schulden, je Anfrage und Rolle

Lesen Sie in der Tabelle die Spalte Ihrer Rolle für die angefragte Ware. Die Buchstaben bedeuten: G geschuldet, also Pflicht nach der Verordnung. F freiwillig möglich. N nicht geschuldet. V nicht geschuldet, aber Voraussetzung für Ihren Kunden, weil er die Ware ohne diese Angabe nicht in Verkehr bringen darf.

Eine Nummer schulden Sie nur in der ersten Spalte. Freiwillig heißt, dass die Verordnung es nicht verbietet; ob Sie es tun, ist eine Frage des Vertrags und der Vertraulichkeit, auch gegenüber Ihren eigenen Lieferanten.

In den vier Spalten innerhalb der EU braucht Ihr Kunde außerdem für seine Aufzeichnungen nach Artikel 5 Absatz 3 Ihren Namen, den eingetragenen Handelsnamen oder die eingetragene Marke, die Postanschrift, die E-Mail-Adresse und, falls vorhanden, die Webadresse. Dort gilt auch die Unterrichtungspflicht (Artikel 4 Absatz 5, Artikel 5 Absatz 5). Lieferanten außerhalb der EU trifft beides nicht; ihr Kunde braucht von ihnen aber Namen, Postanschrift und E-Mail-Adresse für seine Angaben nach Artikel 9 Absatz 1 Buchstabe e.

Nummern je Lieferung: wer, an wen, in welcher Form

Der Marktteilnehmer teilt die Referenznummer nur dem ersten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler mit (Artikel 4 Absatz 7 in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe a), sie geht also genau einen Schritt nach unten. Der erste Abnehmer muss nicht nachfragen und darf in gutem Glauben annehmen, dass ein Lieferant ohne Nummern kein Marktteilnehmer ist (Kommissions-FAQ 3.4, 3.5). Weiß er aber, dass sein Lieferant Marktteilnehmer ist, darf er die Ware ohne Nummer nicht weiterverkaufen (FAQ 3.5, Artikel 5 Absatz 1). Er ordnet die Nummern dem Wareneingang zu, nicht dem Warenausgang, und bewahrt sie fünf Jahre auf (FAQ 3.4, Artikel 5 Absatz 4). Weitergeben muss er sie nicht. Das hat die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE) in ihren Antworten zum IHK-Webinar vom 21. Mai 2026 bestätigt.

Die Form der Weitergabe ist frei. Die Kommission nennt Rechnung, E-Mail oder andere Begleitunterlagen (FAQ 3.8); über das Informationssystem läuft sie nach Auskunft der BLE nicht. Vorgeschrieben ist die Nummer nur in der Zollanmeldung bei Einfuhr und Ausfuhr, bei der Ausfuhr durch nachgelagerte Marktteilnehmer nicht einmal dort (FAQ 7.21). Vereinbaren Sie mit dem Kunden einen festen Ort, etwa eine eigene Zeile auf der Rechnung mit Bezug zur Position.

Die Prüfnummer sichert die Daten der Erklärung zusätzlich. Weitergeben müssen Sie sie nicht (FAQ 3.6.1), vertraulich mitteilen dürfen Sie sie. Ohne sie kann Ihr Kunde die Referenznummer im Informationssystem nicht auf Gültigkeit prüfen (FAQ 7.25). Kunden, die keine KMU sind, können sie bei begründeten Bedenken anfordern. Wie Sie die Weitergabe intern festhalten, zeigt die Vorlage zur Sorgfaltspflichtregelung.

Was bei Geodaten und Erklärung vertraulich bleiben darf

Eine Pflicht, Geodaten entlang der Kette weiterzugeben, kennt die Verordnung nicht (Kommissions-FAQ 7.15). Als Marktteilnehmer entscheiden Sie beim Absenden der Erklärung mit einem Kästchen, ob Abnehmer, die keine KMU sind, die Geodaten im Informationssystem sehen. Einsehen können diese Abnehmer sie dann nur bei begründeten Bedenken und mit Referenz- und Prüfnummer (FAQ 3.6; Benutzerhandbuch Version 3.0, Kapitel 8.2). Die Behörden sehen sie in jedem Fall (FAQ 7.7). Den Inhalt der Erklärung dürfen nur Abnehmer einsehen, die keine KMU sind, und nur bei begründeten Bedenken (Benutzerhandbuch Kapitel 8.2); zusätzlich hochgeladene Unterlagen sieht nur die Behörde (FAQ 7.23). Außerhalb des Systems regelt der Vertrag den Austausch.

Als nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler haben Sie die Geodaten meist gar nicht. Liegen sie Ihnen vor, geben Sie sie nach unserer Lesart nur mit Zustimmung des Vorlieferanten weiter; enthalten sie Namen von Erzeugern, gilt zusätzlich das Datenschutzrecht. Wie die Freigabe im Informationssystem funktioniert, zeigt die Anleitung zum Einreichen in TRACES. Welche Geodaten Sie als Marktteilnehmer von Ihren Lieferanten brauchen, steht auf der Seite zu den Geodaten.

Was immer geschuldet ist: Unterrichtung bei Hinweisen auf Nichtkonformität

Diese Pflicht gilt für jede Rolle in der EU und jede Größe. Erfahren Sie, dass ein schon geliefertes Erzeugnis die Anforderungen nicht erfüllen könnte, unterrichten Sie unverzüglich die zuständige Behörde und die nachgelagerten Marktteilnehmer und Händler, die Sie damit beliefert haben (Artikel 4 Absatz 5 für Marktteilnehmer, Artikel 5 Absatz 5 für nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler). Auslöser können auch begründete Bedenken sein, also eine gebührend begründete Behauptung auf Grundlage objektiver und überprüfbarer Informationen (Artikel 2 Nummer 31). Als informiert gelten Sie nach Auffassung der Kommission auch, wenn die Information per E-Mail, im Gespräch oder aus den Medien kommt (FAQ 3.6.2). Der deutsche Gesetzentwurf sieht für eine fehlende oder verspätete Unterrichtung eine Geldbuße bis 50.000 Euro vor, gegenüber juristischen Personen mit mehr als 1,25 Millionen Euro Gesamtumsatz bis 4 Prozent des unionsweiten Gesamtumsatzes (Drucksache 21/8278, § 14; mehr unter Kontrollen und Bußgelder).

Kunden, die keine KMU sind, müssen bei begründeten Bedenken prüfen, ob die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde, und dürfen die Ware bis dahin nicht weiterverkaufen (Artikel 5 Absatz 6). Die Fragen dieser Kunden zu beantworten, verlangt die Verordnung nach unserer Lesart nicht. Enthält der Hinweis Ihres Kunden aber neue Informationen über ein Risiko, gilt für Sie die Unterrichtungspflicht aus dem vorigen Absatz (Artikel 4 Absatz 5, Artikel 5 Absatz 5). Ohne Ihre Auskunft kann der Kunde seine Prüfpflicht auch erfüllen, indem er der Behörde Lieferkette und Bedenken nennt; die Behörde kann Sie dann über die Bedenken unterrichten, und für Sie gelten dieselben Pflichten (Kommissions-FAQ 3.6.2).

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Wenn es keine Nummer gibt

Manche Anfragen lassen sich nicht mit einer Nummer beantworten, weil es für die Lieferung keine gibt. Sagen Sie das ausdrücklich und nennen Sie den Grund, sonst wartet Ihr Kunde auf etwas, das nicht kommt.

Für Kunden ohne eigene Rolle, etwa Druckereien, die Kataloge drucken, fragt Baustein B9 d nach der Verwendung. Ob eine Zolltarifnummer erfasst ist, zeigen die Liste nach Anhang I und der Scope-Prüfer (Excel), die Codes das TARIC-Glossar. Für Lieferanten außerhalb der EU und Unternehmen im Vereinigten Königreich gibt es eigene Seiten, für Geodaten den GeoJSON-Prüfer und für die Ausfuhr den Artikel zu Ausfuhr und Wiedereinfuhr.

Haftung und Vertragsklauseln

Mit der Sorgfaltserklärung übernimmt der Marktteilnehmer die Verantwortung dafür, dass das Erzeugnis die Anforderungen erfüllt (Artikel 4 Absatz 3). Daran ändert auch ein Bevollmächtigter nichts (Artikel 6 Absatz 1). Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler haben Informationspflichten und, wenn sie keine KMU sind, bei begründeten Bedenken eine Prüfpflicht (Kommissions-FAQ 3.11). Hilfestellung bei Kontrollen schulden alle der Behörde (Artikel 4 Absatz 6, Artikel 5 Absatz 7), nicht dem Kunden.

Ein Auditrecht des Kunden, Freistellungen oder Vertragsstrafen sieht die Verordnung nicht vor. Ob Sie solche Klauseln annehmen, entscheidet sich nach Vertragsrecht; lassen Sie Entwürfe vor der Unterschrift rechtlich prüfen. Wie Käufer ihre Lieferanten abfragen, zeigt die Lieferantenabfrage.

Das Antwortmuster (Word und PDF)

Das Antwortmuster ist ein Word-Dokument in zwei Teilen. Auf den ersten beiden Seiten, einem Arbeitsblatt nur für Sie, kreuzen Sie Rolle, Größe und Art der Anfrage an. Danach folgt der Brief; Sie nehmen nur die Bausteine aus der Tabelle, die zu Ihren Kreuzen passen, als Marktteilnehmer dazu die Lieferliste als Anlage. Platzhalter stehen in eckigen Klammern, Hinweise mit Fundstelle in grauen Kästen, die Sie vor dem Versand löschen.

• Download: Antwortmuster für EUDR-Kundenanfragen (DOCX)
• Download: Antwortmuster zum Lesen und Ausdrucken (PDF)
• Download: English version of the reply template (DOCX)
• Download: English version (PDF)

Das Muster ist eine Arbeitsvorlage und keine amtliche Form; für die Antwort an Kunden schreibt die Verordnung kein Format vor. Sie dürfen es im eigenen Unternehmen frei verwenden und anpassen.

Drei Beispielantworten (fiktiv)

Die Fälle stammen aus Branchen, in denen Lieferanten derzeit viele Anfragen bekommen. Unternehmen, Zahlen und Nummern sind erfunden.

Beispiel 1: Möbelhändler mit zwei Bezugswegen

Die Möbelhandel Beispiel GmbH (38 Beschäftigte, KMU) verkauft Esstische aus Akazie, die die Import Muster GmbH aus Vietnam einführt, und Polsterstühle, die ein deutscher Hersteller aus in der EU gekauftem Buchenholz baut. Ein Einrichtungshaus mit 900 Beschäftigten und 200 Millionen Euro Umsatz verlangt „ein EUDR-Zertifikat für alle Holzartikel und die Geodaten der Herkunftsflächen“.

Wer bei einem Händler kauft, braucht von ihm nur die Unternehmensdaten (Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe a). Die Nummern des Einführers zu den Esstischen bewahrt die Möbelhandel Beispiel GmbH fünf Jahre auf, ohne sie weiterreichen zu müssen; für die Stühle gibt es keine, weil der Hersteller nachgelagerter Marktteilnehmer ist. Was für Holzmöbel sonst gilt, steht im Artikel für Möbelimporteure.

Beispiel 2: Papiergroßhändler mit zwei Rollen

Die Papiergroßhandel Muster KG (260 Beschäftigte, 140 Millionen Euro Umsatz, kein KMU) führt gestrichenes Papier (4810) aus Brasilien ein und ist dafür Marktteilnehmerin. Ungestrichenes Papier (4802) aus finnischen und deutschen Fabriken, die selbst nachgelagerte Marktteilnehmer sind, verkauft sie als registrierte Händlerin unverändert weiter. Die Druckerei Beispiel GmbH druckt aus dem Papier des Großhandels Kataloge und verkauft einen kleinen Teil unbedruckt weiter. Sie verlangt „die Referenznummer je Lieferung und eine Bestätigung, dass das Papier EUDR-konform ist“.

Für das Papier, das zu Katalogen wird (Kapitel 49, nicht in Anhang I), hat die Druckerei keine Rolle, und der Großhandel schuldet ihr dafür keine Nummer (Kommissions-FAQ 2.10, 3.6.1). Für den unbedruckt verkauften Teil ist sie Händlerin und erste Abnehmerin des Einführers; weil der Großhandel nicht weiß, welcher Teil das ist, steht die Nummer auf jeder Rechnung über eingeführtes Papier. Mehr zur Branche im Artikel zu Papier und Verpackung.

Beispiel 3: Reifenimporteur als Marktteilnehmer

Die Reifenimport Muster GmbH (120 Beschäftigte, 30 Millionen Euro Umsatz) ist ein mittleres Unternehmen und damit ein KMU ohne Aufschub; ihre Frist ist der 30. Dezember 2026. Sie führt neue Pkw-Reifen (4011 10 00) aus Thailand ein, das gering eingestuft ist. Stammt der Naturkautschuk nach den Lieferantenangaben ausschließlich von Plantagen in Thailand und hat die Prüfung der Lieferkette auf Umgehung und Vermischung nichts ergeben, gilt die vereinfachte Sorgfaltspflicht nach Artikel 13 (Leitlinien der Kommission, Kapitel 4 e); die Geodaten der Kautschukflächen bleiben Pflicht. Die Reifenhandel Beispiel AG, ein Großhandel und kein KMU, will die Geodaten, eine Kopie der Erklärung, die Prüfnummer, die Risikobewertung, ein Auditrecht und eine Freistellung.

Die Reifenhandel Beispiel AG kauft als Händlerin direkt beim Marktteilnehmer und bekommt die Nummer deshalb ohne Einschränkung. Die Prüfnummer gibt der Importeur freiwillig; ohne sie könnte der Kunde die Gültigkeit nicht prüfen und bei begründeten Bedenken den Inhalt der Erklärung nicht einsehen (Kommissions-FAQ 7.25; Benutzerhandbuch Kapitel 8.2). Weitere Fälle der Branche stehen im Artikel zu Kautschuk und Reifen.

Häufige Fehler

1. Mehr zusagen, als die Rolle verlangt. Ein Händler bestätigt „entwaldungsfrei und legal“, obwohl er die vorgelagerte Sorgfalt nicht prüfen muss und meist auch nicht prüfen kann (Leitlinien der Kommission, Kapitel 4 d).
2. Nummern der Vorlieferanten durchreichen, als wäre es Pflicht. Verlangt ist nur die Zuordnung zum Wareneingang (FAQ 3.4), und durchgereichte Nummern landen leicht an der falschen Lieferung.
3. Die Prüfnummer offen verteilen. In Kundenportale, Kataloge oder offene Verteiler gehört sie nicht, denn sie sichert die Daten der Erklärung zusätzlich (FAQ 3.6.1).
4. Nicht fragen, was der Kunde mit der Ware macht. Verbraucher, Firmen, die die Ware selbst nutzen, und Druckereien, die aus dem Papier Kataloge oder Bücher drucken, brauchen keine Nummer (FAQ 3.6.1, 2.10). Druckt eine Druckerei daraus Etiketten oder Faltschachteln, bleibt das Erzeugnis in Anhang I; liefert ihr ein Marktteilnehmer, bekommt sie die Nummer (Artikel 4 Absatz 7, FAQ 3.1.1).

Wie Polygon One dabei hilft

Wer als Marktteilnehmer viele Abnehmer beliefert, muss zu jeder Lieferung die passende Referenznummer nennen können. Polygon One erstellt die Sorgfaltserklärung aus Ihren erfassten Daten und schickt sie über die Schnittstelle an das EU-Informationssystem (TRACES). Die Referenznummer landet automatisch wieder im Datensatz, fertig für die Zollanmeldung und für Ihre Kunden; eine API verbindet Polygon One mit Ihrem ERP. Kaufen Sie selbst bei einem Marktteilnehmer ein, speichert Polygon One dessen Referenznummern mit der Prüfnummer zu jeder Lieferung, damit Sie sie bei einer Kontrolle sofort finden. Ihre Lieferanten tragen ihre Flächen über ein Portal ohne Login ein.

Welche Rolle Sie haben und was Sie Ihrem Kunden antworten, entscheiden Sie selbst. Verantwortlich für die Sorgfaltspflicht bleibt Ihr Unternehmen; so sieht es auch die Kontrollbehörde. Mehr auf der Seite zur EUDR-Software.

Häufige Fragen

Müssen wir unserem Kunden eine Sorgfaltserklärung schicken?

Nein. Die Verordnung verpflichtet niemanden, seinem Kunden die Erklärung oder eine Kopie davon zu schicken (Kommissions-FAQ 3.6.1). Sind Sie Marktteilnehmer, schulden Sie Ihrem ersten Abnehmer die Referenznummer (Artikel 4 Absatz 7). Sind Sie nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler, geben Sie gar keine Erklärung ab; das Informationssystem lässt sie nicht zu (FAQ 3.10.1). Ihr Kunde braucht dann Ihre Unternehmensdaten nach Artikel 5 Absatz 3.

Unser Kunde verlangt ein „EUDR-Zertifikat“. Was schicken wir?

Die Angaben, die die Verordnung für Ihre Rolle vorsieht. Als Marktteilnehmer ist das die Referenznummer der Sorgfaltserklärung je Lieferung, als nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler sind es Ihre Rolle und Ihre Unternehmensdaten. Zertifikate wie FSC oder PEFC können Sie zusätzlich nennen; nach der Kommissions-FAQ 5.7 helfen sie bei der Risikobewertung, die Sorgfaltspflicht ersetzen sie nicht (Leitlinien der Kommission, Kapitel 10).

Müssen wir die Referenznummer unseres Lieferanten an unseren Kunden weitergeben?

Nein. Referenznummern schuldet nur ein Marktteilnehmer seinem ersten Abnehmer. Sind Sie selbst erster nachgelagerter Abnehmer, müssen Sie die Nummern Ihrer Lieferanten nicht weiterreichen, dürfen es aber. Verlangt ist nur, dass Sie die Nummern dem Wareneingang zuordnen und fünf Jahre aufbewahren (Kommissions-FAQ 3.4, Artikel 5 Absatz 4); die BLE sieht es ebenso.

Müssen wir unserem Kunden die Geodaten der Flächen geben?

Nein. Eine Pflicht, Geodaten entlang der Lieferkette weiterzugeben, kennt die Verordnung nicht (Kommissions-FAQ 7.15). Als Marktteilnehmer entscheiden Sie beim Absenden der Erklärung, ob Kunden, die keine KMU sind, die Geodaten bei begründeten Bedenken im Informationssystem sehen (FAQ 3.6; Benutzerhandbuch Kapitel 8.2). Liefern Sie von außerhalb der EU an einen Einführer, kann er ohne Ihre Geodaten allerdings keine Erklärung abgeben.

Müssen wir die Prüfnummer mitschicken?

Nein. Eine Pflicht, die Prüfnummer weiterzugeben, gibt es nicht (Kommissions-FAQ 3.6.1); vertraulich mitteilen dürfen Sie sie. Ohne sie kann Ihr Kunde die Referenznummer im Informationssystem aber nicht auf Gültigkeit prüfen (FAQ 7.25).

Müssen wir die Lieferantenerklärung unseres Kunden unterschreiben?

Eine solche Erklärung verlangt die Verordnung nicht. Füllen Sie aus, was Ihre Rolle betrifft: Rolle, Größe, gegebenenfalls die Registrierung im Informationssystem und als Marktteilnehmer die Referenznummern. Weitergehende Zusagen, etwa dass Sie als Händler die Sorgfalt Ihrer Vorlieferanten geprüft haben, sind ebenfalls nicht verlangt (Leitlinien der Kommission, Kapitel 4 d); lassen Sie solche Zusagen rechtlich prüfen.

Unser Kunde ist eine Druckerei. Bekommt sie trotzdem eine Referenznummer?

Das hängt davon ab, was sie daraus macht. Druckt sie Kataloge, Prospekte oder Bücher, also Druckerzeugnisse des Kapitels 49, ist sie für dieses Papier weder nachgelagerte Marktteilnehmerin noch Händlerin, denn diese Erzeugnisse stehen nicht in Anhang I; eine Nummer müssen Sie ihr dafür nicht weitergeben (Kommissions-FAQ 2.10, 3.6.1). Druckt sie Etiketten (4821) oder Faltschachteln (4819), bleibt das Erzeugnis in Kapitel 48 und damit in Anhang I. Sie ist dann nachgelagerte Marktteilnehmerin, und liefern Sie als Marktteilnehmer, schulden Sie ihr die Referenznummer (Artikel 4 Absatz 7, FAQ 3.1.1). Für Papier, das sie unbedruckt weiterverkauft, ist sie Händlerin und bekommt die Nummer ebenfalls.

Was müssen wir tun, wenn wir von einem Problem in unserer Lieferkette erfahren?

Unverzüglich die zuständige Behörde und die nachgelagerten Marktteilnehmer und Händler unterrichten, an die Sie das Erzeugnis geliefert haben, unabhängig von Ihrer Größe (Artikel 4 Absatz 5 für Marktteilnehmer, Artikel 5 Absatz 5 für nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler). Für eine fehlende oder verspätete Unterrichtung sieht der deutsche Gesetzentwurf Geldbußen vor (Drucksache 21/8278, § 14, noch nicht beschlossen).

Wir sind ein kleines Unternehmen mit Aufschub bis zum 30. Juni 2027. Was antworten wir Kunden, die schon ab dem 30. Dezember 2026 Nummern wollen?

Waren Sie als Marktteilnehmer am 31. Dezember 2024 schon als Kleinst- oder Kleinunternehmen niedergelassen, gelten die Pflichten für Sie ab dem 30. Juni 2027 (Artikel 38 Absatz 3), außer bei Holz und Papier aus dem Anhang der Holzhandelsverordnung. Bis dahin gibt es für Ihre Lieferungen keine Referenznummer; Ihre Kunden belegen mit Rechnung oder Lieferschein, dass die Ware vor diesem Datum in Verkehr gebracht wurde (Kommissions-FAQ 9.1, 9.2). Als Händler oder nachgelagerter Marktteilnehmer sind Sie ab dem 30. Dezember 2026 in der Pflicht.

Quellen und Stand: Verordnung (EU) 2023/1115 in der Fassung der Verordnungen (EU) 2024/3234 und (EU) 2025/2650 und der Delegierten Verordnung (EU) 2026/2102, konsolidierte Fassung vom 18. September 2026 (EUR-Lex), Artikel 1 Absatz 2, Artikel 2 Nummern 15, 15a, 15b, 17, 30 und 31, Artikel 4 Absätze 3 bis 7, Artikel 4a Absatz 2, Artikel 5, 6, 7, 9, 10, 13, 26 Absatz 4, 37 und 38, Anhang I. Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 in der Fassung der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565. Durchführungsverordnung (EU) 2025/1093 (Länderbenchmarking). Leitlinien der Kommission, ABl. C/2026/3896 vom 20. Juli 2026, Kapitel 2, 2 a, 2 c, 4 d, 4 e und 10. Kommissions-FAQ zur EUDR, Version 5 (April 2026, überarbeitet am 21. August 2026), Fragen 2.10, 3.1.1, 3.4, 3.5, 3.6, 3.6.1, 3.6.2, 3.7, 3.8, 3.10, 3.10.1, 3.11, 3.13, 5.6.1, 5.7, 7.7, 7.15, 7.21, 7.23, 7.25, 9.1 und 9.2. Benutzerhandbuch des EUDR-Informationssystems für Wirtschaftsbeteiligte, Version 3.0 vom 16. September 2026, Kapitel 6.2 a, 8.1 und 8.2. GD TAXUD, TARIC-Daten zur Verordnung (EU) 2023/1115, Revision 1 vom 23. September 2026, Codes Y129, Y133, Y141, Y187, Y188, Y190 und Y196. Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE): Antworten zum Webinar „EUDR: Offene Fragen aus der Unternehmenspraxis“ vom 21. Mai 2026, veröffentlicht von den Industrie- und Handelskammern in Bayern; die Aussagen der BLE geben die Verwaltungsauffassung der deutschen Kontrollbehörde wieder, keine Rechtsprechung. Gesetzentwurf der Bundesregierung, Drucksache 21/8278, § 14 (noch nicht beschlossen). Auslegungen zum Kunden außerhalb der EU, zur Weitergabe von Geodaten und zur Mitwirkung bei begründeten Bedenken sind als unsere Lesart gekennzeichnet. Zitate aus den FAQ sind eigene Übersetzungen, im Zweifel gilt der englische Wortlaut. Stand: 6. November 2026. Die Beispiele sind fiktiv. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.

Foto: Gabrielle Henderson / Unsplash