EUDR-Referenznummer: Aufbau, Prüfnummer, Weitergabe in der Lieferkette und warum man sie nicht beantragt

Kaum eine Frage zur Entwaldungsverordnung wird so oft gestellt wie die nach der Referenznummer, und kaum eine wird so oft falsch beantwortet. Man kann sie nicht beantragen. Sie wandert nicht durch die ganze Lieferkette. Und sie ist kein Nachweis dafür, dass ein Produkt entwaldungsfrei ist, sondern nur die Quittung dafür, dass jemand eine Sorgfaltserklärung abgegeben hat.

Dieser Beitrag erklärt, wie die Nummer entsteht, was die Prüfnummer daneben soll, wer sie an wen weitergeben muss und wo genau die Weitergabepflicht endet, was beim Zoll in die Anmeldung gehört und was gilt, wenn Sie gar keine Nummer haben. Am Ende steht ein Spickzettel zum Herunterladen, den Sie Einkauf, Vertrieb und Zollabteilung geben können.

Was die Referenznummer ist

Wer als Marktteilnehmer ein relevantes Erzeugnis in Verkehr bringt oder ausführt, gibt vorher im EU-Informationssystem eine Sorgfaltserklärung ab. Das System erstellt daraufhin ein Risikoprofil und weist der Erklärung unverzüglich eine Referenznummer zu, dazu eine damit verbundene Prüfnummer (Artikel 7 der Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 in der Fassung der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565). Beide werden dem Nutzer im System bereitgestellt.

Die Referenznummer identifiziert also eine Erklärung, kein Produkt und kein Unternehmen. Sie sagt aus: Zu dieser Ware liegt eine Sorgfaltserklärung vor, abgegeben von diesem Marktteilnehmer, mit diesem Inhalt. Ob die zugrunde liegende Sorgfaltspflicht ordentlich erfüllt wurde, sagt sie nicht.

Die Prüfnummer ist etwas anderes. Sie ist nach Artikel 3 Buchstabe f der Durchführungsverordnung ein Sicherheitscode, den das System der Erklärung zusätzlich zuweist, um die enthaltenen Daten zu schützen. Sie ist nur dem Anmelder und der zuständigen Behörde bekannt und wird vertraulich zusammen mit der Referenznummer weitergegeben, wenn ein nachgelagerter Akteur die vorgelagerte Erklärung in seiner eigenen Erklärung referenzieren möchte (EUDR-Benutzerhandbuch, Abschnitt 2.1). Wer die Referenznummer weitergibt, aber die Prüfnummer zurückhält, verhindert damit, dass der Empfänger die Erklärung im System einsehen oder verknüpfen kann.

Seit der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 gibt es eine dritte Nummer: Kleinst- und Kleinmarktteilnehmer mit eigener Erzeugung aus einem Land mit geringem Risiko geben statt einer Sorgfaltserklärung eine vereinfachte Erklärung ab und erhalten dafür eine Identifikationsnummer, ebenfalls mit Prüfnummer. Überall dort, wo im Folgenden von der Referenznummer die Rede ist, gilt für diese Gruppe die Identifikationsnummer entsprechend.

Zum Format: Die Verordnung schreibt keines vor, das System vergibt die Nummer. Aus der Kommissionsvorgabe für die sogenannte konventionelle Referenznummer, die das Format 99EU9999999999 hat, lässt sich der Aufbau ableiten: zwei Stellen für das Jahr, zwei Buchstaben für den Ländercode, zehn Ziffern als laufende Nummer. Wer prüfen will, ob eine erhaltene Nummer echt ist, nutzt dafür die Prüffunktion im Informationssystem, die auch als CSV-Massenprüfung verfügbar ist (Kommissions-FAQ 7.25). Das ist der einzige verlässliche Weg, eine Nummer zu validieren, nicht die Plausibilität des Zahlenmusters.

Warum man sie nicht beantragt

Der Suchbegriff "EUDR-Referenznummer beantragen" gehört zu den häufigsten, und dahinter steckt ein Missverständnis mit Folgen. Es gibt keine Stelle, bei der man eine Nummer bestellt. Der Weg ist immer derselbe: Registrierung im Informationssystem, Sorgfaltspflicht erfüllen, Erklärung abgeben, Nummer erhalten. Wer keine Sorgfaltserklärung abgibt, bekommt keine Nummer, und wer nicht Marktteilnehmer ist, gibt keine Erklärung ab und braucht auch keine.

Zwei Dinge können dazwischenkommen. Erstens können die zuständigen Behörden die Bereitstellung der Nummer verzögern, um zu prüfen, ob das Erzeugnis den Anforderungen entspricht. Die Verzögerung soll so kurz wie möglich sein, kann aber nach Ermessen der Behörde verlängert werden (Artikel 7 Absatz 3 der Durchführungsverordnung). Zweitens können Behörden eine Sorgfaltserklärung abweisen, solange die Nummer noch nicht bereitgestellt wurde. Ein abgewiesenes Erzeugnis gilt dann als Erzeugnis ohne Sorgfaltserklärung (Artikel 8). Beides ist ein Argument dafür, Erklärungen nicht erst am Tag der Verzollung abzugeben.

Wie die Sorgfaltserklärung inhaltlich aussieht und was hineingehört, steht in EUDR-Sorgfaltserklärung: Vorlage, Pflichtinhalte und Abgabe im Informationssystem.

Wer sie an wen weitergibt, und wo Schluss ist

Hier liegt die zweite große Fehlvorstellung, die viele Unternehmen monatelang beschäftigt hat: Die Referenznummer kaskadiert nicht durch die gesamte Lieferkette.

Artikel 4 Absatz 7 verpflichtet Marktteilnehmer, den nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern die Referenznummern der Sorgfaltserklärungen mitzuteilen, gegebenenfalls die Identifikationsnummern. Die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung hat das in ihren Webinar-Antworten vom Mai 2026 auf den Punkt gebracht: Der Marktteilnehmer ist verpflichtet, die Referenznummer an den ersten nachgelagerten Akteur weiterzugeben, der sie verwahren muss. Für diesen ersten nachgelagerten Akteur besteht keine Verpflichtung, sie weiterzugeben.

Für den ersten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler ist die Nummer damit eine passive Information: Er sammelt sie, speichert sie und legt sie auf Verlangen der Behörde vor. Artikel 5 Absatz 3 verlangt von nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern, die Identität ihrer Lieferanten und ihrer Unternehmenskunden zu erfassen und, wenn der Lieferant ein Marktteilnehmer ist, zusätzlich die Referenznummern. Mehr nicht. Sie müssen weder selbst eine Sorgfaltserklärung abgeben noch die vorgelagerte Sorgfaltspflicht überprüfen (Leitlinien ABl. C/2026/3896, Abschnitt zu den Verpflichtungen nachgelagerter Marktteilnehmer und Händler).

Weiter hinten in der Kette bekommt niemand mehr eine Nummer, weil der Lieferant dort kein Marktteilnehmer mehr ist, sondern selbst nachgelagerter Akteur. Wer als drittes oder viertes Glied eine Referenznummer von seinem Vorlieferanten verlangt, verlangt etwas, das dieser rechtlich nicht schuldet. Die IW-Studie zur EUDR-Vereinfachung formuliert es so: Die Pflicht, Referenznummern entlang der gesamten Lieferkette zu erfassen und weiterzugeben, entfällt.

Zwei Ausnahmen ergänzen das Bild. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler, die keine KMU sind, dürfen bei der Abgabe einer eigenen Sorgfaltserklärung auf die vorgelagerte Sorgfaltspflicht verweisen, indem sie die betreffende Referenznummer angeben (Artikel 4 Absatz 9). Dafür brauchen sie die Prüfnummer dazu. Und Kleinst- oder Kleinmarktteilnehmer, die Erzeugnisse verwenden, für die bereits eine Sorgfaltserklärung abgegeben wurde, müssen keine eigene Sorgfaltspflicht erfüllen und geben stattdessen beim Zoll die Referenznummer der bereits übermittelten Erklärung an (Artikel 4 Absatz 8, TARIC-Code C717).

Wie Sie Ihre eigene Rolle bestimmen, steht in Händler oder Marktteilnehmer? EUDR-Rollen, KMU-Schwellen und Fristen.

In welcher Form die Weitergabe erfolgt

Die Verordnung macht dazu keine Vorgaben. Die BLE hat in ihren Webinar-Antworten ausdrücklich bestätigt: Die Weitergabe erfolgt nicht über das EU-Informationssystem, und die Verordnung regelt nicht, wie sie zu erfolgen hat. Möglich sind die Rechnung, der Lieferschein, eine E-Mail oder Begleitunterlagen. Die Kommission verweist in ihrer FAQ 3.8 auf denselben Punkt und stellt es den Beteiligten frei, die Art der Weitergabe privatrechtlich zu regeln.

Für die Praxis heißt das: Klären Sie es vertraglich, und legen Sie sich auf einen Ort fest. Eine Nummer, die einmal auf dem Lieferschein und einmal in einer E-Mail-Signatur auftaucht, findet im Wareneingang niemand wieder. Bewährt hat sich eine eigene Zeile auf der Rechnung oder im Lieferschein mit Referenznummer, Prüfnummer und Bezug zur Position, ergänzt um eine Klausel im Rahmenvertrag, die Format und Zeitpunkt festlegt.

Aufbewahrt werden die Informationen fünf Jahre. Das gilt für die Sorgfaltspflichtunterlagen des Marktteilnehmers ebenso wie für die nach Artikel 5 Absatz 3 gesammelten Angaben der nachgelagerten Akteure.

Was beim Zoll passiert

Bei Einfuhr und Ausfuhr trifft die Referenznummer auf das Zollsystem. Die Nummer wird in der Zollanmeldung im Abschnitt Unterlagen angegeben, mit dem passenden TARIC-Dokumentencode. Sechs Konstellationen decken den Alltag ab.

Regelfall Einfuhr: Der Anmelder gibt den Code C716 mit der Referenznummer der Sorgfaltserklärung an. Ohne diese Angabe wird die Einfuhr nach der Kontrolle nicht gestattet.

Kleinst- und Kleinmarktteilnehmer nach Artikel 4 Absatz 8: Code C717 mit der Referenznummer der bereits zuvor übermittelten Erklärung.

Ausfuhr durch einen Marktteilnehmer: Die Referenznummer oder der Erklärungsidentifikator muss den Zollbehörden vor der Ausfuhr zur Verfügung gestellt werden (Artikel 26 Absatz 4).

Ausfuhr durch einen nachgelagerten Marktteilnehmer: Hier ist keine Referenznummer anzugeben. Stattdessen steht ein dedizierter TARIC-Bescheinigungscode zur Verfügung, der nachgelagerte Marktteilnehmer von der Angabe befreit (Kommissions-FAQ 5.6.1). Das betrifft zum Beispiel ein Unternehmen, das Kaffeebohnen auf dem europäischen Markt kauft und exportiert, oder einen Schokoladenhersteller, der importierten Kakao verarbeitet und die Schokolade ausführt. Stand September 2026 war dieser Code angekündigt, aber noch nicht veröffentlicht; prüfen Sie den aktuellen TARIC-Stand, bevor Sie exportieren.

Waren aus der Übergangszeit: Für Erzeugnisse, die vor dem Anwendungsbeginn in Verkehr gebracht wurden, ist keine Sorgfaltserklärung im System abzugeben. Werden sie später ausgeführt oder wiedereingeführt, kann in der Zollanmeldung die konventionelle Referenznummer im Format 99EU9999999999 verwendet werden. Sie darf in derselben Anmeldung neben echten Referenznummern stehen, für verschiedene oder auch dieselbe Warenposition. Ihre Verwendung wird in den Zollsystemen aufgezeichnet, und die zuständigen Behörden können Nachweise dafür verlangen, dass die Ware tatsächlich in der Übergangszeit in Verkehr gebracht wurde. Als Nachweis akzeptiert die Kommission bei Importware die damalige Zollanmeldung, bei EU-Ware etwa Einschlagsnachweise, Ohrmarken und Tierpässe, Rechnungen, Frachtpapiere oder Lieferscheine (FAQ 9.2).

Gar keine Nummer, weil die Verordnung nicht gilt: Dafür gibt es eigene Y-Codes. Y129 für Waren unter einem ex-Code des Anhangs I, die nicht in den Anwendungsbereich fallen. Y132 für Erzeugnisse, die vor dem Stichtag hergestellt wurden. Y133 für Waren, die vollständig aus Material bestehen, das seinen Lebenszyklus abgeschlossen hat und sonst Abfall wäre. Y142 für Zollanmeldungen im Zusammenhang mit einer nicht gewerblichen Tätigkeit. Der frühere Code Y141 für die Übergangsregelung bei Kleinst- und Kleinunternehmen konnte nur bis zum 29. Juni 2025 verwendet werden.

Welche Waren überhaupt betroffen sind und wie Sie das an der Zolltarifnummer prüfen, steht in Welche Produkte und Zolltarifnummern fallen unter die EUDR.

Was tun, wenn keine Nummer kommt

Der häufigste Anruf im Einkauf: Der Lieferant liefert, aber keine Referenznummer. Bevor Sie eskalieren, klären Sie drei Fragen.

Ist Ihr Lieferant überhaupt Marktteilnehmer? Nur dann schuldet er Ihnen die Nummer. Kauft er selbst innerhalb der EU zu und verarbeitet oder verkauft nur weiter, ist er nachgelagerter Akteur und muss Ihnen nichts weitergeben. In diesem Fall brauchen Sie die Nummer auch nicht, sondern nur die Identität Ihres Lieferanten nach Artikel 5 Absatz 3.

Ist die Ware überhaupt in den zollrechtlich freien Verkehr überführt worden? Die BLE hat einen typischen Fall beschrieben: Kakaopulver kommt von einem Schweizer Lieferanten, wird aber aus einem deutschen Lager geliefert. Wurde die Ware bereits in den freien Verkehr überführt, hat der Marktteilnehmer, der das getan hat, die Sorgfaltspflicht erfüllt und muss die Nummer an den ersten nachgelagerten Akteur weitergeben. Liegt sie dagegen in einem Zolllager oder in der aktiven Veredelung, gilt sie noch nicht als in Verkehr gebracht, und derjenige, der sie später überführt, wird zum Marktteilnehmer, unter Umständen Sie selbst.

Fällt die Ware in die Übergangszeit oder aus dem Anwendungsbereich? Dann gibt es keine Nummer, sondern einen Nachweis oder einen Y-Code.

Bleibt es dabei, dass Ihr Lieferant Marktteilnehmer ist und nicht liefert, ist das kein Compliance-Problem, sondern ein Beschaffungsproblem: Ohne die Angaben nach Artikel 5 Absatz 3 dürfen Sie das Erzeugnis nicht auf dem Markt bereitstellen. Und wenn Sie Informationen erhalten, die auf eine Nichtkonformität hindeuten, müssen Sie unverzüglich die zuständige Behörde unterrichten, unabhängig von Ihrer Größe (Artikel 4 Absatz 5, Artikel 5 Absatz 5).

Die häufigsten Fehler

1. Die Nummer beantragen wollen. Sie entsteht nur aus einer abgegebenen Sorgfaltserklärung.
2. Sie durch die ganze Kette fordern. Die Weitergabepflicht endet beim ersten nachgelagerten Akteur.
3. Die Prüfnummer vergessen. Ohne sie kann der Empfänger die Erklärung nicht referenzieren.
4. Die Prüfnummer öffentlich machen. Sie ist ein Sicherheitscode und gehört nicht in offene Verteiler oder Kataloge.
5. Die Nummer als Konformitätsnachweis behandeln. Sie belegt nur, dass eine Erklärung existiert.
6. Beim Export als nachgelagerter Marktteilnehmer nach einer Nummer suchen. Dafür gibt es den TARIC-Bescheinigungscode.
7. Erklärungen erst am Tag der Verzollung abgeben. Behörden dürfen die Bereitstellung der Nummer verzögern.
8. Die Weitergabe nicht vertraglich regeln. Ohne festen Ort und Zeitpunkt geht die Nummer im Wareneingang unter.

So gehen Sie praktisch vor

1. Rolle je Lieferbeziehung bestimmen. Marktteilnehmer, nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler, und ob KMU oder nicht. Daraus folgt, ob Sie Nummern erzeugen, empfangen oder gar nichts brauchen.

2. Lieferanten einteilen. Welche Ihrer Lieferanten sind Marktteilnehmer und schulden Ihnen die Nummer, welche nicht? Diese Einteilung erspart Ihnen die Hälfte der Nachfragen.

3. Übergabepunkt festlegen. Ein Feld auf Rechnung oder Lieferschein, mit Referenznummer, Prüfnummer und Positionsbezug, vertraglich fixiert.

4. Eingang prüfen und ablegen. Nummern bei Wareneingang erfassen, im Informationssystem auf Gültigkeit prüfen und fünf Jahre revisionssicher speichern.

5. Zoll abstimmen. Wer die Anmeldung macht, braucht die Nummer rechtzeitig und muss wissen, welcher Code in welchem Fall gilt.

6. Vorlauf einplanen. Erklärungen mit Puffer abgeben, damit eine behördliche Verzögerung nicht die Sendung blockiert.

Wie Polygon One dabei hilft

Polygon One erzeugt Sorgfaltserklärungen aus Ihren Artikel-, Lieferanten- und Geodaten und übermittelt sie an das EU-Informationssystem. Referenznummer und Prüfnummer kommen automatisch zurück und hängen an der jeweiligen Sendung, statt in einer Tabelle zu landen. Wo Sie nachgelagerter Akteur sind, erfassen Sie eingehende Nummern an der Lieferbeziehung und behalten den Überblick, welche Positionen noch offen sind. Die Angaben nach Artikel 5 Absatz 3, also Lieferanten- und Kundenidentität samt Nummern, liegen damit an einer Stelle und lassen sich für eine Behördenanfrage exportieren.

Was die Plattform nicht tut: die Sorgfaltspflicht an Ihrer Stelle erfüllen, Ihre Rolle rechtlich bestimmen oder die Zollanmeldung abgeben. Sie sorgt dafür, dass die Nummern dort sind, wo sie gebraucht werden, und dass Sie in fünf Jahren noch nachvollziehen können, welche Nummer zu welcher Sendung gehörte.

Wenn Sie sehen möchten, wie das mit Ihren Lieferketten aussieht, buchen Sie eine Demo oder lesen Sie weiter auf der Produktseite zum EUDR-Modul.

Spickzettel herunterladen

Zwei Seiten für Einkauf, Vertrieb und Zoll: wer welche Nummer an wen gibt, was zu speichern ist, welcher TARIC-Code in welchem Fall gilt, dazu Textbausteine für die Lieferantenanfrage und für die Angabe auf Rechnung und Lieferschein.

• Download: EUDR-Referenznummer, Spickzettel für Lieferkette und Zoll (PDF)

Häufige Fragen

Was ist eine DDS-Nummer?

Umgangssprachlich die Referenznummer der Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement). Das Informationssystem weist sie zu, sobald die Erklärung eingereicht und das Risikoprofil erstellt ist.

Wie ist die EUDR-Referenznummer aufgebaut?

Die Verordnung schreibt kein Format vor. Aus dem Format der konventionellen Referenznummer, 99EU9999999999, ergibt sich der Aufbau aus Jahr, Ländercode und laufender Nummer. Ob eine Nummer gültig ist, prüfen Sie im Informationssystem.

Kann ich eine Referenznummer beantragen?

Nein. Sie entsteht ausschließlich durch die Abgabe einer Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem.

Wer muss die Referenznummer speichern und wer nicht?

Der Marktteilnehmer gibt sie an den ersten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler weiter, der sie speichert und auf Verlangen vorlegt. Eine Pflicht zur Weitergabe darüber hinaus besteht nicht.

Was ist die Prüfnummer?

Ein Sicherheitscode, den das System der Erklärung zusätzlich zuweist. Er ist nur dem Anmelder und der Behörde bekannt und wird vertraulich zusammen mit der Referenznummer weitergegeben, wenn der Empfänger die Erklärung referenzieren will.

Wie gebe ich die Referenznummer beim Zoll an?

Bei der Einfuhr im Abschnitt Unterlagen der Zollanmeldung mit dem TARIC-Dokumentencode C716, bei der Ausnahme nach Artikel 4 Absatz 8 mit C717. Bei der Ausfuhr muss die Nummer den Zollbehörden vor der Ausfuhr zur Verfügung stehen.

Was gilt beim Export, wenn ich nachgelagerter Marktteilnehmer bin?

Dann brauchen Sie keine Referenznummer. Für diesen Fall ist ein eigener TARIC-Bescheinigungscode vorgesehen.

Mein Lieferant gibt mir keine Nummer. Was jetzt?

Prüfen Sie zuerst, ob er überhaupt Marktteilnehmer ist. Ist er es nicht, schuldet er Ihnen keine Nummer. Ist er es, brauchen Sie die Angaben nach Artikel 5 Absatz 3, bevor Sie die Ware bereitstellen dürfen.

Quellen und Stand: Verordnung (EU) 2023/1115 in der Fassung der Verordnung (EU) 2025/2650, Artikel 3, 4, 5, 9, 13, 26 und 33. Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 in der Fassung der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565, Artikel 3, 6, 7 und 8. Kommissions-FAQ Version 5 vom 04.05.2026, Fragen 2.9, 3.4, 3.5, 3.8, 5.6.1, 5.8, 7.24 bis 7.26 und 9.1 bis 9.3. Leitlinien der Kommission, ABl. C/2026/3896. Kommissionsdokument zur konventionellen Referenznummer. TARIC-Erläuterungen zur Einbindung der EUDR. EUDR-Benutzerhandbuch für Marktteilnehmer v1.0. Antworten der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung zum IHK-Webinar vom 21.05.2026. Dieser Beitrag beschreibt den Rechtsstand vom September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung.