Vorlage für die Sorgfaltspflicht-Erklärung, gibt es eine?

Die EU-Entwaldungsverordnung schreibt vor, dass Marktteilnehmer eine Sorgfaltspflicht-Erklärung (Due Diligence Statement, DDS) abgeben müssen, bevor sie bestimmte Produkte auf dem EU-Markt bereitstellen. Ziel ist sicherzustellen, dass diese Waren nicht zur Entwaldung oder Waldschädigung beitragen.

Viele Unternehmen fragen sich, ob es dafür eine offizielle Vorlage gibt. Die kurze Antwort: Nein, die EU stellt keine standardisierte Vorlage bereit. Stattdessen müssen alle erforderlichen Informationen direkt im Informationssystem TRACES eingetragen werden, um die notwendige Referenznummer zu erhalten.

So läuft die Abgabe ab

Obwohl es kein offizielles Formular gibt, ist der Ablauf klar geregelt: Die Sorgfaltspflicht-Erklärung wird elektronisch im TRACES-System erstellt und übermittelt. Alternativ können die Informationen über eine API (technische Schnittstelle) direkt in das EU-Informationssystem übertragen werden, ohne TRACES manuell nutzen zu müssen. Compliance-Anbieter können dafür eigene Eingabemasken verwenden und die Daten über die Schnittstelle überspielen.

Folgende Angaben sind verpflichtend und müssen immer übertragen werden:

• Name und Adresse des Marktteilnehmers
• Nennung und Beschreibung des betroffenen Rohstoffs inklusive HS-Code
• Menge des Rohstoffs (z. B. in kg)
• Nennung des Erzeugerlandes
• Exakte Geokoordinaten der Anbaufläche

Ein Beispiel, wie eine Sorgfaltspflicht-Erklärung aussehen kann, finden Sie hier: Muster-DDS als PDF herunterladen

Warum keine Vorlage angeboten wird

Die EU veröffentlicht keine Vorlage, weil das TRACES-System standardisierte digitale Eingabemasken nutzt. Diese ersetzen jedes Papier- oder Word-Formular und stellen sicher, dass alle Daten maschinenlesbar sind und von Behörden leichter geprüft werden können.

Fazit

Es gibt keine offizielle EUDR-Vorlage für die Sorgfaltspflicht-Erklärung. Unternehmen müssen die geforderten Daten direkt in TRACES erfassen. Compliance-Anbieter wie Polygon One bieten jedoch vereinfachte Eingabemasken an, mit denen die notwendigen Informationen unkompliziert per API in TRACES überspielt werden.

Tipp: Nutzen Sie die Compliance-Software von Polygon One, um Geokoordinaten, Lieferanteninformationen und Risikobewertungen zentral zu erfassen und anschließend zu übermitteln. So sind Sie bestens auf die EUDR vorbereitet.