EUDR-Lieferantenabfrage: Fragebogen (Excel) und Musteranschreiben für Ihre Lieferanten

Die Sorgfaltserklärung steht und fällt mit Angaben, die nur der Lieferant hat: wo die Flächen liegen, wann geerntet wurde, ob die Erzeugung legal war. Artikel 9 der Verordnung (EU) 2023/1115 sagt, was ein Marktteilnehmer sammeln muss; wie er es vom Lieferanten bekommt, sagt er nicht. Diese Seite zeigt, was Sie je Rolle des Lieferanten tatsächlich brauchen, wie Sie die Abfrage organisieren und was zu tun ist, wenn nichts zurückkommt. Dazu gibt es einen Fragebogen als Excel-Datei und ein Musteranschreiben als Word und PDF, jeweils auf Deutsch und Englisch.

Das Wichtigste in Kürze

• Rechtsgrundlage. Artikel 9 Absatz 1 verlangt vor dem Inverkehrbringen: Beschreibung des Erzeugnisses mit Handelsnamen und bei Holz dem wissenschaftlichen Artnamen, Menge, Erzeugerland, Geolokalisierung aller Grundstücke mit Erzeugungszeitraum, Name, Anschrift und E-Mail-Adresse von Lieferanten und Abnehmern sowie hinreichend schlüssige und überprüfbare Nachweise für Entwaldungsfreiheit und Legalität.
• Geodaten. Bis vier Hektar genügt ein Koordinatenpaar mit Flächenangabe, darüber ist ein Polygon Pflicht; mindestens sechs Dezimalstellen in WGS84, ein Polygon je Grundstück, in GeoJSON der Längengrad vor dem Breitengrad (Artikel 2 Nummer 28, GeoJSON-Beschreibung der Kommission vom 17. August 2026).
• Erntezeitraum. Gemeint ist das Erntedatum oder die Dauer des Erzeugungsvorgangs, nicht das Verlade- oder Rechnungsdatum; fehlen genauere Angaben, genügt die Erntesaison (Kommissions-FAQ).
• Legalität. Nachzuweisen ist die Einhaltung des Rechts des Erzeugerlandes zu Landnutzung, Umwelt, Wald, Rechten Dritter, Arbeit, Menschenrechten, Zustimmung indigener Völker, Steuern, Korruption, Handel und Zoll (Artikel 2 Nummer 40); eine gültige FLEGT-Genehmigung gilt bei Holz als Nachweis der Legalität (Artikel 10 Absatz 3).
• Referenznummer. Nur ein Lieferant, der die Ware selbst in der EU in Verkehr gebracht hat, schuldet sie: Er teilt sie dem ersten nachgelagerten Abnehmer mit (Artikel 4 Absatz 7 in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 3 Buchstabe a); der erfasst sie mit der Prüfnummer (Artikel 5 Absatz 3) und bewahrt sie mindestens fünf Jahre auf (Artikel 5 Absatz 4). Von Erzeugern außerhalb der EU gibt es keine Nummer, sondern Geodaten und Nachweise.
• Verantwortung. Für die Richtigkeit der Angaben haftet der Marktteilnehmer, egal von wem sie kommen. Eine Pflicht, Geodaten entlang der Kette weiterzugeben, kennt die Verordnung nicht, und Namen einzelner Bauern werden nicht verlangt.

Stand: 17. Oktober 2026. Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2023/1115 in der Fassung der Verordnung (EU) 2025/2650, konsolidierte Fassung vom 18. September 2026; Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 in der Fassung der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565.

Wer was von wem braucht: die Rolle des Lieferanten entscheidet

Die häufigste Panne bei der Lieferantenabfrage ist die falsche Frage: Geodaten von einem Großhändler in der EU, der selbst keine Erklärung abgibt, oder eine Referenznummer von einer Kooperative in Übersee, die gar keine haben kann. Bestimmen Sie deshalb zuerst die Rolle des Lieferanten für die konkrete Lieferung. Welche Rolle Sie selbst haben, klärt der EUDR-Check in zwei Minuten; die Abgrenzung erklärt der Artikel zu Händlern und Marktteilnehmern.

Eine Sonderlage ist das Lager in der EU. Liefert ein Lieferant aus der Schweiz aus einem deutschen Lager, kommt es darauf an, ob die Ware schon in den zollrechtlich freien Verkehr überführt wurde. Wenn ja, hat der Überführende die Sorgfaltspflicht erfüllt und schuldet die Nummer; liegt sie noch im Zolllager oder in der aktiven Veredelung, wird zum Marktteilnehmer, wer sie später überführt, möglicherweise Sie selbst (Fallbeispiel der BLE).

Was Sie je Erzeugungsfläche brauchen

Artikel 9 nennt die Angaben, Artikel 2 die Definitionen dahinter. Die Tabelle übersetzt beides in die Felder des Fragebogens; die Formatregeln im Einzelnen, die Grenzen des Informationssystems und die Fehlerliste der Kommission stehen im Artikel zu Geodaten von Lieferanten, dort liegt auch die Geodaten-Vorlage als CSV und GeoJSON.

Zwei Hinweise für die Anfrage. Von Bauern, die nicht Ihre direkten Lieferanten sind, verlangt die Verordnung keine personenbezogenen Angaben; Koordinaten, Erzeugerland und Fläche genügen, und das Informationssystem liest ohnehin nur die Eigenschaften ProducerName, ProducerCountry, ProductionPlace und Area. Und wer vorsorglich mehr Flächen meldet, als geliefert haben, muss für alle die Sorgfaltspflicht erfüllen; verlangt sind genau die Flächen der Lieferung, nicht die größten oder die bekannten.

Referenznummern von Lieferanten in der EU

Kaufen Sie bei einem Marktteilnehmer in der EU, ist die Abfrage kürzer, aber nicht trivial. Nach Artikel 4 Absatz 7 teilt er Ihnen die Referenznummer seiner Sorgfaltserklärung mit. Mit der zugehörigen Prüfnummer prüfen Sie die Erklärung im Informationssystem (Prüffunktion, auch als CSV-Massenprüfung, Kommissions-FAQ 7.25) und referenzieren sie bei einer Wiederausfuhr oder Wiedereinfuhr in Ihrer eigenen Erklärung. Die Prüfnummer ist ein Sicherheitscode und gehört nicht in offene Verteiler; Lieferanten müssen sie nicht von sich aus mitliefern, Nicht-KMU können sie bei begründeten Bedenken verlangen. Den Textbaustein für die Anfrage und den Spickzettel finden Sie im Artikel zur Referenznummer im Abschnitt Referenznummer vom Lieferanten anfordern.

Drei Regeln ersparen Nachfragen. Die Nummer entsteht erst, wenn die Erklärung im Status „verfügbar“ ist; die Behörde darf sie bis zu drei Arbeitstage zurückhalten, bei verderblicher Ware 72 Stunden. Innerhalb von 72 Stunden nach Bereitstellung kann der Lieferant die Erklärung noch ändern oder widerrufen, solange die Nummer nicht dem Zoll mitgeteilt und die Ware nicht in Verkehr gebracht ist (72-Stunden-Regel). Vereinbaren Sie deshalb einen festen Ort für die Nummer, etwa ein Feld auf Rechnung oder Lieferschein mit Positionsbezug. Und erfassen Sie die Nummer beim Wareneingang mit Prüfnummer und Lieferposition; aufbewahrt wird mindestens fünf Jahre (Artikel 5 Absatz 4), weitergeben müssen Sie sie nicht.

Die Abfrage organisieren: Fristen, Erinnerung, Eskalation

Die Datenbeschaffung ist der längste Teil eines EUDR-Projekts, weil sie zwei Ernten und mehrere Zwischenstufen berührt. Ein Ablauf, der sich bewährt hat; ausführlicher im Zeitplan des Geodaten-Artikels:

1. Lieferanten einteilen (Woche 1 und 2). Je Lieferant und Erzeugnis die Rolle bestimmen und die Zahl der Grundstücke schätzen. Daraus folgt, wer Geodaten und Nachweise schuldet, wer eine Referenznummer und wer nur seine Unternehmensdaten, und ob eine Erklärung je Lieferung reicht (1.000 Erzeugungsorte je Rohstoffposition, 10.000 je Erklärung).
2. Anfrage verschicken (Woche 3), gestaffelt nach Volumen. Musteranschreiben mit Fragebogen, Geodaten-Vorlage oder Portal-Link und einem Datum, nicht „zeitnah“. Vier Wochen sind angemessen, wenn der Lieferant die Daten hat; für Nachweise, die erst beschafft werden müssen, sechs bis acht Wochen. Große Lieferanten zuerst, sie stellen die meisten Flächen.
3. Rückläufe prüfen (laufend). Format vor Inhalt: Syntax, Wertebereiche, liegt der Punkt im Erzeugerland, passt die Hektarzahl zum Polygon, Polygon bei jedem Grundstück über vier Hektar, Dubletten. Fehler sofort zurückspielen, solange der Vorgang beim Lieferanten noch präsent ist; die Prüfliste steht im Geodaten-Artikel.
4. Erinnern (Fristablauf plus einen Tag, plus zwei Wochen). Erste Erinnerung mit neuer Frist von zwei Wochen und der Liste der fehlenden Felder. Zweite Erinnerung an die Geschäftsführung des Lieferanten mit dem Satz, der zählt: Ohne die Angaben dürfen Sie die Ware ab dem Stichtag nicht mehr in Verkehr bringen, und das bedeutet für den Lieferanten den Auftrag.
5. Testen (Monat 4). Mit dem bereinigten Datensatz Testerklärungen in der Testumgebung der Kommission abgeben, bevor die erste echte Lieferung am Hafen liegt; Konten gelten nur in jeweils einer Umgebung (Anleitung zur Einreichung).
6. Wiederholen. Neue Ernte heißt neuer Zeitraum, neue Lieferanten heißen neue Grundstücke; eine Erklärung sollte keine Lieferungen über mehr als ein Jahr ab Übermittlung erfassen. Legen Sie den Rhythmus mit der Erntesaison fest und vereinbaren Sie, dass der Lieferant Änderungen unaufgefordert meldet.

Wenn nichts kommt. Für Erzeuger außerhalb der EU gibt es keine Abkürzung: ohne Geodaten keine Erklärung, ohne Erklärung keine Überlassung zum freien Verkehr, und es gibt weder Bagatellgrenze noch Stichprobe. Ein Lieferant, der dauerhaft nicht liefert, ist ein Beschaffungsrisiko und gehört im Einkauf so behandelt, mit Alternativen vor dem Stichtag. Bei einem Lieferanten in der EU klären Sie zuerst, ob er überhaupt Marktteilnehmer ist und ob die Ware schon in den freien Verkehr überführt wurde; bleibt er Marktteilnehmer und liefert keine Nummer, dürfen Sie die Ware ohne die Angaben nach Artikel 5 Absatz 3 nicht bereitstellen. Erhalten Sie dabei Hinweise auf eine Nichtkonformität, kommt es auf den Zeitpunkt an: Für Ware, die Sie schon in Verkehr gebracht oder bereitgestellt haben, müssen Sie die zuständige Behörde unverzüglich unterrichten, unabhängig von Ihrer Größe (Artikel 4 Absatz 5, Artikel 5 Absatz 5). Vor dem Inverkehrbringen trifft diese Meldepflicht nachgelagerte Nicht-KMU-Marktteilnehmer und Nicht-KMU-Händler; bei begründeten Bedenken müssen sie zudem prüfen, ob die Sorgfaltspflicht erfüllt wurde, und dürfen die Ware sonst nicht in Verkehr bringen oder bereitstellen (Artikel 5 Absatz 6).

Der Fragebogen (Excel)

Die Datei ist so aufgebaut, dass ein Lieferant sie ohne Rückfrage ausfüllen kann. Blatt „Anleitung“ erklärt Zweck, Ausfüllen, Formatregeln für Geodaten, Erntezeitraum, Legalitätsnachweise, Referenznummer und Vertraulichkeit. Blatt „Stammdaten Lieferant“ erfasst einmal je Lieferant die Unternehmensdaten und den Ansprechpartner, die Rolle nach der Verordnung (Auswahlliste), die Registrierung im Informationssystem, die Identifikationsnummer einer vereinfachten Erklärung, das Geodatenformat, die Zustimmung zur Sichtbarkeit der Geodaten, Zertifizierungen, die Zusage zur Segregation und die Bestätigung der Richtigkeit. Blatt „Lieferungen und Flächen“ hat eine Zeile je Grundstück: Lieferung, Rohstoff (Auswahl), Erzeugnis und KN-Code, Holzart, Menge, Erzeugerland, Landesteil, Flächen-ID, Flächenname, Hektar, Geometrie (Punkt, Polygon, Betrieb), Geodatenformat, übermittelte Datei, Erntezeitraum von und bis, Legalitätsnachweise, Rolle je Lieferung, Referenz- oder Identifikationsnummer, Prüfnummer, Zertifizierung, Segregationsbestätigung und Bemerkung. Blatt „Beispiel (fiktiv)“ zeigt die Tabelle ausgefüllt.

• Download: EUDR-Lieferantenabfrage, Fragebogen mit Anleitung, Stammdaten, Lieferungen und Flächen, fiktivem Beispiel (XLSX)
• Download: English version of the questionnaire (XLSX)

Eine Datei je Lieferant. Die Geodaten selbst kommen zusätzlich als GeoJSON-Datei, in der CSV-Vorlage aus dem Geodaten-Artikel oder über ein Portal; in der Tabelle genügt die Flächen-ID mit dem Dateinamen. Der Fragebogen ist ein Arbeitsmittel und keine amtliche Form; er darf frei verwendet, angepasst und an Lieferanten weitergegeben werden.

Das Musteranschreiben (Word und PDF)

Ein Anschreiben, das beantwortet wird, hat sechs Elemente: den Anlass in zwei Sätzen, die Rechtsgrundlage in einem, die konkrete Liste der Angaben mit Format, ein Datum statt „zeitnah“, die Zusage der Vertraulichkeit und einen Ansprechpartner mit der Bitte, Lücken früh zu melden. Was nicht hineingehört: Drohungen mit Bußgeldern, die den Lieferanten außerhalb der EU nicht treffen, und Sammelformulierungen wie „alle relevanten EUDR-Nachweise“. Das Muster folgt diesem Aufbau. Platzhalter stehen in eckigen Klammern, ein Absatz deckt den Fall ab, dass der Lieferant selbst Marktteilnehmer in der EU ist, und ein Kasten am Anfang erklärt die Stichtage. Ein Auszug:

Wir bitten Sie deshalb, uns bis zum [Datum] für jede Lieferung ab dem [Datum oder Lieferung] die folgenden Angaben zur Verfügung zu stellen: Geolokalisierung jeder Erzeugungsfläche, für Flächen bis vier Hektar ein Koordinatenpaar innerhalb der Fläche mit Angabe der Größe, für Flächen über vier Hektar ein Polygon, das den Umriss beschreibt, jeweils in WGS84 mit mindestens sechs Nachkommastellen, als GeoJSON-Datei; Erntezeitraum je Fläche; Erzeugnis und Menge je Lieferung mit KN-Code; Nachweise, dass die Erzeugung nach dem Recht des Erzeugerlandes erfolgt ist; Ihre Bestätigung, dass die gelieferte Ware auf keiner Stufe mit Ware unbekannter Herkunft vermischt wurde.

• Download: Musteranschreiben EUDR-Lieferantenabfrage mit Platzhaltern (DOCX)
• Download: Musteranschreiben EUDR-Lieferantenabfrage (PDF)
• Download: Model letter, English version (DOCX)
• Download: Model letter, English version (PDF)

Für Lieferanten in der EU, von denen Sie nur die Referenznummer brauchen, reicht der kürzere Textbaustein aus dem Artikel zur Referenznummer; er fragt zuerst die Rolle ab und erst dann die Nummer.

Beispiel: ausgefüllter Fragebogen (fiktives Muster)

Die Musterfirma Kaffee Import GmbH in Hamburg, dieselbe fiktive Firma wie im Beispiel zur Risikobewertung nach Artikel 10, fragt ihren Exporteur in Honduras nach einer Lieferung Rohkaffee von vier Flächen. Zum Vergleich steht darunter die Zeile eines fiktiven Lieferanten in der EU, der selbst Marktteilnehmer ist. Die Daten des Beispiels liegen im Januar 2027, also nach dem Geltungsbeginn am 30. Dezember 2026. Unternehmen, Flächen, Nummern und Nachweise sind erfunden; dieselben Zeilen stehen im Blatt „Beispiel (fiktiv)“ des Fragebogens.

Lesart: Zeile 2 ist ein Punkt, weil die Fläche unter vier Hektar liegt; dafür ist die Hektarangabe Pflicht. Zeile 1 trägt im Fragebogen eine Bemerkung, die in die Risikobewertung gehört (Nachbarschaft zu Sekundärwald, Kriterium b). Zeile 5 braucht weder Geodaten noch Nachweise, weil der Lieferant die Ware selbst in Verkehr gebracht hat; stattdessen stehen Referenznummer und Prüfnummer, beim Wareneingang in der Prüffunktion geprüft.

Häufige Fehler

• Die falsche Frage an die falsche Rolle. Geodaten vom Händler in der EU, Referenznummer vom Erzeuger in Übersee. Erst die Rolle klären.
• „Bitte bestätigen Sie die EUDR-Konformität.“ Darauf kommt ein Satz zurück, der in keiner Erklärung verwendbar ist. Fragen Sie je Fläche nach Feldern.
• Koordinaten der Kooperative oder der Mühle. Verlangt sind die Grundstücke, auf denen erzeugt wurde; der Sammelpunkt ist kein Erzeugungsort.
• Vier Nachkommastellen, Komma, Acres. Das System nimmt die Datei an und macht aus Ungenauigkeit Scheingenauigkeit. Fordern Sie die Genauigkeit nach, die die Verordnung verlangt.
• Zu viele Flächen. Vorsorglich gemeldete Flächen lösen für jede die volle Sorgfaltspflicht aus und belasten die Kriterien i und j der Risikobewertung.
• Ein Zertifikat als Antwort. Es ist ein Hilfsmittel, ersetzt weder Geodaten noch Erklärung, und Massenbilanz belegt keine Segregation (Kommissions-FAQ 5.7).
• Personendaten der Bauern. Sie werden nicht verlangt und machen Sie zum Verantwortlichen nach Datenschutzrecht. Koordinaten, Land und Fläche genügen.
• Kein fester Übergabepunkt. Ohne ein Feld auf Rechnung oder Lieferschein geht die Referenznummer im Wareneingang unter; ohne Datum geht die Anfrage im Posteingang des Lieferanten unter.

Wie Polygon One dabei hilft

Polygon One nimmt der Abfrage den Medienbruch: Ihre Lieferanten erhalten einen Link zu einem Portal ohne Login und tragen dort ihre Erzeugungsflächen selbst ein, als Koordinaten oder als Polygone. Polygon One setzt jede Fläche auf die Karte, prüft Vollständigkeit und Plausibilität, meldet, wenn etwas fehlt oder nicht zusammenpasst, und gleicht die Fläche per Satellit gegen den Stichtag 31. Dezember 2020 ab. Zertifikate und andere Nachweise liest eine KI aus und ordnet sie dem richtigen Lieferanten, Land und Rohstoff zu. Aus den Daten entsteht die Sorgfaltserklärung, die an TRACES geht; die Referenznummer kommt automatisch zurück in den Datensatz. Kaufen Sie bei einem Marktteilnehmer in der EU ein, speichert Polygon One dessen Referenznummern mit der Prüfnummer zu jeder Lieferung, damit Sie sie bei einer Kontrolle sofort finden. Fragebogen und Anschreiben auf dieser Seite sind der Weg ohne Portal; beides lässt sich kombinieren. So funktioniert die EUDR-Software.

Häufige Fragen

Darf ich von meinem Lieferanten in der EU auch die Geodaten verlangen?

Die Verordnung verpflichtet ihn nur zur Mitteilung der Referenznummer (Artikel 4 Absatz 7). Eine Pflicht, Geodaten entlang der Kette weiterzugeben, gibt es nicht; die Kommissions-FAQ stellt das klar. Vertraglich dürfen Sie es vereinbaren. Setzt der Lieferant in seiner Erklärung das Kennzeichen für vertrauliche Geodaten nicht, dürfen nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler die Koordinaten im Informationssystem sehen; den Inhalt der vorgelagerten Erklärung dürfen Nicht-KMU bei begründeten Bedenken einsehen.

Muss der Lieferant die Prüfnummer mitliefern?

Die Verordnung verlangt die Weitergabe der Referenznummer. Die Prüfnummer brauchen Sie, um die Erklärung in der Prüffunktion des Informationssystems zu prüfen oder in einer eigenen Erklärung zu referenzieren; Lieferanten müssen sie nicht von sich aus mitliefern, Nicht-KMU können sie bei begründeten Bedenken anfordern. In der Praxis bitten Sie um beides, wie im Textbaustein des Referenznummer-Artikels, und behandeln die Prüfnummer als Sicherheitscode.

Brauche ich Namen und Adressen der einzelnen Bauern?

Nein. Solange die Bauern nicht selbst Marktteilnehmer oder Ihre direkten Lieferanten sind, verlangt die Verordnung keine personenbezogenen Angaben von ihnen; die Geolokalisierung der Fläche genügt. Wer trotzdem Namen als ProducerName einträgt, verarbeitet personenbezogene Daten nach den Regeln des Datenschutzes.

Wie oft muss ich die Abfrage wiederholen?

Mit jeder neuen Ernte und bei jedem neuen Lieferanten oder neuen Grundstück. Eine Sorgfaltserklärung darf mehrere Lieferungen abdecken, sollte nach der Kommissions-FAQ aber keine Lieferungen über mehr als ein Jahr ab der Übermittlung erfassen, weil Artikel 12 die jährliche Überprüfung der Sorgfaltspflichtregelung verlangt. Vereinbaren Sie mit dem Lieferanten, Änderungen unaufgefordert zu melden.

Reicht ein Zertifikat wie Rainforest Alliance oder FSC als Antwort auf die Abfrage?

Nein. Zertifizierungen sind nach Artikel 10 Absatz 2 Buchstabe n und Kommissions-FAQ 5.7 ein Hilfsmittel der Risikobewertung, soweit sie die nötigen Informationen abdecken. Geodaten, Erntezeitraum, Nachweise und Erklärung bleiben Pflicht, und Zertifikate auf Massenbilanz-Basis belegen keine Segregation. Nur eine gültige FLEGT-Genehmigung gilt nach Artikel 10 Absatz 3 als Nachweis der Legalität von Holz.

Was ist, wenn der Lieferant seine Flächen nicht offenlegen will?

Zwei Antworten. In der Sorgfaltserklärung kennzeichnen Sie die Geodaten als vertraulich; dann sehen Ihre Abnehmer nur die Referenznummer, die Behörden sehen die Flächen in jedem Fall. Außerhalb des Systems entscheidet der Vertrag, was weitergegeben wird. Ganz ohne Geolokalisierung geht es nicht: ohne Geodaten keine Erklärung, ohne Erklärung keine Überlassung zum freien Verkehr.

Quellen und Stand: Verordnung (EU) 2023/1115 in der Fassung der Verordnung (EU) 2025/2650 (konsolidierte Fassung vom 18. September 2026, EUR-Lex), Artikel 2 Nummern 15, 27, 28 und 40, Artikel 4, 4a, 5, 9, 10 und 12. Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 in der Fassung der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 (Informationssystem, Referenz- und Prüfnummer, 72-Stunden-Regel). EUDR GeoJSON File Description der Kommission (Stand 17. August 2026). Kommissions-FAQ zur EUDR, Version 5 (April 2026, überarbeitet 21. August 2026), unter anderem Fragen 5.7 und 7.25. Stand: 17. Oktober 2026. Das Beispiel ist fiktiv. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung.