Die EUDR-Sorgfaltserklärung: Warum es keine Vorlage gibt, was nach Anhang II hineingehört und was nach dem Absenden passiert

„Gibt es eine Vorlage für die Sorgfaltserklärung?" ist die meistgestellte Frage zur EUDR, und sie führt in die Irre, weil sie eine falsche Vorstellung davon transportiert, was die Erklärung überhaupt ist. Es gibt kein Formular zum Herunterladen, kein Word-Dokument, keine PDF, die man ausfüllt, unterschreibt und ablegt. Die Sorgfaltserklärung ist ein elektronischer Datensatz, den Sie im EU-Informationssystem erfassen und übermitteln, und mit dessen Absenden Sie nach Artikel 4 Absatz 3 die Verantwortung dafür übernehmen, dass Ihr Erzeugnis Artikel 3 der Verordnung entspricht.

Was es gibt, ist etwas Besseres als eine Vorlage: eine abschließende Liste der Angaben, die enthalten sein müssen. Sie steht in Anhang II und ist keine Empfehlung, sondern Text der Verordnung, einschließlich des Wortlauts der Erklärung selbst und des Formats der Unterschrift.

Dieser Beitrag geht diese Liste Feld für Feld durch, erklärt, wie viele Sendungen eine Erklärung abdecken darf, beschreibt, was nach dem Absenden im System passiert, und behandelt die zwei Sonderformen: die vereinfachte Erklärung für Kleinprimärerzeuger und die zusammenfassende Erklärung, die es erst seit Juli 2026 gibt. Er zeigt außerdem, was nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler tun, die nach der Verordnung (EU) 2025/2650 unabhängig von ihrer Größe keine Erklärung abgeben. Am Ende steht ein Vorbereitungsbogen, mit dem Sie alle Daten sammeln, bevor Sie das System öffnen.

Was die Sorgfaltserklärung rechtlich ist

Artikel 4 Absatz 2 formuliert es als Verbot mit Erlaubnisvorbehalt: Ohne vorherige Vorlage einer Sorgfaltserklärung dürfen Marktteilnehmer keine relevanten Erzeugnisse in Verkehr bringen oder ausführen. Die Erklärung ist also keine Meldung im Nachhinein, sondern eine Voraussetzung. Sie wird vor dem Inverkehrbringen oder der Ausfuhr übermittelt, über das Informationssystem nach Artikel 33.

Vorausgesetzt wird, dass die Sorgfaltspflicht bereits erfüllt ist. Der Wortlaut ist eindeutig: Marktteilnehmer, die auf Grundlage der Erfüllung der Sorgfaltspflicht zu dem Schluss gekommen sind, dass die Erzeugnisse Artikel 3 entsprechen, übermitteln die Erklärung. Die Reihenfolge ist also Informationen sammeln nach Artikel 9, Risiko bewerten nach Artikel 10, Risiko mindern nach Artikel 11, und erst danach erklären. Wer die Erklärung als ersten Schritt begreift, hat den Prozess umgedreht.

Absatz 3 zieht die Konsequenz: Mit der Übermittlung übernimmt der Marktteilnehmer die Verantwortung dafür, dass die Erzeugnisse Artikel 3 entsprechen. Das ist der eigentliche Rechtsakt. Die Erklärung ist kein Nachweis, den Sie führen, sondern eine Zusicherung, die Sie geben, und sie ist fünf Jahre ab Übermittlung aufzubewahren.

Absatz 4 benennt die Fälle, in denen nicht erklärt und nicht in Verkehr gebracht werden darf: wenn die Erzeugnisse nichtkonform sind, wenn die Sorgfaltspflicht ein mehr als vernachlässigbares Risiko ergeben hat, oder wenn der Marktteilnehmer den Pflichten aus den Absätzen 1 und 2 nicht nachkommen konnte. Der dritte Fall ist der praktisch häufigste: Wer die erforderlichen Informationen nicht zusammenbekommt, darf nicht in Verkehr bringen. Die Kommission sagt das in ihrer FAQ ausdrücklich, und zwar zweimal im selben Abschnitt.

Die fünf Pflichtangaben nach Anhang II

Anhang II listet in der geltenden Fassung fünf Angaben, denn die Verordnung (EU) 2025/2650 hat Nummer 4 gestrichen; die übrigen Nummern behalten ihre Zählung. Die Liste ist vollständig, und sie ist zugleich die beste verfügbare „Vorlage".

1. Marktteilnehmer und EORI-Nummer. Name und Anschrift des Marktteilnehmers, und bei Erzeugnissen, die auf den Markt gelangen oder ihn verlassen, die EORI-Nummer nach Artikel 9 des Zollkodex. Die EORI-Nummer ist also nur bei Import und Export Pflicht, nicht bei rein innerunionalen Vorgängen.

2. HS-Code, Beschreibung und Menge. Der HS-Code, eine Freitextbeschreibung einschließlich der Handelsbezeichnung und gegebenenfalls der vollständigen wissenschaftlichen Bezeichnung, sowie die Menge. Bei Erzeugnissen, die auf den Markt gelangen oder ihn verlassen, ist die Menge in Kilogramm Eigenmasse anzugeben und gegebenenfalls in der besonderen Maßeinheit, die für den HS-Code im Anhang I der Kombinierten Nomenklatur festgelegt ist. In allen anderen Fällen in Eigenmasse, Eigenvolumen oder Stückzahl.

Die wissenschaftliche Bezeichnung ist bei Holz keine Kür. Die Durchführungsverordnung stellt in der Fassung vom Juli 2026 klar: Enthält ein Erzeugnis Holz oder wurde es unter Verwendung von Holz hergestellt, geben die Nutzer die vollständigen wissenschaftlichen Namen der entsprechenden Arten an. Bei Mischsortimenten bedeutet das mehrere Namen, nicht einen.

Welcher Code überhaupt zu deklarieren ist und was ein vorangestelltes „ex" bedeutet, steht in EUDR-Anhang I und Zolltarifnummern.

3. Erzeugerland und Geolokalisierung aller Grundstücke. Nicht einiger, nicht der wichtigsten, sondern aller Grundstücke, auf denen die relevanten Rohstoffe erzeugt wurden. Bei Erzeugnissen, die Rind enthalten oder unter Verwendung von Rindern hergestellt wurden, und bei Erzeugnissen, die mit relevanten Erzeugnissen gefüttert wurden, bezieht sich die Geolokalisierung auf alle Betriebe, in denen die Rinder gehalten wurden. Stammt ein Erzeugnis von verschiedenen Grundstücken, sind die Koordinaten aller anzugeben.

4. Gestrichen. Hier standen die Referenznummern für Marktteilnehmer, die nach Artikel 4 Absatz 8 oder 9 auf eine bestehende Erklärung Bezug nahmen. Die Verordnung (EU) 2025/2650 hat diese Absätze und Nummer 4 gestrichen. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler geben seitdem keine Sorgfaltserklärung ab, also auch keine mit Verweis.

5. Der Wortlaut der Erklärung. Er steht wörtlich in der Verordnung und lautet: „Durch Übermittlung dieser Sorgfaltserklärung bestätigt der Marktteilnehmer, dass er die Sorgfaltspflicht gemäß der Verordnung (EU) 2023/1115 erfüllt hat, und dass kein oder lediglich ein vernachlässigbares Risiko dahingehend festgestellt wurde, dass die relevanten Erzeugnisse gegen Artikel 3 Buchstaben a oder b dieser Verordnung verstoßen."

Lesen Sie diesen Satz einmal als das, was er ist: eine persönliche Zusicherung, die jemand in Ihrem Unternehmen mit Namen und Funktion unterschreibt.

6. Die Unterschrift in vorgegebenem Format. Anhang II schreibt sogar das Format vor: „Unterzeichnet für und im Namen von: Datum: Name und Funktion: Unterschrift:". Wer das ist und ob diese Person die Sorgfaltspflicht tatsächlich beurteilen kann, sollte vor der ersten Erklärung geklärt sein und nicht im Moment des Absendens.

Beispiel: so sieht eine ausgefüllte Sorgfaltserklärung aus (fiktives Muster)

Das Muster zeigt die fünf Angaben nach Anhang II so, wie sie im Informationssystem abgefragt werden. Das Unternehmen und die Flächen sind erfunden; die Koordinaten sind Platzhalter und bezeichnen keine echten Grundstücke. Dasselbe Muster gibt es als PDF zum Download, der Vorbereitungsbogen am Ende des Beitrags hilft beim Sammeln der Angaben.

Am Muster fällt auf: Die EORI-Nummer steht drin, weil die Ware eingeführt wird; bei einem rein innerunionalen Vorgang bliebe das Feld leer. Die Flächen sind als Polygone angegeben, weil keine unter vier Hektar liegt; für kleinere Flächen genügt ein Punkt. Die Erklärung nennt alle vier Flächen, aus denen das Los stammt, nicht nur die größte. Der Erntezeitraum (hier November 2025 bis Februar 2026) steht nicht in der Erklärung, sondern in den Unterlagen nach Artikel 9.

Was dahinterliegt: die Informationen nach Artikel 9

Die Erklärung ist die Spitze. Darunter liegt Artikel 9, der bestimmt, welche Informationen Sie gesammelt, organisiert und durch Nachweise belegt haben müssen, und zwar fünf Jahre ab Bereitstellung oder Ausfuhr. Das sind mehr Felder als in der Erklärung selbst.

Eine Beschreibung mit Handelsnamen und Art des Erzeugnisses, bei Holz zusätzlich der gebräuchliche Name der Art und ihr vollständiger wissenschaftlicher Name, samt einer Liste der enthaltenen oder verwendeten relevanten Rohstoffe und Erzeugnisse. Die Menge nach denselben Regeln wie in der Erklärung. Das Erzeugerland und gegebenenfalls dessen Landesteile. Die Geolokalisierung aller Grundstücke, dazu der Zeitpunkt oder Zeitraum der Erzeugung, der in der Erklärung selbst nicht auftaucht, aber in den Unterlagen liegen muss.

Ein Satz aus Artikel 9 verdient besondere Aufmerksamkeit, weil er die Folge einer einzigen auffälligen Fläche beschreibt: Jede Entwaldung oder Waldschädigung auf den betreffenden Grundstücken hat automatisch zur Folge, dass alle relevanten Erzeugnisse und Rohstoffe von diesen Grundstücken vom Inverkehrbringen, von der Bereitstellung und von der Ausfuhr ausgeschlossen sind.

Dazu kommen Name, E-Mail und Anschrift der Betriebe, von denen Sie beliefert wurden, und derjenigen, an die Sie geliefert haben, sowie hinreichend schlüssige und überprüfbare Informationen zur Entwaldungsfreiheit und zur Legalität der Erzeugung.

Die Geolokalisierungsfalle: Warum zu viel schlimmer ist als zu wenig

Es gibt einen Reflex, der falsch ist und teuer werden kann: im Zweifel alle Flächen angeben, die als Ursprung in Frage kommen. Die Kommission hat dazu eine ungewöhnlich deutliche Antwort formuliert.

Wenn der Marktteilnehmer in der Sorgfaltserklärung zu viel erklärt, übernimmt er die volle Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften in Bezug auf alle Grundstücke, für die eine Geolokalisierung erfolgt, unabhängig davon, ob diese Grundstücke von der Erzeugung der tatsächlich in Verkehr gebrachten Ware betroffen sind. Entspricht ein einziges angemeldetes Grundstück den Anforderungen nicht, ist die Gesamtheit der angemeldeten Grundstücke nichtkonform.

Wer also vorsorglich fünfzig Flächen anmeldet, obwohl nur zwanzig geliefert haben, muss für alle fünfzig die Sorgfaltspflicht in vollem Umfang erfüllen, für alle fünfzig das Risiko nach Artikel 10 Absatz 2 bewerten, dabei insbesondere die Kriterien i und j berücksichtigen und für alle fünfzig nachweisen, dass das Risiko vernachlässigbar ist. Ein Treffer auf einer der dreißig überflüssigen Flächen macht die ganze Erklärung wertlos.

Die Regel lautet deshalb: genau die Flächen, von denen die deklarierte Menge stammt. Nicht weniger, aber auch nicht mehr.

Wie viele Sendungen eine Erklärung abdecken darf

Hier liegt die praktisch folgenreichste Erleichterung, und sie ist weniger bekannt, als sie sein sollte. Eine Sorgfaltserklärung muss nicht je Sendung abgegeben werden. Die Kommission hat die Regeln dafür in ihrer FAQ unter Frage 5.19 zusammengestellt.

Erstens muss eine Erklärung nicht für einzelne Chargen oder Sendungen übermittelt werden; sie kann mehrere abdecken.

Zweitens gilt sie, bis die angegebene Menge vollständig in Verkehr gebracht oder ausgeführt ist. Danach braucht es für zusätzliche Mengen eine neue Erklärung. Die Menge ist damit das eigentliche Steuerungsinstrument, nicht das Datum.

Drittens gibt es eine Obergrenze beim Zeitraum. Weil Marktteilnehmer ihre Sorgfaltspflichtregelung nach Artikel 12 Absatz 2 einmal jährlich überprüfen müssen, soll eine Erklärung keine Sendungen über mehr als ein Jahr ab Abgabe abdecken. Ein längerer Zeitraum würde außerdem den Nachweis erschweren, dass die deklarierten und die tatsächlich gelieferten Erzeugnisse übereinstimmen.

Viertens sollte die Erklärung grundsätzlich Rohstoffe abdecken, die bereits erzeugt wurden, also angebaut, geerntet, gewonnen oder aufgezogen. Das fertige Erzeugnis muss dagegen noch nicht hergestellt sein. Die Kommission illustriert das mit Holzmöbeln: Die Möbel müssen noch nicht gebaut sein, die Bäume sollten zum Zeitpunkt der Übermittlung aber gefällt sein.

Fünftens müssen die deklarierten Mengen denen entsprechen, die tatsächlich der Sorgfaltspflicht unterlagen und für den EU-Markt oder die Ausfuhr bestimmt sind. Ein Erzeugnis darf nicht Gegenstand mehrerer Erklärungen derselben Person sein. Wer bei Abgabe noch nicht weiß, welcher Teil verkauft und welcher ausgeführt wird, kann alles mit einer Ausfuhr-Erklärung anmelden und die Aufteilung in den eigenen Unterlagen dokumentieren.

Für die Praxis heißt das: Eine Jahreserklärung über eine realistisch geschätzte Menge je Lieferant und Erzeugnis ist zulässig und für viele Importeure der deutlich effizientere Weg als eine Erklärung je Container.

Was nach dem Absenden passiert

Der Ablauf im Informationssystem ist in der Durchführungsverordnung geregelt und in mehreren Punkten überraschend.

Risikoprofil, das Sie nicht sehen. Nach der Übermittlung erstellt das System automatisch ein elektronisches Risikoprofil und weist der Erklärung einen Risikostatus zu. Dieser Status wird dem Nutzer ausdrücklich nicht mitgeteilt; er ist nur für die Akteure des Informationssystems sichtbar, also für die Behörden. Sie erfahren also nicht, wie das System Ihre Erklärung einstuft.

Referenznummer und Prüfnummer. Unmittelbar nach Abschluss der Risikoprofilerstellung weist das System der Erklärung eine Referenznummer zu und gleichzeitig eine damit verbundene Prüfnummer. Die Prüfnummer ist ein Sicherheitscode zum zusätzlichen Schutz der enthaltenen Daten. Wer sie an wen weitergeben muss und wo die Weitergabepflicht endet, steht in EUDR-Referenznummer. Im Alltag heißt die Referenznummer oft DDS-Nummer; gemeint ist dieselbe Nummer.

Die Abweisung und ihr Zeitfenster. Die zuständigen Behörden können eine Erklärung abweisen, wenn im System ein hohes Risiko von Verstößen festgestellt wird. Entscheidend ist der Schlusssatz der Vorschrift: Die Abweisung ist nicht mehr möglich, sobald dem Nutzer die Referenznummer zur Verfügung steht. Das Zeitfenster für eine Abweisung liegt also zwischen Übermittlung und Bereitstellung der Nummer. Ein abgewiesenes Erzeugnis gilt ab dem Zeitpunkt der Abweisung als Erzeugnis, für das keine Erklärung vorliegt, mit allen Folgen aus Artikel 3 Buchstabe c.

Daraus folgt eine Planungsregel: Geben Sie Erklärungen nicht am Tag der Verzollung ab. Zwischen Übermittlung und Nummer liegt ein Zeitraum, den Sie nicht kontrollieren.

Status und Archivierung. Im System durchläuft die Erklärung Statuswerte. Sechs Monate nachdem sie den Status „Verfügbar" erhalten hat, wechselt sie automatisch auf „Archiviert", unabhängig davon, ob die Referenznummer in einer Zollanmeldung verwendet wurde. Das ist nach dem Benutzerhandbuch ein rein technischer Vorgang ohne Einfluss auf die Nutzbarkeit; die Erklärung bleibt über die erweiterte Suche auffindbar. Wer im System nichts mehr findet, hat also meist nur den falschen Filter gesetzt.

Behördliche Prüfung auch später. Die Behörden können Erklärungen in jeder Phase nach der Einreichung überprüfen und einen neuen Risikostatus vergeben, der dem automatisch vergebenen vorgeht. Eine erteilte Referenznummer beendet die Prüfbarkeit also nicht.

Ändern, widerrufen, kopieren

Eine Erklärung ist kein endgültiger Akt, aber die Änderbarkeit hat Grenzen.

Innerhalb von 72 Stunden, nachdem die Referenznummer bereitgestellt wurde, können Sie den Inhalt ändern oder die Erklärung widerrufen, wenn sie nicht mehr benötigt wird (Artikel 5 Absatz 1 der Durchführungsverordnung). Das Benutzerhandbuch beschreibt dafür zwei Schaltflächen, „Ändern" und „Widerrufen".

Auch innerhalb dieser Frist ist die Erklärung gesperrt, sobald die Referenznummer dem Zoll mitgeteilt wurde, das Erzeugnis in Verkehr gebracht oder ausgeführt ist oder Ihnen eine Kontrolle angekündigt wurde, dann für deren Dauer (Absatz 3 derselben Vorschrift). Nach Absatz 2 darf eine Sorgfaltserklärung außerdem nicht mehr geändert oder widerrufen werden, nachdem sie als Referenz in einer zusammenfassenden Erklärung desselben Nutzers verwendet wurde. Eine vereinfachte Erklärung darf in diesem Fall nicht mehr widerrufen werden (Artikel 4a Absatz 7 der Durchführungsverordnung). Wer zusammenfasst, verliert also die Änderbarkeit der zusammengefassten Einzelerklärungen.

Praktisch nützlich ist die Funktion „Als neu kopieren". Sie dupliziert eine bestehende Erklärung mit dem Status „Neu", was bei wiederkehrenden Lieferbeziehungen viel Tipparbeit spart.

Eine Warnung aus dem Benutzerhandbuch gehört dazu: Wurde eine Erklärung von der Behörde genehmigt oder abgelehnt, kann die Behörde ihre Entscheidung unter Umständen revidieren. Hier ist größte Umsicht geboten, weil die Erklärung bereits für die Zollabwicklung bereitstand und möglicherweise schon in Verwendung ist.

Die zusammenfassende Erklärung

Diese Möglichkeit gibt es erst seit der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 und sie ist in der Berichterstattung weitgehend untergegangen. Artikel 8a erlaubt es, einzelne Sorgfaltserklärungen oder vereinfachte Erklärungen zusammenzufassen, indem eine neue Erklärung eingereicht wird, die über die Referenz- oder Identifikationsnummern auf zuvor eingereichte Erklärungen verweist.

Voraussetzung ist, dass die Einzelerklärungen von demselben Nutzer oder für denselben Marktteilnehmer oder Kleinprimärerzeuger eingereicht wurden, gegebenenfalls durch einen Bevollmächtigten. Das System markiert die einbezogenen Einzelerklärungen mit einem eigenen Status, und die zusammenfassende Erklärung tritt für die Zwecke der Verordnung an ihre Stelle. Sie deckt damit das Inverkehrbringen oder die Ausfuhr aller Erzeugnisse ab, die in den einbezogenen Erklärungen enthalten sind.

Die Zusammenfassung soll nach Erwägungsgrund 7 der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 technischen Grenzen bei der Dateigröße Rechnung tragen und Störungen der Zollverfahren vermeiden. Wer etwa so viele Geolokalisierungen hat, dass eine einzelne Erklärung zu groß würde, verteilt sie auf mehrere Erklärungen und fasst diese anschließend zusammen. An den ersten nachgelagerten Akteur und an den Zoll geht danach die Referenznummer der zusammenfassenden Erklärung, nicht mehr die der Einzelerklärungen (Artikel 8a Absatz 3). Der Preis ist der Verlust der Änderbarkeit der Einzelerklärungen.

Die vereinfachte Erklärung für Kleinprimärerzeuger

Kleinst- und Kleinprimärerzeuger, also natürliche Personen oder Kleinst- und Kleinunternehmen, die in einem Land mit geringem Risiko selbst erzeugen, geben keine vollständige Sorgfaltserklärung ab, sondern eine vereinfachte Erklärung nach Anhang III. Sie erhalten dafür eine Identifikationsnummer statt einer Referenznummer, ebenfalls mit Prüfnummer.

Zwei Besonderheiten sind praktisch wichtig. Erstens stellt der Mitgliedstaat die Angaben im Informationssystem bereit, wenn sie vollständig in einem nach Unionsrecht oder nationalem Recht bestehenden System oder einer Datenbank vorliegen; eine eigene vereinfachte Erklärung muss der Erzeuger in diesem Fall nicht abgeben (Artikel 4a Absatz 4). Das System weist dann jedem Kleinprimärerzeuger eine Identifikationsnummer für diese Angaben zu, die der Mitgliedstaat mitteilt. Für deutsche Waldbesitzer und Landwirte mit gepflegten Flächendaten ist das der Weg mit dem geringsten Aufwand.

Zweitens bleibt die Identifikationsnummer bei einer Aktualisierung erhalten. Eine Aktualisierung löst allerdings ein neues Risikoprofil der gesamten aktualisierten Erklärung aus. Widerrufen werden kann eine vereinfachte Erklärung, solange sie nicht bereits als Referenz in einer zusammenfassenden Erklärung verwendet wurde.

Was nachgelagerte Nicht-KMU statt einer Erklärung tun

Eine Verweiserklärung gibt es nicht mehr. Nach der ursprünglichen Fassung hätten Marktteilnehmer und Händler, die keine KMU sind, auch für bereits erklärte Vorprodukte eine eigene Erklärung abgeben müssen, in der sie nach Artikel 4 Absatz 9 auf die vorgelagerten Erklärungen verweisen durften. Die Verordnung (EU) 2025/2650 hat Artikel 4 Absätze 8 bis 10 gestrichen. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler geben seitdem unabhängig von ihrer Größe keine Sorgfaltserklärung ab, und das Informationssystem sieht dafür auch keine technische Möglichkeit vor (Kommissions-FAQ 3.10.1).

Die Pflichten nachgelagerter Nicht-KMU stehen in Artikel 5. Vor dem ersten Inverkehrbringen, der ersten Bereitstellung oder Ausfuhr registrieren sie sich im Informationssystem (Absatz 2). Wie alle nachgelagerten Akteure sammeln sie Name, Postanschrift und E-Mail-Adresse ihrer Lieferanten und ihrer gewerblichen Abnehmer und, nur wenn der Lieferant Marktteilnehmer ist, die Referenznummern der Sorgfaltserklärungen oder die Identifikationsnummern (Absatz 3). Ohne diese Angaben dürfen sie das Erzeugnis nicht in Verkehr bringen, bereitstellen oder ausführen (Absatz 1). Sie bewahren sie mindestens fünf Jahre auf und stellen sie der Behörde auf Verlangen zur Verfügung (Absatz 4).

Nicht verlangt ist, die Sorgfaltspflicht selbst zu erfüllen oder sich zu vergewissern, dass sie vorgelagert erfüllt wurde; so fassen es die Leitlinien der Kommission zusammen. Auch die Gültigkeit erhaltener Referenznummern muss nicht systematisch geprüft werden (FAQ 3.4).

Neben der Registrierung trifft sie eine Prüfpflicht, die nachgelagerte KMU nicht haben. Erhalten nachgelagerte Nicht-KMU vor dem Inverkehrbringen, der Bereitstellung oder der Ausfuhr Informationen, dass ein Erzeugnis nicht konform ist, unterrichten sie unverzüglich die zuständige Behörde. Bei begründeten Bedenken überprüfen sie, ob die Sorgfaltspflicht erfüllt und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko festgestellt wurde, und dürfen das Erzeugnis erst in Verkehr bringen, bereitstellen oder ausführen, wenn die Überprüfung kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko der Nichtkonformität ergibt (Artikel 5 Absatz 6). Dafür können sie den Inhalt der vorgelagerten Erklärung mit Referenznummer und Prüfnummer im Informationssystem einsehen; die Prüfnummer können sie beim direkten Lieferanten anfragen (FAQ 3.6.1), die Geolokalisierung sehen sie nur, wenn der Marktteilnehmer sie freigegeben hat (FAQ 3.6). Für die Konformität nach Artikel 3 bleibt der Marktteilnehmer verantwortlich, der die Erklärung übermittelt hat (Artikel 4 Absatz 3).

Wer gar keine Erklärung abgibt

Drei Gruppen reichen keine Erklärung ein, und das ist keine Grauzone.

Händler, unabhängig von ihrer Größe. Sie sammeln nach Artikel 5 Absatz 3 die Identität ihrer Lieferanten und gewerblichen Kunden und, nur wo der Lieferant Marktteilnehmer ist, die Referenz- oder Identifikationsnummern, bewahren alles fünf Jahre auf und unterrichten bei neuen Informationen über eine mögliche Nichtkonformität bereits gelieferter Ware die Behörde und ihre Abnehmer (Absätze 4 und 5). Händler, die keine KMU sind, registrieren sich zusätzlich im Informationssystem und prüfen bei begründeten Bedenken.

Nachgelagerte Marktteilnehmer, unabhängig von ihrer Größe. Für sie gelten dieselben Pflichten aus Artikel 5, für Nicht-KMU mit Registrierung und Prüfpflicht. Bei einer Wiedereinfuhr geben sie in der Zollanmeldung die Referenznummer der vorgelagerten Erklärung mit dem Code C725 als KMU oder C720 als Nicht-KMU an, bei der Ausfuhr statt einer Nummer den Ausnahmecode Y188 als KMU oder Y196 als Nicht-KMU. Für Bestandteile, die noch nicht der Sorgfaltspflicht unterlagen, sind sie dagegen Marktteilnehmer, erfüllen die Sorgfaltspflicht in vollem Umfang und geben eine Erklärung ab.

Dienstleister ohne Eigentumsrechte. Spediteure, Frachtführer und Zollvertreter sind weder Marktteilnehmer noch Händler.

Welche Rolle Sie für welches Erzeugnis haben, klärt Händler oder Marktteilnehmer? Die vier EUDR-Rollen, die KMU-Schwellen und die zwei Fristen.

Die zehn häufigsten Fehler

1. Nach einer Vorlage suchen. Es gibt keine. Anhang II ist die Vorlage, und die Erfassung erfolgt im System.
2. Die Erklärung als ersten Schritt behandeln. Sie kommt nach Informationssammlung, Risikobewertung und Risikominderung, nicht davor.
3. Zu viele Flächen anmelden. Jede angemeldete Fläche wird Teil Ihrer Verantwortung, auch wenn sie nichts geliefert hat.
4. Je Sendung erklären, obwohl es nicht nötig ist. Eine Erklärung kann mehrere Sendungen abdecken, begrenzt durch Menge und ein Jahr.
5. Dieselbe Ware in mehreren Erklärungen führen. Ein Erzeugnis darf nicht Gegenstand mehrerer Erklärungen derselben Person sein.
6. Die wissenschaftliche Bezeichnung bei Holz weglassen. Sie ist nach Anhang II Pflicht, und seit Juli 2026 verlangt die Durchführungsverordnung ausdrücklich die Namen aller Arten, bei Mischsortimenten also mehrere.
7. Am Verzollungstag einreichen. Zwischen Übermittlung und Referenznummer liegt das Abweisungsfenster.
8. Die Archivierung für einen Fehler halten. Nach sechs Monaten ist das der Normalfall und rein technisch.
9. Zusammenfassen und danach ändern wollen. Nach der Verwendung als Referenz in einer zusammenfassenden Erklärung ist die Einzelerklärung gesperrt.
10. Als nachgelagerter Akteur eine Erklärung abgeben wollen. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler geben seit der Verordnung (EU) 2025/2650 keine ab, auch nicht auf Wunsch eines Kunden; das Informationssystem lässt es nicht zu.

So bereiten Sie eine Erklärung vor

1. 1. Rolle und Pflicht klären. Volle Erklärung, vereinfachte Erklärung oder, als nachgelagerter Akteur, nur die Pflichten aus Artikel 5.
2. 2. Erzeugnis und Code festlegen. HS-Code, Handelsbezeichnung, bei Holz die vollständigen wissenschaftlichen Namen aller Arten.
3. 3. Menge bestimmen. In Kilogramm Eigenmasse bei Import und Export, gegebenenfalls zusätzlich in der besonderen Maßeinheit. Realistisch schätzen, wenn die Erklärung mehrere Sendungen abdecken soll, und die Ausschöpfung mitführen.
4. 4. Flächen zusammenstellen. Genau die Grundstücke, von denen die deklarierte Menge stammt, mit Erzeugerland, gegebenenfalls Landesteil, und dem Erzeugungszeitraum für die Unterlagen.
5. 5. Nachweise ablegen. Lieferanten- und Kundendaten, Legalitätsnachweise, Risikobewertung und, wo nötig, die Risikominderung. Fünf Jahre.
6. 6. Unterzeichner festlegen. Name und Funktion, nach dem Format aus Anhang II.
7. 7. Mit Vorlauf einreichen. Nicht am Tag der Verzollung.
8. 8. Nummern weitergeben und ablegen. Referenznummer an den ersten nachgelagerten Akteur, Prüfnummer auf Anfrage, und beide an der Sendung führen, nicht in einer Liste.

Ob eine Vorlage für Ihre Zahl an Erklärungen reicht oder sich eine Software lohnt, hängt von Ihren Lieferanten, Flächen und Sendungen ab. Unser Vergleich von 14 EUDR-Softwareanbietern zeigt, welche Lösungen Erklärungen direkt an TRACES übermitteln.

Wie Polygon One dabei hilft

Polygon One erzeugt die Sorgfaltserklärung aus den Daten, die Sie ohnehin führen: Artikel mit HS-Code, Lieferant, Menge, Erzeugerland und Flächen mit Geodaten. Die Erklärung entsteht also nicht als Formular, das jemand abtippt, sondern als Ergebnis des Prozesses davor, und die Plattform reicht sie über die Anbindung an das EU-Informationssystem ein. Referenz- und Prüfnummer kommen zurück und hängen an der Sendung.

Die Daten davor sammeln Sie über das Lieferantenportal: Lieferanten erhalten einen sicheren Link ohne eigenen Account, stellen Geodaten und Dokumente bereit und können den Link entlang der Kette weiterreichen. Flächen lassen sich auf der Karte zeichnen, wenn keine Koordinaten vorliegen, oder als GeoJSON und Tabelle importieren, mit Prüfung vor dem Import. Hochgeladene Dokumente werden klassifiziert und mit einem Konfidenzscore versehen; was nicht eindeutig ist, landet sichtbar in einer manuellen Prüfschleife.

Was die Plattform nicht tut: die Sorgfaltspflicht an Ihrer Stelle erfüllen, entscheiden, welche Flächen in die Erklärung gehören, oder die Zusicherung unterschreiben. Das bleibt bei Ihnen, und die Verordnung will es so.

Wenn Sie sehen möchten, wie eine Erklärung aus Ihren Daten entsteht, buchen Sie eine Demo oder lesen Sie weiter auf der Produktseite zum EUDR-Modul.

Vorbereitungsbogen herunterladen

Weil es keine Vorlage für die Erklärung selbst gibt, ist das Nützlichste ein Bogen, mit dem Sie die Daten sammeln, bevor Sie das System öffnen. Er enthält alle Angaben nach Anhang II, die zusätzlichen Felder nach Artikel 9, ein Flächenblatt mit Erzeugungszeitraum, eine Vollständigkeitsprüfung, die anzeigt, was noch fehlt, und ein Protokoll für Unterzeichner, Datum und Referenznummer.

• Download: Vorbereitungsbogen für die EUDR-Sorgfaltserklärung (XLSX)
• Download: Ausgefülltes Muster einer Sorgfaltserklärung nach Anhang II, fiktiver Kaffee-Import (PDF)

Häufige Fragen

Gibt es eine offizielle Vorlage für die Sorgfaltserklärung?

Nein. Die Erklärung wird im EU-Informationssystem erfasst und übermittelt. Anhang II der Verordnung legt abschließend fest, welche Angaben enthalten sein müssen, einschließlich des Wortlauts der Erklärung und des Formats der Unterschrift.

Was muss in der Sorgfaltserklärung stehen?

Marktteilnehmer und EORI-Nummer, HS-Code mit Beschreibung und Menge, Erzeugerland und Geolokalisierung aller Grundstücke, der vorgeschriebene Erklärungstext und die Unterschrift im vorgegebenen Format.

Muss ich für jede Sendung eine eigene Erklärung abgeben?

Nein. Eine Erklärung kann mehrere Sendungen abdecken, bis die angegebene Menge ausgeschöpft ist, längstens ein Jahr ab Abgabe.

Was passiert nach dem Absenden?

Das System erstellt ein Risikoprofil, das Sie nicht sehen, und weist dann Referenznummer und Prüfnummer zu. Bis zur Bereitstellung der Referenznummer kann die Behörde die Erklärung abweisen.

Kann ich eine Erklärung ändern oder zurückziehen?

Ja, innerhalb von 72 Stunden nach Bereitstellung der Referenznummer. Auch innerhalb dieser Frist ist sie gesperrt, sobald die Referenznummer dem Zoll mitgeteilt oder das Erzeugnis in Verkehr gebracht oder ausgeführt wurde, während einer angekündigten Kontrolle und sobald sie als Referenz in einer zusammenfassenden Erklärung desselben Nutzers verwendet wurde.

Was ist die zusammenfassende Sorgfaltserklärung?

Eine seit Juli 2026 mögliche Erklärung, die über die Referenznummern auf eigene frühere Erklärungen verweist und für die Zwecke der Verordnung an deren Stelle tritt.

Warum verschwindet meine Erklärung nach sechs Monaten?

Sie wechselt automatisch in den Status „Archiviert". Das ist ein rein technischer Vorgang; die Erklärung bleibt über die erweiterte Suche auffindbar und nutzbar.

Was gilt für Kleinprimärerzeuger?

Sie geben eine einmalige vereinfachte Erklärung nach Anhang III ab und erhalten eine Identifikationsnummer. Liegen alle Angaben schon in einer bestehenden Datenbank vor, stellt der Mitgliedstaat sie im Informationssystem bereit, und die eigene Erklärung entfällt.

Muss ich als Händler oder nachgelagerter Marktteilnehmer eine Erklärung abgeben?

Nein, unabhängig von Ihrer Größe. Sie sammeln die Identität Ihrer Lieferanten und Kunden und, wenn der Lieferant Marktteilnehmer ist, die Referenznummern und bewahren sie fünf Jahre auf. Wer kein KMU ist, registriert sich zusätzlich im Informationssystem.

Was passiert, wenn ich zu viele Flächen angebe?

Sie übernehmen die Verantwortung für alle angemeldeten Flächen. Entspricht eine davon nicht den Anforderungen, ist die Gesamtheit nichtkonform.

Gibt es ein Muster für die Sorgfaltserklärung?

Ja, oben im Beitrag als Tabelle und als PDF zum Download. Es zeigt die fünf Angaben nach Anhang II an einem erfundenen Kaffee-Import; die Koordinaten sind Platzhalter. Eine amtliche Vorlage gibt es nicht, die Felder stehen im Informationssystem.

Quellen und Stand: Verordnung (EU) 2023/1115 in der Fassung der Verordnung (EU) 2025/2650, Artikel 4, 4a, 5, 9 bis 13, 26 und 33 sowie Anhänge II und III. Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 in der Fassung der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565, insbesondere Artikel 4, 4a, 5, 6, 7, 8 und 8a. Kommissions-FAQ zur EUDR, 5. Fassung (veröffentlicht am 21. August 2026). Leitlinien der Kommission C/2026/3896. TARIC-Daten der Kommission zur Verordnung (EU) 2023/1115, Revision 1 vom 23. September 2026. EUDR-Benutzerhandbuch für Marktteilnehmer, Version 1.0, und Benutzerhandbuch des EUDR-Informationssystems, Version 3.0 vom 16. September 2026. Alle Zitate stammen aus dem amtlichen deutschen Text. Dieser Beitrag beschreibt den Rechtsstand vom September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung.

Fotos: David Clode, Vardan Papikyan, beide über Unsplash.