EUDR-Referenznummer: Aufbau, Prüfnummer, Weitergabe in der Lieferkette und warum man sie nicht beantragt

Kaum eine Frage zur Entwaldungsverordnung wird so oft gestellt wie die nach der Referenznummer, und kaum eine wird so oft falsch beantwortet. Man kann sie nicht beantragen. Sie wandert nicht durch die ganze Lieferkette. Und sie ist kein Nachweis dafür, dass ein Produkt entwaldungsfrei ist, sondern nur die Quittung dafür, dass jemand eine Sorgfaltserklärung abgegeben hat.

Dieser Beitrag erklärt, wie die Nummer entsteht, was die Prüfnummer daneben soll, wer sie an wen weitergeben muss und wo genau die Weitergabepflicht endet, was beim Zoll in die Anmeldung gehört und was gilt, wenn Sie gar keine Nummer haben. Am Ende steht ein Spickzettel zum Herunterladen, den Sie Einkauf, Vertrieb und Zollabteilung geben können.

Was die Referenznummer ist

Wer als Marktteilnehmer ein relevantes Erzeugnis in Verkehr bringt oder ausführt, gibt vorher im EU-Informationssystem eine Sorgfaltserklärung ab. Das System erstellt daraufhin ein Risikoprofil und weist der Erklärung unverzüglich eine Referenznummer zu, dazu eine damit verbundene Prüfnummer (Artikel 7 der Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 in der Fassung der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565). Beide werden dem Nutzer im System bereitgestellt.

Die Referenznummer identifiziert also eine Erklärung, kein Produkt und kein Unternehmen. Im Alltag wird sie auch DDS-Nummer genannt. Sie sagt aus: Zu dieser Ware liegt eine Sorgfaltserklärung vor, abgegeben von diesem Marktteilnehmer, mit diesem Inhalt. Ob die zugrunde liegende Sorgfaltspflicht ordentlich erfüllt wurde, sagt sie nicht.

Die Prüfnummer ist etwas anderes. Sie ist nach Artikel 3 Buchstabe f der Durchführungsverordnung ein Sicherheitscode, den das System der Erklärung zusätzlich zuweist, um die enthaltenen Daten zu schützen. Sie ist nur dem Anmelder und der zuständigen Behörde bekannt und wird vertraulich zusammen mit der Referenznummer weitergegeben, wenn ein nachgelagerter Akteur die vorgelagerte Erklärung in seiner eigenen Erklärung referenzieren möchte (EUDR-Benutzerhandbuch, Abschnitt 2.1). Wer die Referenznummer weitergibt, aber die Prüfnummer zurückhält, verhindert damit, dass der Empfänger die Erklärung im System einsehen oder verknüpfen kann.

Seit der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 gibt es eine dritte Nummer: Kleinst- und Kleinmarktteilnehmer mit eigener Erzeugung aus einem Land mit geringem Risiko geben statt einer Sorgfaltserklärung eine vereinfachte Erklärung ab und erhalten dafür eine Identifikationsnummer, ebenfalls mit Prüfnummer. Überall dort, wo im Folgenden von der Referenznummer die Rede ist, gilt für diese Gruppe die Identifikationsnummer entsprechend.

Zum Format: Die Verordnung schreibt keines vor, das System vergibt die Nummer. Aus der Kommissionsvorgabe für die sogenannte konventionelle Referenznummer, die das Format 99EU9999999999 hat, lässt sich der Aufbau ableiten: zwei Stellen für das Jahr, zwei Buchstaben für den Ländercode, zehn Ziffern als laufende Nummer. Wer prüfen will, ob eine erhaltene Nummer echt ist, nutzt dafür die Prüffunktion im Informationssystem, die auch als CSV-Massenprüfung verfügbar ist (Kommissions-FAQ 7.25). Das ist der einzige verlässliche Weg, eine Nummer zu validieren, nicht die Plausibilität des Zahlenmusters.

Warum man sie nicht beantragt

Der Suchbegriff "EUDR-Referenznummer beantragen" gehört zu den häufigsten, und dahinter steckt ein Missverständnis mit Folgen. Es gibt keine Stelle, bei der man eine Nummer bestellt. Der Weg ist immer derselbe: Registrierung im Informationssystem, Sorgfaltspflicht erfüllen, Erklärung abgeben, Nummer erhalten. Wer keine Sorgfaltserklärung abgibt, bekommt keine Nummer, und wer nicht Marktteilnehmer ist, gibt keine Erklärung ab und braucht auch keine.

Zwei Dinge können dazwischenkommen. Erstens können die zuständigen Behörden die Bereitstellung der Nummer verzögern, um zu prüfen, ob das Erzeugnis den Anforderungen entspricht. Die Verzögerung soll so kurz wie möglich sein, kann aber nach Ermessen der Behörde verlängert werden (Artikel 7 Absatz 3 der Durchführungsverordnung). Zweitens können Behörden eine Sorgfaltserklärung abweisen, solange die Nummer noch nicht bereitgestellt wurde. Ein abgewiesenes Erzeugnis gilt dann als Erzeugnis ohne Sorgfaltserklärung (Artikel 8). Beides ist ein Argument dafür, Erklärungen nicht erst am Tag der Verzollung abzugeben.

Wie die Sorgfaltserklärung inhaltlich aussieht und was hineingehört, steht in EUDR-Sorgfaltserklärung: Vorlage, Pflichtinhalte und Abgabe im Informationssystem.

Wer sie an wen weitergibt, und wo Schluss ist

Hier liegt die zweite große Fehlvorstellung, die viele Unternehmen monatelang beschäftigt hat: Die Referenznummer kaskadiert nicht durch die gesamte Lieferkette.

Artikel 4 Absatz 7 verpflichtet Marktteilnehmer, den nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern die Referenznummern der Sorgfaltserklärungen mitzuteilen, gegebenenfalls die Identifikationsnummern. Die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung hat das in ihren Webinar-Antworten vom Mai 2026 auf den Punkt gebracht: Der Marktteilnehmer ist verpflichtet, die Referenznummer an den ersten nachgelagerten Akteur weiterzugeben, der sie verwahren muss. Für diesen ersten nachgelagerten Akteur besteht keine Verpflichtung, sie weiterzugeben.

Für den ersten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler ist die Nummer damit eine passive Information: Er sammelt sie, speichert sie und legt sie auf Verlangen der Behörde vor. Artikel 5 Absatz 3 verlangt von nachgelagerten Marktteilnehmern und Händlern, die Identität ihrer Lieferanten und ihrer Unternehmenskunden zu erfassen und, wenn der Lieferant ein Marktteilnehmer ist, zusätzlich die Referenznummern. Mehr nicht. Sie müssen weder selbst eine Sorgfaltserklärung abgeben noch die vorgelagerte Sorgfaltspflicht überprüfen (Leitlinien ABl. C/2026/3896, Abschnitt zu den Verpflichtungen nachgelagerter Marktteilnehmer und Händler).

Weiter hinten in der Kette bekommt niemand mehr eine Nummer, weil der Lieferant dort kein Marktteilnehmer mehr ist, sondern selbst nachgelagerter Akteur. Wer als drittes oder viertes Glied eine Referenznummer von seinem Vorlieferanten verlangt, verlangt etwas, das dieser rechtlich nicht schuldet. Die IW-Studie zur EUDR-Vereinfachung formuliert es so: Die Pflicht, Referenznummern entlang der gesamten Lieferkette zu erfassen und weiterzugeben, entfällt.

Die Verweis-Regeln in Artikel 4 Absätze 8 und 9 sind seit der Verordnung (EU) 2025/2650 gestrichen. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler geben keine eigene Sorgfaltserklärung ab, unabhängig von ihrer Größe; sie bewahren die erhaltene Referenznummer mit der Prüfnummer nach Artikel 5 Absätze 3 und 4 mindestens fünf Jahre auf und geben sie bei einer Wiedereinfuhr beim Zoll mit dem Code C725 als KMU oder C720 als Nicht-KMU an. Kleinst- und Kleinprimärerzeuger mit vereinfachter Erklärung nach Artikel 4a melden mit C717 die Identifikationsnummer dieser Erklärung an.

Wie Sie Ihre eigene Rolle bestimmen, steht in Händler oder Marktteilnehmer? EUDR-Rollen, KMU-Schwellen und Fristen.

In welcher Form die Weitergabe erfolgt

Die Verordnung macht dazu keine Vorgaben. Die BLE hat in ihren Webinar-Antworten ausdrücklich bestätigt: Die Weitergabe erfolgt nicht über das EU-Informationssystem, und die Verordnung regelt nicht, wie sie zu erfolgen hat. Möglich sind die Rechnung, der Lieferschein, eine E-Mail oder Begleitunterlagen. Die Kommission verweist in ihrer FAQ 3.8 auf denselben Punkt und stellt es den Beteiligten frei, die Art der Weitergabe privatrechtlich zu regeln.

Für die Praxis heißt das: Klären Sie es vertraglich, und legen Sie sich auf einen Ort fest. Eine Nummer, die einmal auf dem Lieferschein und einmal in einer E-Mail-Signatur auftaucht, findet im Wareneingang niemand wieder. Bewährt hat sich eine eigene Zeile auf der Rechnung oder im Lieferschein mit Referenznummer, Prüfnummer und Bezug zur Position, ergänzt um eine Klausel im Rahmenvertrag, die Format und Zeitpunkt festlegt.

Aufbewahrt werden die Informationen fünf Jahre. Das gilt für die Sorgfaltspflichtunterlagen des Marktteilnehmers ebenso wie für die nach Artikel 5 Absatz 3 gesammelten Angaben der nachgelagerten Akteure (Artikel 5 Absatz 4).

Was beim Zoll passiert

Bei Einfuhr und Ausfuhr trifft die Referenznummer auf das Zollsystem. Die Nummer wird in der Zollanmeldung im Abschnitt Unterlagen angegeben, mit dem passenden TARIC-Dokumentencode. Zur Verfügung stellen muss sie, wer die Zollanmeldung abgibt (Artikel 26 Absatz 4), und das kann auch eine Spedition oder ein Zollvertreter im Auftrag des Marktteilnehmers sein. Was Speditionen und Zollvertreter dafür von ihren Auftraggebern brauchen, steht in EUDR für Spediteure und Zolldienstleister. Sieben Konstellationen decken den Alltag ab. Alle Codes im Überblick: TARIC-Codes.

Regelfall Einfuhr: Der Anmelder gibt den Code C716 mit der Referenznummer der Sorgfaltserklärung an. Ohne diese Angabe wird die Einfuhr nach der Kontrolle nicht gestattet.

Kleinst- und Kleinprimärerzeuger nach Artikel 4a: Code C717 mit der Identifikationsnummer ihrer vereinfachten Erklärung.

Wiedereinfuhr durch einen nachgelagerten Marktteilnehmer: Code C725 als KMU oder C720 als Nicht-KMU, dazu die Referenznummer der vorgelagerten Erklärung (Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe a); eine eigene Erklärung gibt es nicht.

Ausfuhr durch einen Marktteilnehmer: Die Referenznummer oder der Erklärungsidentifikator muss den Zollbehörden vor der Ausfuhr zur Verfügung gestellt werden (Artikel 26 Absatz 4).

Ausfuhr durch einen nachgelagerten Marktteilnehmer: Hier ist keine Referenznummer anzugeben. Stattdessen steht in der Ausfuhranmeldung der Ausnahmecode Y188 als KMU oder Y196 als Nicht-KMU (Kommissions-FAQ 5.6.1, TARIC-Dokument in der Revision 1 vom 23. September 2026). Das betrifft zum Beispiel ein Unternehmen, das Kaffeebohnen auf dem europäischen Markt kauft und exportiert, oder einen Schokoladenhersteller, der importierten Kakao verarbeitet und die Schokolade ausführt.

Waren aus der Übergangszeit: Für Erzeugnisse, die vor dem Anwendungsbeginn in Verkehr gebracht wurden, ist keine Sorgfaltserklärung im System abzugeben. Werden sie später ausgeführt oder wiedereingeführt, kann in der Zollanmeldung der Dokumentencode C718 mit der konventionellen Referenznummer im Format 99EU9999999999 verwendet werden. Sie darf in derselben Anmeldung neben echten Referenznummern stehen, für verschiedene oder auch dieselbe Warenposition. Ihre Verwendung wird in den Zollsystemen aufgezeichnet, und die zuständigen Behörden können Nachweise dafür verlangen, dass die Ware tatsächlich in der Übergangszeit in Verkehr gebracht wurde. Als Nachweis akzeptiert die Kommission bei Importware die damalige Zollanmeldung, bei EU-Ware etwa Einschlagsnachweise, Ohrmarken und Tierpässe, Rechnungen, Frachtpapiere oder Lieferscheine (FAQ 9.2).

Gar keine Nummer, weil die Verordnung nicht gilt: Dafür gibt es eigene Y-Codes. Y129 für Waren unter einem ex-Code des Anhangs I, die nicht in den Anwendungsbereich fallen. Y132 für Erzeugnisse, die vor dem Stichtag hergestellt wurden. Y133 für gebrauchte Erzeugnisse, Abfall, Rückgewinnungsprodukte und Waren, die vollständig aus Material bestehen, das seinen Lebenszyklus abgeschlossen hat. Y142 für Zollanmeldungen im Zusammenhang mit einer nicht gewerblichen Tätigkeit. Y141 für Kleinst- und Kleinunternehmen, die am 31. Dezember 2024 als solche niedergelassen waren, verwendbar bis zum 29. Juni 2027. Seit dem 23. September 2026 kommen Y187 für Muster und Prüfware, Y190 für Verpackungsmaterial und Y191 für Arzneimittelvorprodukte und Begleitmaterial hinzu.

Welche Waren überhaupt betroffen sind und wie Sie das an der Zolltarifnummer prüfen, steht in Welche Produkte und Zolltarifnummern fallen unter die EUDR.

Referenznummer bei Kurier- und Expresssendungen (DHL, UPS, FedEx)

Übernimmt ein Kurierdienst wie DHL Express, UPS oder FedEx die Verzollung, gibt er die Zollanmeldung als Zollvertreter nach Artikel 18 des Zollkodex der Union ab. Er handelt dann entweder im Namen und für Rechnung seines Auftraggebers (direkte Vertretung) oder im eigenen Namen für dessen Rechnung (indirekte Vertretung). Marktteilnehmer wird er in keinem der beiden Fälle. Zollvertreter sind nach der Kommissions-FAQ 3.15 nie Marktteilnehmer, weil sie Erzeugnisse weder in Verkehr bringen noch ausführen. Auch nach den Leitlinien sind Frachtführer, Spediteure und Zollvertreter ohne Eigentum an der Ware weder Marktteilnehmer noch Händler, solange sie keine Erzeugnisse in Verkehr bringen, bereitstellen oder ausführen. Die Sorgfaltserklärung reicht ein Kurier nur ein, wenn er dafür zusätzlich mit einem eigenen Mandat als Bevollmächtigter nach Artikel 6 beauftragt ist.

Marktteilnehmer ist bei der Einfuhr in der Regel, wer in der Zollanmeldung als Einführer steht (Leitlinien ABl. C/2026/3896). Er gibt vor der Einfuhr die Sorgfaltserklärung ab und erhält die Referenznummer. Ist der Einführer nicht in der EU niedergelassen, gilt zusätzlich die erste in der EU niedergelassene Person, die das Erzeugnis auf dem Markt bereitstellt, als Marktteilnehmer (Artikel 7). Ein Verbraucher ist nie Marktteilnehmer, auch wenn er in der Zollanmeldung als Einführer steht; Marktteilnehmer ist dann, wer ihm das Erzeugnis gewerblich liefert, etwa der Online-Händler (Kommissions-FAQ 3.19).

Die Referenznummer muss den Zollbehörden vor der Überlassung zum zollrechtlich freien Verkehr vorliegen. Zur Verfügung stellen muss sie die Person, die die Zollanmeldung abgibt (Artikel 26 Absatz 4), bei einer Verzollung durch den Kurier also der Kurier. Er trägt sie im Abschnitt Unterlagen mit dem TARIC-Code C716 ein, die Identifikationsnummer einer vereinfachten Erklärung mit C717; für ausgenommene Ware steht dort der passende Y-Code (TARIC-Arbeitsunterlage der Kommission, Revision 1 vom 23. September 2026).

DHL Express verlangt vom Versender oder Importeur die Referenznummer oder den TARIC-Dokumentencode, bei ausgenommener Ware den Ausnahmecode, elektronisch über seine Versandsysteme bei der Erstellung der Sendung. Ohne diese Angabe werden Sendungen nach dem Kundenhinweis von DHL Express nicht verzollt. UPS macht das Unternehmen, das die Ware in Verkehr bringt oder ausführt, dafür verantwortlich, die Referenznummer bei der Erstellung der UPS-Sendung anzugeben, und verlangt sie auf der Handelsrechnung. FedEx rät, sich früh im Informationssystem zu registrieren, damit der Versender die Nummer vor dem Versand für jedes Erzeugnis auf Handelsrechnung und Luftfrachtbrief angeben kann. Ist die Sendung unterwegs, kann FedEx bei Ihnen die Nummer oder eine Ausnahme bestätigen lassen; werden Sendungen bis zum Eingang der EUDR-Angaben zurückgehalten, können Lagerkosten anfallen. Ob der Kurier direkt oder indirekt vertritt und in welches Feld seiner Versandsysteme die Nummer gehört, steht in keinem der drei Hinweise. Klären Sie beides vor der ersten Sendung mit Ihrem Kurierdienst.

Für die Ausfuhr verlangt der UPS-Hinweis von Unternehmen mit Sitz in der EU, die die Ware bei einem Lieferanten in der EU kaufen, dessen Referenznummer auf der Handelsrechnung. Ein Unternehmen, das in der EU kauft und ausführt, ist nach Kommissions-FAQ 5.6.1 aber nachgelagerter Marktteilnehmer und braucht nach Artikel 26 Absatz 4 bei der Ausfuhr keine Referenznummer; in der Ausfuhranmeldung steht dann Y188 oder Y196. Stimmen Sie in diesem Fall mit UPS ab, welche Angabe in die Anmeldung kommt.

Eine Wert- oder Mengengrenze, unter der die Verordnung nicht gilt, gibt es nicht (Kommissions-FAQ 2.3). Auch ein einzelnes Paket braucht also die Referenznummer, die Identifikationsnummer einer vereinfachten Erklärung oder einen Ausnahmecode. Briefe und andere Korrespondenz brauchen keine Zollanmeldung; liegt im Umschlag aber ein relevantes Erzeugnis, gelten Zollanmeldung und Referenznummer wie bei jeder anderen Sendung (FAQ 2.13).

Ausgenommen sind Warenmuster, die in Wert und Menge vernachlässigbar sind und nach Aufmachung und Menge nur zur Beschaffung von Aufträgen taugen, sowie Erzeugnisse für Prüfungen, Analysen oder Versuche, die dabei verbraucht oder vernichtet oder nur zur Erfüllung rechtlicher oder vertraglicher Pflichten behalten oder zurückgegeben werden (Anhang I, Anmerkung 5, eingefügt durch die Delegierte Verordnung (EU) 2026/2102). In der Zollanmeldung steht dafür Y187. Pakete von Privatperson zu Privatperson, etwa unter Verwandten, fallen nicht unter die Verordnung (FAQ 3.16); dafür gibt es Y142.

Vor dem Versand braucht der Kurier für jede betroffene Warenposition die Zolltarifnummer und entweder die Referenznummer der Sorgfaltserklärung, die Identifikationsnummer einer vereinfachten Erklärung oder den zutreffenden Ausnahmecode. Legt Ihr Lieferant im Ausland die Sendung an, geben Sie ihm die Nummer, bevor er sie erstellt. Weil die Behörde die Bereitstellung der Nummer verzögern kann, sollte die Sorgfaltserklärung zu diesem Zeitpunkt schon abgegeben sein.

Referenznummer vom Lieferanten anfordern

Wer Ware von einem Marktteilnehmer in der EU bezieht, bekommt die Referenznummer nicht aus dem Informationssystem, sondern vom Lieferanten. In die Anfrage gehören die Rolle des Lieferanten, die Referenznummer mit Prüfnummer je Lieferposition und die Vereinbarung, wo die Nummer künftig steht. Der Textbaustein aus dem Spickzettel:

Was Sie mit der Antwort tun: Nummer und Prüfnummer im Informationssystem prüfen (Prüffunktion, auch als CSV-Massenprüfung, Kommissions-FAQ 7.25), die Lieferposition zuordnen und beides fünf Jahre aufbewahren. Wie die Prüfung Schritt für Schritt läuft, steht im nächsten Abschnitt. Kommt keine Nummer, hilft der Abschnitt „Was tun, wenn keine Nummer kommt“.

Referenznummer eines Lieferanten in TRACES prüfen (Verifikationsnummer)

Eine Referenznummer, die Ihnen ein Lieferant nennt, prüfen Sie nicht am Zahlenmuster, sondern im EU-Informationssystem. Dafür gibt es dort die Prüffunktion „Verification“ (Kommissions-FAQ 7.25). Sie braucht zwei Angaben: die Referenznummer und die zugehörige Prüfnummer, auch Verifikationsnummer genannt (englisch verification number). Ohne Prüfnummer lässt sich eine Erklärung nicht prüfen; deshalb gehört sie in jede Lieferantenanfrage.

1. 1. Beide Nummern je Lieferposition erhalten. Der Marktteilnehmer schuldet Ihnen nach Artikel 4 Absatz 7 die Referenznummer. Die Prüfnummer muss er nicht von sich aus mitliefern; Nicht-KMU können sie bei begründeten Bedenken anfordern. Vereinbaren Sie für beides vertraglich einen festen Ort, etwa eine Zeile auf Rechnung oder Lieferschein.
2. 2. Im Informationssystem prüfen. Über die blaue Schaltfläche „Verification“ geben Sie Referenznummer und Prüfnummer ein. Für viele Nummern auf einmal gibt es nach der Kommissions-FAQ einen Massenabgleich per CSV-Datei. Wo die Funktion liegt und wie Sie ins System kommen, steht in der Anleitung zur Einreichung. Einige EUDR-Programme gleichen eingehende Referenz- und Prüfnummern automatisch mit dem Informationssystem ab; welche das laut öffentlicher Dokumentation tun, zeigt die Matrix in unserem EUDR-Softwarevergleich.
3. 3. Ergebnis lesen. Das System antwortet mit einem von drei Ergebnissen: gültig, also verfügbar; nicht gültig, also vorhanden, aber nicht verfügbar, etwa weil die Erklärung widerrufen oder von der Behörde abgewiesen wurde oder in einer zusammenfassenden Erklärung aufgegangen ist; oder nicht gefunden.
4. 4. Ergebnis ablegen. Das Ergebnis lässt sich als PDF mit Datum speichern. Legen Sie es zur Lieferposition und bewahren Sie es mit Referenz- und Prüfnummer mindestens fünf Jahre auf (Artikel 5 Absatz 4).

Was die Antwort zeigt, und was nicht. „Gültig“ heißt: Zu dieser Nummer liegt im System eine verfügbare Sorgfaltserklärung vor. Mehr nicht. Die Prüffunktion zeigt weder den Inhalt der Erklärung noch die Geodaten, und sie sagt nicht, ob das Erzeugnis entwaldungsfrei ist oder die Sorgfaltspflicht ordentlich erfüllt wurde. Den Inhalt einer vorgelagerten Erklärung dürfen nur nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler einsehen, die keine KMU sind, und nur bei begründeten Bedenken (Artikel 5 Absatz 6); die Geodaten sehen sie nur, wenn der Einreicher das beim Absenden freigegeben hat.

Wer prüfen darf, und wer prüfen muss. Prüfen können nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler jeder Größe. Nicht-KMU sind nach Artikel 5 Absatz 2 ohnehin im Informationssystem registriert; für KMU ist die Registrierung freiwillig. Eine routinemäßige Prüfung jeder Nummer verlangt die Kommission nicht. Pflicht ist nur, die Nummern mit den Angaben nach Artikel 5 Absatz 3 zu erfassen und aufzubewahren.

Wenn das Ergebnis „nicht gefunden“ oder „nicht gültig“ lautet. Prüfen Sie zuerst Tippfehler und den Bezug zur Lieferposition, und fragen Sie beim Lieferanten nach: Innerhalb von 72 Stunden nach Bereitstellung kann er die Erklärung noch ändern oder widerrufen, und die Behörde kann die Bereitstellung der Nummer verzögern. Bleibt es dabei, fehlen Ihnen die Angaben nach Artikel 5 Absatz 3, und Sie dürfen das Erzeugnis nicht auf dem Markt bereitstellen. Deuten die Informationen auf eine Nichtkonformität hin, unterrichten Sie unverzüglich die zuständige Behörde (Artikel 5 Absatz 5).

Was tun, wenn keine Nummer kommt

Der häufigste Anruf im Einkauf: Der Lieferant liefert, aber keine Referenznummer. Bevor Sie eskalieren, klären Sie drei Fragen.

Ist Ihr Lieferant überhaupt Marktteilnehmer? Nur dann schuldet er Ihnen die Nummer. Kauft er selbst innerhalb der EU zu und verarbeitet oder verkauft nur weiter, ist er nachgelagerter Akteur und muss Ihnen nichts weitergeben. In diesem Fall brauchen Sie die Nummer auch nicht, sondern nur die Identität Ihres Lieferanten nach Artikel 5 Absatz 3.

Ist die Ware überhaupt in den zollrechtlich freien Verkehr überführt worden? Die BLE hat einen typischen Fall beschrieben: Kakaopulver kommt von einem Schweizer Lieferanten, wird aber aus einem deutschen Lager geliefert. Wurde die Ware bereits in den freien Verkehr überführt, hat der Marktteilnehmer, der das getan hat, die Sorgfaltspflicht erfüllt und muss die Nummer an den ersten nachgelagerten Akteur weitergeben. Liegt sie dagegen in einem Zolllager oder in der aktiven Veredelung, gilt sie noch nicht als in Verkehr gebracht, und derjenige, der sie später überführt, wird zum Marktteilnehmer, unter Umständen Sie selbst.

Fällt die Ware in die Übergangszeit oder aus dem Anwendungsbereich? Dann gibt es keine Nummer, sondern einen Nachweis oder einen Y-Code.

Bleibt es dabei, dass Ihr Lieferant Marktteilnehmer ist und nicht liefert, ist das kein Compliance-Problem, sondern ein Beschaffungsproblem: Ohne die Angaben nach Artikel 5 Absatz 3 dürfen Sie das Erzeugnis nicht auf dem Markt bereitstellen. Und wenn Sie Informationen erhalten, die auf eine Nichtkonformität hindeuten, müssen Sie unverzüglich die zuständige Behörde unterrichten, unabhängig von Ihrer Größe (Artikel 4 Absatz 5, Artikel 5 Absatz 5).

Die häufigsten Fehler

1. Die Nummer beantragen wollen. Sie entsteht nur aus einer abgegebenen Sorgfaltserklärung.
2. Sie durch die ganze Kette fordern. Die Weitergabepflicht endet beim ersten nachgelagerten Akteur.
3. Die Prüfnummer vergessen. Ohne sie kann der Empfänger die Erklärung nicht referenzieren.
4. Die Prüfnummer öffentlich machen. Sie ist ein Sicherheitscode und gehört nicht in offene Verteiler oder Kataloge.
5. Die Nummer als Konformitätsnachweis behandeln. Sie belegt nur, dass eine Erklärung existiert.
6. Beim Export als nachgelagerter Marktteilnehmer nach einer Nummer suchen. Dafür gibt es die Ausnahmecodes Y188 und Y196.
7. Erklärungen erst am Tag der Verzollung abgeben. Behörden dürfen die Bereitstellung der Nummer verzögern.
8. Die Weitergabe nicht vertraglich regeln. Ohne festen Ort und Zeitpunkt geht die Nummer im Wareneingang unter.

So gehen Sie praktisch vor

1. 1. Rolle je Lieferbeziehung bestimmen. Marktteilnehmer, nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler, und ob KMU oder nicht. Daraus folgt, ob Sie Nummern erzeugen, empfangen oder gar nichts brauchen.
2. 2. Lieferanten einteilen. Welche Ihrer Lieferanten sind Marktteilnehmer und schulden Ihnen die Nummer, welche nicht? Diese Einteilung erspart Ihnen die Hälfte der Nachfragen.
3. 3. Übergabepunkt festlegen. Ein Feld auf Rechnung oder Lieferschein, mit Referenznummer, Prüfnummer und Positionsbezug, vertraglich fixiert.
4. 4. Eingang prüfen und ablegen. Nummern bei Wareneingang erfassen, im Informationssystem auf Gültigkeit prüfen und fünf Jahre revisionssicher speichern.
5. 5. Zoll abstimmen. Wer die Anmeldung macht, braucht die Nummer rechtzeitig und muss wissen, welcher Code in welchem Fall gilt.
6. 6. Vorlauf einplanen. Erklärungen mit Puffer abgeben, damit eine behördliche Verzögerung nicht die Sendung blockiert.

Wie Polygon One dabei hilft

Polygon One erzeugt Sorgfaltserklärungen aus Ihren Artikel-, Lieferanten- und Geodaten und übermittelt sie an das EU-Informationssystem. Referenznummer und Prüfnummer kommen automatisch zurück und hängen an der jeweiligen Sendung, statt in einer Tabelle zu landen. Wo Sie nachgelagerter Akteur sind, erfassen Sie eingehende Nummern an der Lieferbeziehung und behalten den Überblick, welche Positionen noch offen sind. Die Angaben nach Artikel 5 Absatz 3, also Lieferanten- und Kundenidentität samt Nummern, liegen damit an einer Stelle und lassen sich für eine Behördenanfrage exportieren.

Was die Plattform nicht tut: die Sorgfaltspflicht an Ihrer Stelle erfüllen, Ihre Rolle rechtlich bestimmen oder die Zollanmeldung abgeben. Sie sorgt dafür, dass die Nummern dort sind, wo sie gebraucht werden, und dass Sie in fünf Jahren noch nachvollziehen können, welche Nummer zu welcher Sendung gehörte.

Wenn Sie sehen möchten, wie das mit Ihren Lieferketten aussieht, buchen Sie eine Demo oder lesen Sie weiter auf der Produktseite zum EUDR-Modul.

Spickzettel herunterladen

Zwei Seiten für Einkauf, Vertrieb und Zoll: wer welche Nummer an wen gibt, was zu speichern ist, welcher TARIC-Code in welchem Fall gilt, dazu Textbausteine für die Lieferantenanfrage und für die Angabe auf Rechnung und Lieferschein.

• Download: EUDR-Referenznummer, Spickzettel für Lieferkette und Zoll (PDF)

Häufige Fragen

Was ist eine DDS-Nummer?

Umgangssprachlich die Referenznummer der Sorgfaltserklärung (Due Diligence Statement). Das Informationssystem weist sie zu, sobald die Erklärung eingereicht und das Risikoprofil erstellt ist.

Wie ist die EUDR-Referenznummer aufgebaut?

Die Verordnung schreibt kein Format vor. Aus dem Format der konventionellen Referenznummer, 99EU9999999999, ergibt sich der Aufbau aus Jahr, Ländercode und laufender Nummer. Ob eine Nummer gültig ist, prüfen Sie im Informationssystem.

Kann ich eine Referenznummer beantragen?

Nein. Sie entsteht ausschließlich durch die Abgabe einer Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem.

Wer muss die Referenznummer speichern und wer nicht?

Der Marktteilnehmer gibt sie an den ersten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler weiter, der sie speichert und auf Verlangen vorlegt. Eine Pflicht zur Weitergabe darüber hinaus besteht nicht.

Was ist die Prüfnummer?

Ein Sicherheitscode, den das System der Erklärung zusätzlich zuweist. Er ist nur dem Anmelder und der Behörde bekannt und wird vertraulich zusammen mit der Referenznummer weitergegeben, wenn der Empfänger die Erklärung referenzieren will.

Wie gebe ich die Referenznummer beim Zoll an?

Bei der Einfuhr im Abschnitt Unterlagen der Zollanmeldung mit dem TARIC-Dokumentencode C716; bei der Wiedereinfuhr durch nachgelagerte Marktteilnehmer mit C725 als KMU oder C720 als Nicht-KMU. Bei der Ausfuhr muss die Nummer den Zollbehörden vor der Ausfuhr zur Verfügung stehen.

Wie gebe ich die Referenznummer bei DHL, UPS oder FedEx an?

Verzollt der Kurierdienst, gibt er die Zollanmeldung als Zollvertreter ab und muss dem Zoll die Referenznummer zur Verfügung stellen (Artikel 26 Absatz 4). DHL Express verlangt sie oder den passenden TARIC-Code elektronisch bei der Erstellung der Sendung, UPS ebenfalls bei der Sendungserstellung und auf der Handelsrechnung. FedEx rät, dass der Versender sie vor dem Versand auf Handelsrechnung und Luftfrachtbrief angibt. Die Sorgfaltserklärung selbst gibt der Marktteilnehmer ab, bei der Einfuhr in der Regel der Einführer; ein Zollvertreter ist nie Marktteilnehmer.

Was gilt beim Export, wenn ich nachgelagerter Marktteilnehmer bin?

Dann brauchen Sie keine Referenznummer. In der Ausfuhranmeldung steht der Ausnahmecode Y188 als KMU oder Y196 als Nicht-KMU.

Mein Lieferant gibt mir keine Nummer. Was jetzt?

Prüfen Sie zuerst, ob er überhaupt Marktteilnehmer ist. Ist er es nicht, schuldet er Ihnen keine Nummer. Ist er es, brauchen Sie die Angaben nach Artikel 5 Absatz 3, bevor Sie die Ware bereitstellen dürfen.

Was ist die Referenznummer der Sorgfaltserklärung?

Die Referenznummer der Sorgfaltserklärung ist die Nummer, die das EU-Informationssystem einer abgegebenen Sorgfaltserklärung (DDS) zuweist, zusammen mit einer Prüfnummer. Sie identifiziert die Erklärung, kein Produkt und kein Unternehmen. Sie belegt, dass zu einer Ware eine Sorgfaltserklärung eines bestimmten Marktteilnehmers vorliegt. Ob die Ware entwaldungsfrei ist oder die zugrunde liegende Sorgfaltspflicht ordentlich erfüllt wurde, sagt sie nicht.

Wie bekomme ich eine Referenznummer der Sorgfaltserklärung?

Eine Referenznummer der Sorgfaltserklärung bekommen Sie nur, indem Sie eine Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem abgeben: registrieren, Sorgfaltspflicht erfüllen, Erklärung abgeben, Nummer erhalten. Eine Stelle, bei der man sie bestellt, gibt es nicht. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler geben keine eigene Erklärung ab; der Marktteilnehmer gibt die Nummer an den ersten nachgelagerten Marktteilnehmer oder Händler weiter. Planen Sie Vorlauf ein, denn Behörden können die Bereitstellung der Nummer verzögern.

Muss ich mich im EU-Informationssystem registrieren?

Ja, wenn Sie Marktteilnehmer sind: Die Registrierung im EU-Informationssystem ist der erste Schritt, bevor Sie eine Sorgfaltserklärung abgeben und deren Referenznummer erhalten; die Registrierung allein erzeugt noch keine Nummer. Registrieren müssen sich außerdem Kleinst- und Kleinprimärerzeuger für ihre vereinfachte Erklärung, Bevollmächtigte sowie nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler, die keine KMU sind (Artikel 5 Absatz 2). Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler, die KMU sind, müssen sich nicht registrieren.

Wie frage ich die Referenznummer beim Lieferanten an?

Schriftlich, je Lieferposition, mit der Frage nach seiner Rolle: Nur ein Marktteilnehmer gibt eine Referenznummer weiter; ein nachgelagerter Marktteilnehmer oder Händler bestätigt stattdessen seine Rolle und seine Unternehmensdaten. Einen Textbaustein finden Sie im Abschnitt „Referenznummer vom Lieferanten anfordern“ und im Spickzettel.

Wie prüfe ich die Referenznummer meines Lieferanten?

Im EU-Informationssystem über die Prüffunktion „Verification“: Referenznummer und Prüfnummer eingeben, das System antwortet mit gültig, nicht gültig oder nicht gefunden; für viele Nummern gibt es einen Massenabgleich per CSV-Datei (Kommissions-FAQ 7.25). Das Ergebnis belegt nur, dass eine verfügbare Erklärung existiert, nicht ihren Inhalt und nicht die Entwaldungsfreiheit der Ware. Die Schritte stehen im Abschnitt „Referenznummer eines Lieferanten in TRACES prüfen“.

Quellen und Stand: Verordnung (EU) 2023/1115 in der Fassung der Verordnung (EU) 2025/2650, Artikel 3, 4, 5, 9, 13, 26 und 33. Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 in der Fassung der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565, Artikel 3, 6, 7 und 8. Kommissions-FAQ Version 5 vom 04.05.2026, überarbeitet am 21.08.2026, Fragen 2.3, 2.9, 2.13, 3.4, 3.5, 3.8, 3.15, 3.16, 3.19, 5.6.1, 5.8, 7.24 bis 7.26 und 9.1 bis 9.3. Leitlinien der Kommission, ABl. C/2026/3896. Delegierte Verordnung (EU) 2026/2102, Anhang I Anmerkung 5. Zollkodex der Union (Verordnung (EU) Nr. 952/2013), Artikel 18. Kommissionsdokument zur konventionellen Referenznummer. TARIC-Erläuterungen zur Einbindung der EUDR. EUDR-Benutzerhandbuch für Marktteilnehmer v1.0. Antworten der Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung zum IHK-Webinar vom 21.05.2026. Kundenhinweise zur EUDR von DHL Express, UPS und FedEx, abgerufen am 12.10.2026. Dieser Beitrag beschreibt den Rechtsstand vom September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung.