EUDR Informationssystem: Registrierung, Pflichten und aktueller Stand 2026

Aktualisiert am 3. September 2026. Lesezeit etwa 18 Minuten.

Das EUDR Informationssystem ist die zentrale Plattform der EU-Kommission, über die Unternehmen ihre Sorgfaltserklärungen nach der EU-Entwaldungsverordnung einreichen. Ab dem 30. Dezember 2026 führt für die meisten Unternehmen kein Weg mehr daran vorbei. Nach einer mehrmonatigen Überarbeitung ist das System seit Ende Juni 2026 wieder vollständig geöffnet, und mit der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 stehen seit Juli auch die finalen technischen Spielregeln fest. Dieser Beitrag erklärt, welche Unternehmen sich im EU-Informationssystem registrieren müssen, wie Sorgfaltserklärung und Referenznummer funktionieren, was sich 2026 geändert hat und welche Schritte jetzt anstehen.

Was ist das EUDR Informationssystem?

Das EUDR Informationssystem ist das nach Artikel 33 der Verordnung (EU) 2023/1115 von der EU-Kommission betriebene Register, in dem Marktteilnehmer ihre Sorgfaltserklärungen (Due Diligence Statements, DDS) einreichen und dafür eine Referenznummer erhalten. Kleinst- und Kleinprimärerzeuger geben dort eine vereinfachte Erklärung ab und erhalten eine Identifikationsnummer. Diese Nummern werden an den ersten nachgelagerten Abnehmer weitergegeben und sind bei Einfuhr und Ausfuhr Pflichtbestandteil der Zollanmeldung. Die zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten, in Deutschland die Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE), sowie die Zollbehörden nutzen das System für ihre Kontrollen.

Wichtig für die Einordnung ist, was das System nicht leistet. Es prüft die eingereichten Daten auf formale und technische Gültigkeit und erstellt intern ein Risikoprofil, es bewertet aber nicht, ob die angegebenen Flächen tatsächlich entwaldungsfrei sind. Die Kommission stellt in ihren FAQ ausdrücklich klar, dass das System keine Satellitenbilder oder erweiterten GIS-Funktionen bietet und Nutzer die Richtigkeit ihrer Geodaten mit anderen Werkzeugen prüfen sollten. Die inhaltliche Sorgfaltspflicht, also Informationssammlung, Risikobewertung und gegebenenfalls Risikominderung, muss vor der Einreichung erfüllt sein. Die Verantwortung dafür bleibt beim Marktteilnehmer.

Wer muss mit dem EUDR Informationssystem arbeiten?

Die EUDR kennt seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2025/2650 vier Rollen in der Lieferkette. Welche Rolle ein Unternehmen hat, wird für jedes relevante Erzeugnis einzeln bestimmt. Ein Unternehmen kann deshalb gleichzeitig mehrere Rollen haben, etwa als Importeur von Kakaobohnen und als nachgelagerter Marktteilnehmer für die daraus hergestellte Schokolade.

Marktteilnehmer: Importeure, Erstinverkehrbringer und Exporteure

Marktteilnehmer im Sinne von Artikel 2 Nummer 15 EUDR ist, wer im Rahmen einer gewerblichen Tätigkeit relevante Erzeugnisse erstmals in Verkehr bringt oder ausführt und kein nachgelagerter Marktteilnehmer ist. Das sind typischerweise Importeure, die Ware aus Drittländern in den zollrechtlich freien Verkehr überführen, inländische Primärerzeuger wie Forstbetriebe, Landwirte oder Rinderhalter, und Exporteure, die Erzeugnisse ausführen, für die noch keine Erklärung vorliegt. Marktteilnehmer müssen die vollständige Sorgfaltspflicht erfüllen und vor dem Inverkehrbringen oder der Ausfuhr eine Sorgfaltserklärung im EUDR Informationssystem einreichen. Sie sind die eigentlichen Hauptnutzer des Systems.

Kleinst- und Kleinprimärerzeuger: Vereinfachte Erklärung statt Sorgfaltserklärung

Für diese Gruppe wurde mit Artikel 4a EUDR ein stark vereinfachtes Verfahren geschaffen. Erfasst sind natürliche Personen sowie Kleinst- und Kleinunternehmen, die in einem Land mit geringem Entwaldungsrisiko niedergelassen sind und relevante Erzeugnisse direkt in Verkehr bringen oder ausführen, die sie dort selbst angebaut, geerntet, gewonnen oder aufgezogen haben.

Statt wiederkehrender Sorgfaltserklärungen geben Kleinst- und Kleinprimärerzeuger eine einmalige vereinfachte Erklärung ab, deren Inhalt in Anhang III EUDR festgelegt ist. Anstelle von Geokoordinaten dürfen sie die Postanschrift ihres Betriebs oder ihrer Flächen angeben. Sind die erforderlichen Informationen bereits in nationalen Datenbanken vorhanden, kann der Mitgliedstaat sie nach Artikel 4a Absatz 4 direkt im Informationssystem bereitstellen, dann entfällt die eigene Einreichung. In jedem Fall müssen Kleinst- und Kleinprimärerzeuger vor dem Inverkehrbringen über eine Identifikationsnummer aus dem System verfügen.

Nachgelagerte Marktteilnehmer: Keine eigene Sorgfaltserklärung, aber Aufzeichnungspflichten

Wer relevante Erzeugnisse in Verkehr bringt oder ausführt, die unter Verwendung anderer relevanter Erzeugnisse hergestellt wurden, für die bereits eine Sorgfaltserklärung oder vereinfachte Erklärung vorliegt, ist nachgelagerter Marktteilnehmer nach Artikel 2 Nummer 15b EUDR. Das klassische Beispiel aus den Leitlinien ist der Schokoladenhersteller, der Kakaobohnen auf dem Unionsmarkt kauft und daraus Schokolade herstellt.

Nachgelagerte Marktteilnehmer müssen keine eigene Sorgfaltspflicht erfüllen und keine Sorgfaltserklärung einreichen. Sie müssen nach Artikel 5 Absatz 3 EUDR die Identität ihrer Lieferanten und gewerblichen Abnehmer erfassen und fünf Jahre aufbewahren. Nur wer direkt von einem vorgelagerten Marktteilnehmer beliefert wird, muss zusätzlich die erhaltenen Referenz- oder Identifikationsnummern erfassen. Die FAQ der Kommission stellen klar, dass dies passiv geschieht, die Pflicht zur Weitergabe liegt beim vorgelagerten Marktteilnehmer, und die Nummern müssen weder aktiv nachgefragt noch inhaltlich geprüft werden. Nachgelagerte Marktteilnehmer, die keine KMU sind, müssen sich nach Artikel 5 Absatz 2 EUDR zusätzlich im Informationssystem registrieren, bevor sie relevante Erzeugnisse in Verkehr bringen oder ausführen. Bei begründeten Bedenken müssen sie außerdem prüfen, ob die Sorgfaltspflicht vorgelagert erfüllt wurde.

Händler: Gleiche Pflichten wie nachgelagerte Marktteilnehmer

Händler nach Artikel 2 Nummer 17 EUDR ist, wer relevante Erzeugnisse lediglich auf dem Markt bereitstellt, ohne sie erstmals in Verkehr zu bringen oder zu verändern, etwa Großhändler oder Einzelhandelsketten. Für Händler gelten dieselben Pflichten wie für nachgelagerte Marktteilnehmer, einschließlich der Registrierungspflicht für Nicht-KMU.

Bevollmächtigte und Unternehmen außerhalb der EU

Marktteilnehmer und Händler können nach Artikel 6 EUDR einen Bevollmächtigten beauftragen, der Erklärungen in ihrem Namen einreicht. Die rechtliche Verantwortung für die Konformität der Erzeugnisse bleibt dabei beim Marktteilnehmer. Bringt eine außerhalb der Union niedergelassene Person relevante Erzeugnisse in Verkehr, gilt nach Artikel 7 EUDR die erste in der Union niedergelassene Person, die diese Erzeugnisse auf dem Markt bereitstellt, als Marktteilnehmer. In der Praxis ist das der EU-Importeur. Drittlandsunternehmen können sich zwar registrieren und über Bevollmächtigte agieren, die Pflichten liegen aber beim ersten Akteur in der EU.

Wer nicht betroffen ist

Dienstleister ohne Eigentumsrechte an der Ware, etwa Spediteure, Frachtführer oder Zollvertreter, sind nach den Leitlinien weder Marktteilnehmer noch Händler. Kleinst-, kleine und mittlere nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler müssen sich nicht registrieren, sondern lediglich ihre Aufzeichnungspflichten erfüllen. Erzeugnisse für den rein privaten Gebrauch fallen ebenfalls nicht unter die Verordnung.

EUDR Fristen: Ab wann gilt die Pflicht?

Ob ein Unternehmen als KMU gilt, bestimmt sich nach Artikel 2 Nummer 30 EUDR anhand der Größenklassen des Artikels 3 der Bilanzrichtlinie 2013/34/EU in der durch die delegierte Richtlinie (EU) 2023/2775 geänderten Fassung. Maßgeblich ist, dass mindestens zwei der drei Kriterien Bilanzsumme, Nettoumsatzerlöse und durchschnittliche Beschäftigtenzahl am Bilanzstichtag nicht überschritten werden. Die FAQ der Kommission stellen klar, dass die Konzernschwellen der Bilanzrichtlinie für die EUDR nicht relevant sind, jedes Unternehmen wird individuell nach seinen eigenen Zahlen eingestuft.

Die Größe bestimmt zwei Dinge. Erstens die Registrierungspflicht für nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler, die nur Nicht-KMU trifft. Zweitens den Geltungsbeginn. Nach den Leitlinien der Kommission gelten die wesentlichen Pflichten ab dem 30. Dezember 2026. Für Marktteilnehmer, die bis zum 31. Dezember 2024 als Kleinst- oder Kleinunternehmen niedergelassen waren, verschiebt sich der Geltungsbeginn auf den 30. Juni 2027. Diese Verlängerung gilt allerdings nicht für Holz und Holzerzeugnisse, die bereits unter den Anhang der EU-Holzhandelsverordnung (EU) Nr. 995/2010 fielen. Kleinst- und Kleinunternehmen im Holzbereich sind also bereits ab dem 30. Dezember 2026 verpflichtet. Mittlere Unternehmen profitieren von keiner Verlängerung.

Eine weitere Frist betrifft den Produktumfang. Mit dem am 13. Juli 2026 angenommenen Delegierten Rechtsakt zu Anhang I werden unter anderem Rinderhäute und Leder, runderneuerte Reifen, Saatsoja und Fahrzeugsitze aus dem Anwendungsbereich gestrichen, während löslicher Kaffee, bestimmte Palmölderivate und gefrorene Rinderzungen neu aufgenommen werden. Für die neu aufgenommenen Erzeugnisse gilt die Verordnung erst ab dem 30. Dezember 2027. Der Delegierte Rechtsakt befindet sich noch bis Mitte September 2026 in der Prüfphase durch Europäisches Parlament und Rat und tritt erst mit Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft.

Entwicklung des Systems von 2024 bis 2027

• Im November 2024 öffnete die Kommission die Registrierung, am 4. Dezember 2024 gingen Produktivsystem und Trainingsumgebung in Betrieb.
• Am 16. Februar 2026 schränkte die Kommission den Zugang vorübergehend ein, um die Änderungen der Verordnung (EU) 2025/2650 technisch umzusetzen. Der Produktivserver blieb im Lesemodus erreichbar, Neuregistrierungen und Einreichungen waren ausgesetzt.
• Ende Juni 2026 folgte die Wiedereröffnung mit den Kernfunktionen der geänderten Verordnung, Anfang Juli wurde die Registrierungssperre aufgehoben.
• Am 13. Juli 2026 verabschiedete die Kommission die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 zum Informationssystem und den Delegierten Rechtsakt zum Produktumfang. Die Durchführungsverordnung trat am 17. Juli 2026 in Kraft.
• Am 20. Juli 2026 erschien die dritte Fassung der Leitlinien in allen EU-Sprachen im Amtsblatt, Ende Juli nahm die Kommission die Online-Trainings wieder auf.
• Am 15. Oktober 2026 werden die geänderten Regeln zur Zuweisung von Erklärungen an die zuständigen Behörden wirksam.
• Am 30. Dezember 2026 beginnt die Geltung für große und mittlere Unternehmen sowie den Holzbereich. Bis zu diesem Datum muss die Kommission auch die Statusseite mit den Notfallregelungen bereitstellen.
• Am 30. Juni 2027 beginnt die Geltung für die übrigen Kleinst- und Kleinunternehmen.

Neue Regeln seit Juli 2026: Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565

Die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 ändert die bisherige Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084, die seit Dezember 2024 die Funktionsweise des EUDR Informationssystems regelt. Die wesentlichen Neuerungen im Einzelnen.

Vereinfachte Erklärung (Artikel 4a)

Das System nimmt vereinfachte Erklärungen von Kleinst- und Kleinprimärerzeugern entgegen und weist ihnen eine Identifikationsnummer zu. Stellt ein Mitgliedstaat die Informationen aus nationalen Datenbanken bereit, vergibt das System die Identifikationsnummer für den jeweiligen Erzeuger, und der Mitgliedstaat teilt sie ihm mit. Aktualisierungen sind möglich, die Identifikationsnummer bleibt dabei erhalten, jede Aktualisierung löst aber ein neues Risikoprofil aus. Ein Widerruf ist möglich, solange die Erklärung nicht in einer Zusammenfassung referenziert wurde.

Zusammenfassung von Erklärungen (Artikel 8a)

Nutzer können mehrere bereits eingereichte Sorgfaltserklärungen oder vereinfachte Erklärungen bündeln, indem sie eine neue, zusammenfassende Erklärung einreichen, die auf die Referenz- oder Identifikationsnummern der Einzelerklärungen verweist. Die Einzelerklärungen erhalten dann einen eigenen Status, und die zusammenfassende Erklärung tritt rechtlich an ihre Stelle. Für die Weitergabe in der Lieferkette und gegenüber dem Zoll genügt anschließend die Nummer der zusammenfassenden Erklärung. Nach Einbindung in eine Zusammenfassung können die Einzelerklärungen nicht mehr geändert oder widerrufen werden. Die Regelung entlastet vor allem Akteure, die sonst viele einzelne Nummern verwalten müssten, und hilft bei technischen Grenzen wie der Dateigröße.

Notfallregelungen bei Systemausfall (Artikel 15a)

Erstmals ist verbindlich geregelt, was bei einer Störung passiert. Die Kommission stellt bis zum 30. Dezember 2026 eine öffentliche Website mit Informationen zur Verfügbarkeit des Systems und zu den Notfallmaßnahmen bereit. Bei einer ungeplanten Nichtverfügbarkeit von mehr als 60 Minuten werden die Nutzer digital benachrichtigt, und für betroffene Erzeugnisse stehen eine Notfall-Referenznummer und eine Notfall-Identifikationsnummer bereit, damit Warenströme nicht zum Stillstand kommen.

Risikoprofile, Verzögerung und Abweisung (Artikel 6 bis 8)

Jede eingereichte Erklärung erhält automatisch ein elektronisches Risikoprofil und einen Risikostatus. Dieser Status ist ausschließlich für Behörden, Zoll und Kommission sichtbar, nicht für das einreichende Unternehmen. Die zuständige Behörde kann die Bereitstellung der Referenznummer verzögern, um Prüfungen durchzuführen, und eine Erklärung bei hohem Verstoßrisiko abweisen. Eine Abweisung ist nur möglich, solange die Referenznummer dem Nutzer noch nicht bereitgestellt wurde. Ein abgewiesenes Erzeugnis gilt als Erzeugnis ohne Sorgfaltserklärung und darf nicht in Verkehr gebracht werden.

Lastbegrenzung und Zuweisung an Behörden

Die Kommission darf nach Artikel 15 Absatz 4 zur Sicherung der Verfügbarkeit technische Grenzen für Dateigrößen und die Häufigkeit von Interaktionen festlegen und Maßnahmen gegen fehlerhafte oder doppelte Einreichungen ergreifen. Für automatisierte Anbindungen ist das relevant, weil Massenabfragen gedrosselt werden können. Sorgfaltserklärungen werden künftig den Behörden des Mitgliedstaats zugewiesen, in dem der Marktteilnehmer niedergelassen ist. Bei Marktteilnehmern außerhalb der EU entscheidet die bei der Registrierung angegebene Kennung. Diese Zuweisungsregel gilt ab dem 15. Oktober 2026.

Holzarten und Schnittstellen

Enthält ein Erzeugnis Holz, müssen die vollständigen wissenschaftlichen Namen der Holzarten in der Sorgfaltserklärung angegeben werden. Für die automatisierte Einreichung wurden die technischen Spezifikationen der Programmierschnittstellen überarbeitet. Aus dem Rechtstext gestrichen wurde der Verweis auf die TRACES-Infrastruktur, um der Kommission langfristig Flexibilität bei der technischen Plattform zu geben.

Referenznummer, Identifikationsnummer und Prüfnummer

Das EUDR Informationssystem arbeitet mit drei verschiedenen Kennungen, die in der Praxis häufig verwechselt werden.

Die Referenznummer wird jeder Sorgfaltserklärung nach Erstellung des Risikoprofils zugewiesen. Sie ist die Nummer, die der Marktteilnehmer an seinen ersten nachgelagerten Abnehmer weitergibt und bei Import und Export in der Zollanmeldung angibt. Die Identifikationsnummer ist das Pendant für die vereinfachte Erklärung von Kleinst- und Kleinprimärerzeugern. Sie begleitet die Erzeugnisse anstelle einer Referenznummer und bleibt auch bei Aktualisierungen der Erklärung bestehen. Die Prüfnummer ist ein Sicherheitscode, den das System zusätzlich zu jeder Referenz- oder Identifikationsnummer vergibt. Nur wer Referenznummer und Prüfnummer besitzt, kann den Inhalt einer Erklärung im System einsehen, und auch dann nur die Geodaten, wenn der Einreichende die Freigabe erteilt hat. Nach den FAQ der Kommission gibt es keine Pflicht, die Prüfnummer an Kunden weiterzugeben.

Sorgfaltserklärung (DDS): Inhalt, Geodaten und Grenzen

Der Inhalt einer Sorgfaltserklärung ist in Anhang II EUDR festgelegt. Neben den Angaben zum Marktteilnehmer enthält sie für jedes relevante Erzeugnis den HS-Code, die Warenbeschreibung, die Menge, das Erzeugerland sowie die Geolokalisierung aller Grundstücke, auf denen die relevanten Rohstoffe erzeugt wurden. Bei Rindern ist die Geolokalisierung der Betriebe anzugeben, in denen die Tiere gehalten wurden. Für Grundstücke über vier Hektar sind Polygone verpflichtend, kleinere Flächen können als Punkt mit Breiten- und Längengrad beschrieben werden. Mit der Einreichung bestätigt der Marktteilnehmer, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko besteht, und übernimmt die Verantwortung für die Konformität.

Für die praktische Arbeit sind einige technische Rahmenbedingungen wichtig, die die Kommission in ihren FAQ beschreibt. Geodaten können manuell auf der Karte erfasst oder als Datei im GeoJSON-Format hochgeladen werden, das System unterstützt das Koordinatensystem WGS 84 (EPSG:4326). Eine einzelne Sorgfaltserklärung darf höchstens 200 Erzeugniszeilen enthalten und die Dateigröße von 25 MB nicht überschreiten. Eine Funktion zum Speichern häufig genutzter Stammdaten gibt es nicht, bestehende Erklärungen lassen sich aber als Vorlage duplizieren.

Eine Sorgfaltserklärung kann mehrere Chargen oder Sendungen unterschiedlicher Erzeugnisse abdecken. Die Kommission empfiehlt, dass eine Erklärung keinen längeren Zeitraum als ein Jahr ab Einreichung umfasst, weil die Sorgfaltspflichtregelung nach Artikel 12 EUDR jährlich überprüft werden muss. Sobald die in der Erklärung angemeldete Menge vollständig in Verkehr gebracht oder ausgeführt wurde, ist für weitere Mengen eine neue Erklärung nötig. Je mehr Sendungen eine Erklärung abdeckt, desto größer ist das Risiko, dass ein Verstoß bei einer Sendung alle darunter fallenden Erzeugnisse betrifft.

Status einer Sorgfaltserklärung

Nach dem Benutzerhandbuch der Kommission durchläuft eine Sorgfaltserklärung mehrere Status. Als Entwurf kann sie beliebig bearbeitet werden. Nach der Einreichung erstellt das System das Risikoprofil und vergibt die Referenznummer, die Erklärung erhält den Status verfügbar. Erst ab diesem Zeitpunkt darf die Referenznummer verwendet werden. Verfügbare Erklärungen können geändert oder widerrufen werden, solange die Referenznummer noch nicht in einer Zollanmeldung verwendet, das Erzeugnis noch nicht in Verkehr gebracht oder die Erklärung nicht von der Behörde für eine Kontrolle ausgewählt wurde. Wird eine Erklärung von der Behörde abgewiesen, kann sie nicht mehr verwendet werden. Mit der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 kommen weitere Status hinzu, insbesondere für Erklärungen, die in einer Zusammenfassung aufgegangen sind. Das Benutzerhandbuch wird derzeit an die neue Rechtslage angepasst, die aktuelle Fassung ist auf CIRCABC verfügbar.

EUDR Registrierung: Produktions- und Acceptance-Server

Das EUDR Informationssystem besteht aus zwei getrennten Umgebungen. Auf dem Produktionsserver eingereichte Erklärungen haben rechtliche Wirkung und können von den Behörden kontrolliert werden. Der Acceptance-Server ist eine funktionsgleiche Trainingsumgebung, in der Einreichungen ohne Rechtswirkung getestet werden können. Eine Registrierung in der einen Umgebung gilt nicht automatisch für die andere, beide erfordern eine eigene Anmeldung.

Die Authentifizierung läuft über EU Login, den zentralen Anmeldedienst der Kommission. Zusätzlich ist bei der Registrierung eine eindeutige Kennung anzugeben. Unternehmen, die relevante Erzeugnisse einführen oder ausführen, benötigen dafür eine gültige EORI-Nummer eines EU-Mitgliedstaats. Rein inländisch tätige Akteure, also Marktteilnehmer, nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler ohne EORI-Nummer, können sich alternativ über die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Steuernummer, in bestimmten Fällen die Global Location Number oder weitere nationale Kennungen registrieren. Eine Übersicht mit Zugängen, Benutzerhandbuch und Schulungsvideos bietet die Seite der Kommission zum Informationssystem. Bei technischen Problemen ist der Support unter sante-traces@ec.europa.eu erreichbar.

EUDR API: Automatisierte Einreichung

Unternehmen mit hohem Einreichungsvolumen können Sorgfaltserklärungen und vereinfachte Erklärungen über eine Maschine-zu-Maschine-Schnittstelle verwalten. Die Referenzdokumentation für Wirtschaftsbeteiligte ist öffentlich auf CIRCABC abgelegt. Die Kommission weist ausdrücklich darauf hin, dass Entwicklungsteams den Ordner regelmäßig auf Aktualisierungen prüfen sollten, da die Spezifikationen mit der Durchführungsverordnung überarbeitet wurden und weitere Funktionen für den Spätsommer angekündigt waren. Wer eine Integration betreibt oder plant, sollte sie gegen den Acceptance-Server testen und die neuen Rollen, die vereinfachte Erklärung und die Zusammenfassungsfunktion abdecken. Compliance-Software wie die EUDR-Lösung von Polygon One übernimmt diese Anbindung und reicht Sorgfaltserklärungen direkt aus der Lieferkettenanalyse heraus ein.

EUDR und Zoll: Referenznummer und Code C716 in der Zollanmeldung

Bei der Überführung relevanter Erzeugnisse in den zollrechtlich freien Verkehr und bei der Ausfuhr wird die Referenznummer oder Identifikationsnummer nach Artikel 26 EUDR zur Pflichtangabe in der Zollanmeldung. Andere Zollverfahren wie Zolllager, aktive Veredelung oder vorübergehende Verwendung sind nach den FAQ der Kommission nicht betroffen. Der Zoll erkennt EUDR-relevante Ware an der Zolltarifnummer und verlangt dann eine passende TARIC-Unterlagencodierung. Ohne gültige Nummer und Codierung wird die Ware nicht abgefertigt. Da die Referenznummer erst nach Einreichung der Sorgfaltserklärung vergeben wird, muss die gesamte Sorgfaltsprüfung abgeschlossen sein, bevor die Sendung den Zoll erreicht.

Die von der Kommission für die EUDR festgelegten TARIC-Codes gelten für Einfuhr und Ausfuhr gleichermaßen.

Für nachgelagerte Marktteilnehmer, die bereits von einer Erklärung gedeckte Erzeugnisse ausführen, ist nach den FAQ der Kommission ein eigener TARIC-Zertifikatscode vorgesehen, mit dem sie von der Angabe einer Referenznummer befreit sind. Für Erzeugnisse, die während des Übergangszeitraums vor dem Geltungsbeginn erstmals in Verkehr gebracht wurden, hat die Kommission die konventionelle Referenznummer 99EU9999999999 festgelegt, die bei Ausfuhr und Wiedereinfuhr solcher Erzeugnisse anstelle einer regulären Referenznummer verwendet werden darf, sofern das erstmalige Inverkehrbringen im Übergangszeitraum nachweisbar ist. Die TARIC-Codes wurden mit der ursprünglichen Fassung der Verordnung festgelegt, maßgeblich ist immer der aktuelle Stand im Elektronischen Zolltarif (EZT).

Zwei Praxisdetails aus dem Web-Seminar der Generalzolldirektion sind für Unternehmen besonders relevant. Eine Referenznummer kann für mehrere Zollanmeldungen verwendet werden, solange die in der Erklärung angemeldete Menge nicht überschritten wird, etwa eine Erklärung über 1.000 kg Kaffee für zwei Anmeldungen mit je 500 kg. Umgekehrt können mehrere Referenznummern in einer Zollanmeldung angegeben werden. Stehen mehrere Waren in einer Anmeldung, braucht jede EUDR-relevante Position ihre eigene Unterlagencodierung. Weitere Informationen bietet die Seite der BLE zur Zollanmeldung.

Wichtig zur Abgrenzung: Diese Zollschnittstelle greift nur an der EU-Außengrenze. Wer Ware innerhalb der EU erstmals in Verkehr bringt, etwa ein deutscher Forstbetrieb beim Holzverkauf, gibt keine Zollanmeldung ab. Dort erfolgt die Kontrolle ausschließlich über die zuständige Behörde.

Schulungen und offizielle Quellen

Seit Ende Juli 2026 bietet die Kommission wieder kostenlose virtuelle Trainings zum EUDR Informationssystem an. Auf der Kommissionsseite sind derzeit folgende Termine mit Anmeldelinks veröffentlicht, jeweils um 14:00 Uhr (MESZ):

• 3., 8., 10. und 15. September 2026 für vorgelagerte Marktteilnehmer zur Einreichung von Sorgfaltserklärungen
• 17. September 2026 für Kleinst- und Kleinprimärerzeuger zur vereinfachten Erklärung

Weitere Termine werden dort angekündigt. Wer über Änderungen am System informiert bleiben will, kann den EUDR-Newsletter der Kommission abonnieren. Die aktuellen Fassungen von Leitlinien (dritte Fassung, Juli 2026) und FAQ (fünfte Fassung, Mai 2026) sowie die Infografiken zu Lieferkettenszenarien erläutern die Rollen und Pflichten anhand konkreter Beispiele.

Deutschland: BLE, Durchführungsgesetz, Verwaltungsvorschrift

In Deutschland ist die BLE zuständige Behörde für Kontrolle und Vollzug.

Das nationale Durchführungsgesetz zur EUDR hat das Bundeskabinett am 12. August 2026 beschlossen. Es setzt die EU-Vorgaben eins zu eins um, regelt Zuständigkeiten und Sanktionen und geht nun in den Bundestag. Ergänzend hat das Bundeslandwirtschaftsministerium am 7. August 2026 den Entwurf einer Allgemeinen Verwaltungsvorschrift vorgelegt, die für den Vollzug durch die Länder Erleichterungen für die Land- und Forstwirtschaft absichern soll, etwa die Angabe der Postanschrift statt Geodaten für deutsche Kleinst- und Kleinprimärerzeuger und Sammelerklärungen über forstwirtschaftliche Zusammenschlüsse. Die Verwaltungsvorschrift befindet sich noch in der Abstimmung und soll zum 30. Dezember 2026 in Kraft treten.

EUDR Informationssystem oder Compliance-Software: Was das Register nicht abdeckt

Das Informationssystem ist das Ziel des Prozesses, nicht der Prozess selbst. Es nimmt fertige Sorgfaltserklärungen entgegen, vergibt Referenznummern und stellt sie den Behörden für Kontrollen bereit. Alles, was davor liegt, findet außerhalb des Systems statt: die Sammlung von Geodaten, Dokumenten und Lieferanteninformationen nach Artikel 9, die Risikobewertung nach Artikel 10 und die Risikominderung nach Artikel 11. Wer sich ausschließlich auf das Register stützt, hat für diese Schritte kein Werkzeug und muss sie mit Tabellen, E-Mails und Ordnerstrukturen abbilden. Genau dort entstehen in der Praxis die Probleme.

Drei Lücken wiegen besonders schwer. Erstens gibt das System keine inhaltliche Rückmeldung. Der Risikostatus ist nur für Behörden sichtbar, und fehlerhafte Geodaten, etwa ungültige Polygone, Koordinaten im falschen Land oder zu geringe Präzision, fallen erst bei der Einreichung oder am Zoll auf, wenn die Sendung bereits unterwegs ist. Zweitens bietet das System nichts für die Datensammlung bei Lieferanten, die erfahrungsgemäß der zeitintensivste Teil ist und Tage bis Wochen dauern kann. Drittens speichert das Register nur die Erklärung selbst, nicht die Nachweise, Bewertungen und Entscheidungen, die Sie nach Artikel 12 in einer jährlich überprüften Sorgfaltspflichtregelung dokumentieren und fünf Jahre für Kontrollen vorhalten müssen.

Eine Compliance-Software wie Polygon One setzt vor dem Informationssystem an und übergibt am Ende nur noch die fertige Erklärung. Der Ablauf folgt der Struktur der Verordnung. Nach dem Import von Lieferanten und Artikeln prüft ein automatischer Betroffenheitscheck anhand der HS-Codes, welche Artikel überhaupt unter die EUDR fallen. Für die Datensammlung laden Sie Ihre Lieferanten in ein Lieferantenportal ein, in dem sie ohne eigenes Konto und in vier Sprachen Geodaten, Dokumente und Fragebögen bereitstellen, Unterlieferanten selbst einladen und über automatische Erinnerungen nachgefasst werden. Der Parzellenimport prüft Geodaten vor der Übernahme auf Länderplausibilität, Koordinatenpräzision und Geometriefehler und zeigt Problemzeilen an, bevor sie in eine Erklärung gelangen. Die Risikoanalyse wertet Satellitenbilder auf Entwaldungsrisiken und Dokumente auf rechtliche Risiken aus, erkannte Risiken werden im System bearbeitet und die Entscheidungen in Berichten festgehalten. Erst danach entstehen aus Bestellungen die Sorgfaltserklärungen, die über die Anbindung an das Informationssystem direkt aus der Plattform eingereicht werden, ohne manuelle Übertragung und mit dokumentierter Referenznummer. Rollen, Berechtigungen und ein Audit-Log halten fest, wer wann was entschieden hat, und alle Daten liegen auf Servern in der EU.

Wichtig bleibt die rechtliche Einordnung. Auch die beste Software nimmt Ihnen die Verantwortung nach Artikel 4 nicht ab. Was sie leistet, ist ein strukturierter, dokumentierter und prüffähiger Sorgfaltspflichtenprozess, der bei einer Kontrolle nachvollziehbar ist und im laufenden Betrieb mitwächst, wenn neue Artikel, Lieferanten oder Bestellungen hinzukommen.

Checkliste: So bereiten Sie sich auf das EUDR Informationssystem vor

Die verbleibenden Monate bis zum Geltungsbeginn sollten gezielt genutzt werden. Sinnvolle Schritte in dieser Reihenfolge:

1. Rolle klären, und zwar für jedes relevante Erzeugnis einzeln. Erst daraus ergibt sich, ob Sie Erklärungen einreichen, sich nur registrieren oder lediglich Aufzeichnungen führen müssen.
2. Unternehmensgröße nach der Bilanzrichtlinie einstufen, um Geltungsbeginn und Registrierungspflicht zu bestimmen.
3. Registrierung auf Produktions- und Acceptance-Server anlegen und EU Login einrichten, bei Import und Export mit gültiger EORI-Nummer.
4. Testeinreichungen in der Trainingsumgebung durchführen, um Formate, Rollen und die neuen Funktionen wie die Zusammenfassung zu verproben.
5. Geodaten aller Lieferanten frühzeitig auf Vollständigkeit und Geometrie prüfen. Fehlerhafte Polygone fallen sonst erst auf, wenn eine Sendung bereits unterwegs ist.
6. Die Erstellung der Sorgfaltserklärung fest in den Bestell- und Versandprozess integrieren, damit die Referenznummer vor der Zollanmeldung vorliegt, und die Zollabteilung oder den Spediteur zu den Codes briefen.
7. Bei hohem Volumen die API-Anbindung gegen die Acceptance-Umgebung testen und die aktualisierte Spezifikation berücksichtigen.
8. Aufbewahrungsprozesse für Erklärungen, Referenznummern und Nachweise über mindestens fünf Jahre festlegen.

Häufige Fragen zum EUDR Informationssystem

Muss sich jedes Unternehmen im EUDR Informationssystem registrieren?

Nein. Registrieren müssen sich Marktteilnehmer, die Sorgfaltserklärungen einreichen, Kleinst- und Kleinprimärerzeuger für ihre vereinfachte Erklärung, Bevollmächtigte sowie nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler, die keine KMU sind. Kleinst-, kleine und mittlere Unternehmen auf nachgelagerter Stufe müssen sich nicht registrieren, sondern nur ihre Aufzeichnungspflichten erfüllen.

Was ist der Unterschied zwischen Referenznummer und Identifikationsnummer?

Die Referenznummer erhält jede Sorgfaltserklärung eines Marktteilnehmers. Die Identifikationsnummer erhält die einmalige vereinfachte Erklärung eines Kleinst- oder Kleinprimärerzeugers. Beide Nummern begleiten die Ware in der Lieferkette und werden bei Import und Export in der Zollanmeldung angegeben.

Ist das EUDR Informationssystem dasselbe wie TRACES NT?

Technisch läuft das EUDR Informationssystem auf der TRACES-Plattform der Kommission, die Anmeldeseiten tragen entsprechend den Zusatz tracesnt. Rechtlich ist das System ein eigenständiges Register nach Artikel 33 EUDR. Mit der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 wurde der Verweis auf TRACES aus dem Rechtstext gestrichen, damit die Kommission die technische Plattform bei Bedarf wechseln kann.

Ab wann müssen Sorgfaltserklärungen eingereicht werden?

Ab dem 30. Dezember 2026 für große und mittlere Unternehmen sowie für Kleinst- und Kleinunternehmen im Holzbereich. Übrige Kleinst- und Kleinunternehmen, die bis zum 31. Dezember 2024 als solche niedergelassen waren, müssen ab dem 30. Juni 2027 einreichen. Für Erzeugnisse, die mit dem Delegierten Rechtsakt neu aufgenommen werden, gilt die Pflicht ab dem 30. Dezember 2027.

Wie lange ist eine Sorgfaltserklärung gültig?

Eine Sorgfaltserklärung kann mehrere Sendungen und Chargen abdecken. Die Kommission empfiehlt einen Zeitraum von höchstens einem Jahr ab Einreichung. Sobald die angemeldete Menge vollständig in Verkehr gebracht oder ausgeführt wurde, ist für weitere Mengen eine neue Erklärung nötig.

Welche Daten brauche ich für eine Sorgfaltserklärung?

Angaben zum Marktteilnehmer, für jedes Erzeugnis HS-Code, Warenbeschreibung, Menge und Erzeugerland sowie die Geolokalisierung aller Erzeugungsflächen. Flächen über vier Hektar müssen als Polygon, kleinere können als Punkt angegeben werden. Bei Holz sind die wissenschaftlichen Namen der Holzarten anzugeben. Geodaten lassen sich als GeoJSON-Datei hochladen.

Was passiert, wenn das EUDR Informationssystem ausfällt?

Die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 sieht Notfallregelungen vor. Bei einer ungeplanten Nichtverfügbarkeit von mehr als 60 Minuten werden Nutzer benachrichtigt, und für betroffene Erzeugnisse stehen eine Notfall-Referenznummer und eine Notfall-Identifikationsnummer bereit. Die Kommission stellt bis zum 30. Dezember 2026 eine öffentliche Statusseite bereit.

Muss ich als nachgelagerter Marktteilnehmer eine eigene Sorgfaltserklärung abgeben?

Nein. Wer Erzeugnisse verarbeitet oder weiterverkauft, für die bereits eine Sorgfaltserklärung oder vereinfachte Erklärung vorliegt, reicht keine eigene Erklärung ein. Er muss Lieferanten und Abnehmer dokumentieren, als erster Abnehmer eines Marktteilnehmers zusätzlich die erhaltenen Nummern erfassen und sich als Nicht-KMU registrieren.

Was ist der TARIC-Code C716?

C716 ist der Unterlagencode, mit dem in der Zollanmeldung angezeigt wird, dass für die Ware eine Sorgfaltserklärung vorliegt. Als Unterlagennummer wird die Referenznummer aus dem EUDR Informationssystem eingetragen. Ohne gültigen Code und Referenznummer wird EUDR-relevante Ware bei Import und Export nicht abgefertigt.

Prüft das Informationssystem, ob meine Ware entwaldungsfrei ist?

Nein. Das System prüft die formale und technische Gültigkeit der Einreichung und erstellt ein internes Risikoprofil für die Behörden. Ob die Flächen tatsächlich entwaldungsfrei sind und die Erzeugung legal war, muss der Marktteilnehmer vorher im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht selbst prüfen und dokumentieren.

Fazit

Das EUDR Informationssystem ist betriebsbereit, die technischen Regeln sind final, und die Kommission schult aktiv. Damit ist eines der größten Fragezeichen der vergangenen Jahre ausgeräumt, und der Fokus verschiebt sich auf die Unternehmen selbst. Die Rollenverteilung ist seit der Änderung der Verordnung deutlich klarer, die Hauptlast liegt bei Importeuren, Primärerzeugern und Exporteuren. Wer seine Lieferantendaten, Geolokalisierungen und Prozesse jetzt aufbaut und testet, geht ohne Zeitdruck in den Dezember.

Polygon One unterstützt Sie dabei mit einem strukturierten, dokumentierten und prüffähigen Sorgfaltspflichtenprozess, von der Erfassung und Validierung der Geodaten über die Risikoanalyse bis zur Einreichung der Sorgfaltserklärung im EU-Informationssystem. Praktische Anleitungen finden Sie in unserem Helpcenter. Wenn Sie sehen möchten, wie das in Ihrer Lieferkette aussieht, vereinbaren Sie direkt eine Demo.

Quellen und weiterführende Links

• Verordnung (EU) 2023/1115 (EUDR), konsolidierte Fassung auf EUR-Lex
• Verordnung (EU) 2025/2650 zur Änderung der EUDR
• Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 zum Informationssystem
• Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 zur Änderung der Regeln des Informationssystems
• Leitlinien der Kommission zur EUDR, dritte Fassung (ABl. C/2026/3896)
• FAQ der Kommission zur Umsetzung der EUDR
• Kommissionsseite zum Informationssystem (Zugänge, Trainings, Handbuch)
• Kommissionsseite zur Umsetzung der EUDR
• Pressemitteilung der Kommission vom 13. Juli 2026
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