Sorgfaltserklärung im EUDR-Informationssystem einreichen: Schritt für Schritt in TRACES und über die API

Das Wichtigste in Kürze

• Nur Marktteilnehmer reichen ein. Wer ein relevantes Erzeugnis erstmals in der EU in Verkehr bringt oder es ohne vorheriges Inverkehrbringen in der EU ausführt, übermittelt vorher eine Sorgfaltserklärung, selbst oder über einen Bevollmächtigten. Kleinst- oder Kleinprimärerzeuger mit Sitz in einem Land mit geringem Risiko, die dort selbst Erzeugtes in Verkehr bringen oder ausführen, geben stattdessen eine einmalige vereinfachte Erklärung ab. Nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler reichen nichts ein, das System lässt es technisch auch nicht zu.
• Der Weg hat fünf Stationen: EU Login, Konto mit Rolle „Operator“, Unternehmen mit Kennung, dann die Erklärung in sieben Feldern und zuletzt das Absenden mit „Submit“ und „Confirm & Sign“.
• Die Nummern kommen erst im Status AVAILABLE. Referenznummer und Prüfnummer vergibt das System nach dem automatischen Risikoprofil. Die Behörde darf sie bis zu drei Arbeitstage zurückhalten, bei verderblicher Ware 72 Stunden, und diesen Zeitraum verlängern.
• 72 Stunden Korrekturfenster. So lange lässt sich eine verfügbare Erklärung ändern oder widerrufen, aber nicht mehr, sobald die Nummer beim Zoll liegt, die Ware in Verkehr gebracht oder ausgeführt ist oder die Erklärung in einer Zusammenfassung steckt, und nicht während einer angekündigten Kontrolle. Nach Ablauf kann die Behörde auf Antrag um höchstens acht Kalendertage verlängern.
• Harte Grenzen. 25 MB Geodaten, 1.000 Einträge „Production Place“ je Erzeugnisposition und 10.000 je Erklärung, wobei ein Eintrag alle Flächen eines Erzeugerlands enthalten darf, 50 Entwürfe je Marktteilnehmer und bis zu 1.000 Erklärungen in einer Zusammenfassung. Bei der Zahl der Erzeugnisse je Erklärung nennt die Kommission 200 oder 100, je nach Dokument.
• Erst testen, dann einreichen. Die Testumgebung der Kommission ist vom Echtsystem getrennt, Konten gelten nur jeweils in einer der beiden Umgebungen.

Wer im Informationssystem was tut

Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2025/2650 ist die Arbeitsteilung klar: Sorgfaltserklärungen kommen nur noch vom Anfang der Kette. Die Kommission sagt es in ihrer FAQ ausdrücklich, kein nachgelagerter Marktteilnehmer und kein Händler muss eine Erklärung abgeben, und das Informationssystem erlaubt es ihnen technisch auch nicht, selbst wenn Kunden danach fragen.

Zwei Fallen aus der Übergangszeit. Große Unternehmen, die früher mit der Tätigkeit „Trader“ registriert waren, müssen die neue Tätigkeit „EUDR Non-SME Downstream Operator or Trader“ aktiv hinzufügen, sonst ist die Registrierungspflicht nach Artikel 5 Absatz 2 nicht erfüllt. Und Zollvertreter oder Spediteure ohne Eigentum an der Ware sind weder Marktteilnehmer noch Händler. Wer sie die Erklärung einreichen lassen will, braucht ein eigenes schriftliches Mandat als Bevollmächtigter, getrennt von der Zollvollmacht.

Welche Rolle Sie für welches Erzeugnis haben, klärt der EUDR-Check. Die Rollen im Einzelnen erklärt der Artikel über Händler und Marktteilnehmer.

Vor der ersten Erklärung: Zugang und Registrierung

Das Informationssystem ist ein Modul von TRACES, der Handelsplattform der Kommission. Der Einstieg liegt unter eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt, dort beginnt alles mit „Request an access“.

1. EU Login anlegen. Das Konto gehört einer echten Person, nicht einem Funktionspostfach, weil Einreichungen in TRACES rechtlich zugerechnet werden. Die Kommission rät zur dienstlichen E-Mail-Adresse. Der Link zum Setzen des Passworts gilt 90 Minuten. Eine Zwei-Faktor-Anmeldung lässt sich in EU Login einrichten. Wir empfehlen sie, weil die Referenznummern aus dem System in Zollanmeldungen landen.

2. Konto und Rolle. Nach der ersten Anmeldung wählen Sie die Rolle „Operator“. Sie deckt Marktteilnehmer, Kleinprimärerzeuger, nachgelagerte Akteure, Händler und Bevollmächtigte ab. Seit der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 legt jeder Nutzer nur ein einziges Konto an und hängt weitere Rollen darunter.

3. Unternehmen finden oder anlegen. Die Suche verlangt Land und Firmenname. Existiert das Unternehmen schon, setzen Sie das Häkchen und senden „Request authorisation“. Der erste Nutzer eines Unternehmens wird automatisch freigeschaltet, alle weiteren von Kollegen mit Administratorrechten. Existiert es nicht, erscheint nach der Suche „+ Create a new operator“. Das Formular fragt Name, Land, Anschrift, mindestens eine Kennung und die Tätigkeit ab. Unternehmen mit Sitz in der EU werden automatisch bestätigt. Danach einmal ab- und wieder anmelden, sonst sind die neuen Rechte nicht sichtbar.

4. Die richtige Kennung. Wer einführt oder ausführt, braucht eine EORI-Nummer in der Registrierung, sonst bietet das Erklärungsformular in Feld 2 die Tätigkeiten Import und Export gar nicht an. Die EORI besteht aus dem Länderkürzel des ausgebenden Mitgliedstaats und bis zu 15 Zeichen. Für Erzeugung im Inland und für nachgelagerte Akteure nennt das Handbuch Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer oder nationale Registernummer als erste Wahl. Bei der Registrierung akzeptiert TRACES insgesamt elf Kennungsarten, darunter auch DUNS und GLN.

5. Unternehmen ohne Sitz in der EU. Sie brauchen eine EORI aus einem Mitgliedstaat, ausgestellt dort, wo sie erstmals verzollen wollen, und eine E-Mail an den Helpdesk der Generaldirektion SANTE mit Firmenname, Anschrift und EORI, die zuständige Behörde des EORI-Staats in Kopie. Erst danach schaltet der Helpdesk frei. Nach den Validierungsregeln können solche Unternehmen in der Sorgfaltserklärung nur die Tätigkeit Import wählen.

6. Mindestens zwei Administratoren. Die Kommission empfiehlt ausdrücklich mehr als einen Nutzer mit Administratorrechten. Ein Administrator bestätigt neue Kollegen unter „Actors“ > „Users“, kann aber einmal gewählte Tätigkeiten nicht löschen, das können nur Behörden und Helpdesk.

Die Testumgebung. Unter acceptance.eudr.webcloud.ec.europa.eu läuft eine Testumgebung, in der Sie das System kennenlernen und ausprobieren können. Dort eingereichte Erklärungen haben keine Rechtswirkung, und die Konten sind nicht mit dem Echtsystem verbunden. Alle Bildschirmfotos im Handbuch der Kommission stammen aus dieser Testumgebung, das Echtsystem kann im Detail anders aussehen.

Die Sorgfaltserklärung Schritt für Schritt

Die Erklärung beginnt im Menü „Documents“ > „EU Deforestation“ mit der Schaltfläche „Create“.

Schritt 1: Rolle und interne Nummer. Sie wählen „As Operator“ oder als Bevollmächtigter „Representing Operator“. Ein Fenster fragt nach einer internen Referenznummer. Sie ist freiwillig, dient nur Ihrer eigenen Suche und ist nicht die Referenznummer der Erklärung. Das Handbuch rät, keine Leerzeichen zu verwenden, weil sie die spätere Suche stören. Bleibt das Feld leer, vergibt das System beim ersten Speichern selbst eine.

Schritt 2: die sieben Felder. Das Formular „Statement Details“ hat sieben Abschnitte. Pflichtfelder tragen ein rotes Sternchen.

Eine Erklärung deckt genau eine Tätigkeit ab. Wer einführt und ausführt, braucht zwei Erklärungen. Innerhalb einer Tätigkeit darf eine Erklärung mehrere Erzeugnisse mit jeweils mehreren Erzeugungsorten enthalten und mehrere Lieferungen abdecken.

Feld 6 im Detail. Jede Erzeugnisposition beginnt mit „+ Add Commodity or Product“ und der Auswahl des HS-Codes aus einem Baum oder per Stichwort. Der Code muss mindestens so viele Stellen haben wie in Anhang I der Verordnung aufgeführt und darf bis zur sechsstelligen HS-Unterposition genauer sein. Achtstellige KN- oder elfstellige TARIC-Nummern gehören nicht hierher. Pflicht sind außerdem:

• eine Beschreibung des Erzeugnisses;
• eine Menge. Bei Import und Export ist die Nettomasse in Kilogramm Pflicht, dazu die besondere Maßeinheit bei den HS-Codes, die Anhang 2 des Handbuchs dafür auflistet, etwa Kubikmeter bei Rohholz (4403) oder Stückzahl bei Reifen (4011). Das System wählt sie dann vor. Bei Erzeugung im Inland genügt eine der Angaben Nettomasse, Volumen oder besondere Maßeinheit, die Nettomasse darf mit einer Abweichung von bis zu 25 Prozent geschätzt werden;
• bei Holz die wissenschaftlichen Namen aller Arten, ausgewählt aus einer hinterlegten Liste. Artikel 9 der Verordnung verlangt, dass Sie auch den gebräuchlichen Namen jeder Art erfassen, und nach den Validierungsregeln prüft das System mindestens einen „Common Name“, dazu unten mehr;
• mindestens ein Erzeugungsort mit Erzeugerland, Fläche in Hektar und Geolokalisierung.

Nettomasse heißt Ware ohne Verpackung. Deckt die Erklärung mehrere Lieferungen ab, ist es die Gesamtmasse, die über einen Zeitraum in Verkehr gebracht oder ausgeführt werden soll und für die die Sorgfaltsprüfung durchgeführt wurde.

Die Erzeugungsorte. Sie sind Pflichtangabe jeder Erklärung nach Anhang II Nummer 3 der Verordnung. Nur eine zusammenfassende Erklärung muss sie nicht wiederholen, weil sie aus den Einzelerklärungen stammen. Jedes Erzeugerland braucht einen eigenen Eintrag. Die Koordinaten kommen auf drei Wegen ins System: von Hand als Punkt, gezeichnet im Kartenwerkzeug GeoEditor als Punkt, Rechteck oder Polygon, oder als hochgeladene GeoJSON-Datei. Was die Datei enthalten muss, woran Uploads scheitern und welche Vorlage Sie Lieferanten schicken, steht ausführlich im Artikel zu den Geodaten von Lieferanten. Eine Falle im GeoEditor: Wer nach der Ortssuche sofort „Confirm“ klickt, schließt das Fenster ohne Auswahl.

Schritt 3: speichern, absenden, signieren. Mit „Create draft“ wird die Erklärung zum Entwurf und bekommt ihre interne Nummer. „Submit“ und danach „Confirm & Sign“ reichen sie ein. Im letzten Fenster bestätigen Sie, dass die Sorgfaltspflicht erfüllt und kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko festgestellt wurde. Dort steht auch ein Kästchen zur Sichtbarkeit der Geodaten. Sein Text spricht noch von der Referenzierung in anderen Erklärungen, einer Funktion, die es nicht mehr gibt. Nach Kapitel 8 des Handbuchs entscheidet das Kästchen heute, ob große nachgelagerte Unternehmen bei einer Prüfung Ihre Geodaten sehen. Setzen Sie es bewusst und nach Rücksprache mit den Lieferanten.

Nach dem Absenden: Status, Nummern, Risikoprofil

Gleich nach dem Absenden erstellt das System ein automatisches Risikoprofil und weist der Erklärung einen Risikostatus zu. Den sehen nur Behörden, Zoll und Kommission, nie der Einreicher. Danach vergibt es unverzüglich die Referenznummer und die Prüfnummer.

Wenn die Nummer auf sich warten lässt. Normalerweise kommt sie ohne Verzögerung. Löst die Erklärung ein Risikokriterium der Behörde aus, darf diese die Nummern zurückhalten, um zu prüfen. Die Verzögerung muss so kurz wie möglich sein und darf zunächst den Zeitraum aus Artikel 17 Absatz 3 der Verordnung nicht überschreiten: drei Arbeitstage, bei verderblicher Ware 72 Stunden, jeweils ab Feststellung des hohen Risikos im System. Die Behörde kann diesen Zeitraum aber nach eigenem Ermessen so lange wie nötig um weitere Zeiträume von je drei Arbeitstagen verlängern. Eine feste Obergrenze gibt es also nicht. In diesem Zeitraum kann die Behörde die Erklärung auch abweisen. Das Erzeugnis einer abgewiesenen Erklärung gilt ab der Abweisung als Erzeugnis ohne Sorgfaltserklärung und darf weder in Verkehr gebracht noch ausgeführt werden. Sobald die Referenznummer beim Nutzer angekommen ist, ist eine Abweisung nicht mehr möglich.

Die beiden Nummern. Die Referenznummer ist eindeutig je Erklärung und hat in den Beispielen der Kommission 14 Zeichen. Sie geht an den ersten nachgelagerten Abnehmer und in die Zollanmeldung. Die Prüfnummer ist ein Sicherheitscode, den nur Einreicher und Behörde kennen. Sie dürfen sie vertraulich weitergeben, müssen es aber nicht. Wie Sie die Referenznummer weitergeben, schreibt die Verordnung nicht vor, Rechnung, E-Mail oder Lieferpapier genügen, das bestätigen Kommission und BLE. Alles Weitere steht im Artikel zur Referenznummer.

Die Zeitleiste im Formular. Nach dem ersten Speichern zeigt der Bereich „Last Changes“ unten links vier Zeitpunkte: angelegt, abgesendet, Ende der Änderungsfrist („Amend cutoff date“) und verfügbar seit.

Ändern, widerrufen, kopieren: die 72-Stunden-Regel

Die Regel steht in Artikel 5 der Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084, geändert durch die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565.

Das Fenster. Eine verfügbare Erklärung lässt sich innerhalb von 72 Stunden nach Bereitstellung der Referenznummer ändern oder widerrufen. Die technische Referenz der Schnittstelle zählt die 72 Stunden dagegen schon ab dem Absenden. Wer sicher gehen will, rechnet ab dort.

Die vier Sperren. Schon innerhalb der 72 Stunden ist Schluss, sobald

1. die Behörde eine Kontrolle der Erklärung oder der Ware angekündigt hat, für die Dauer der Kontrolle;
2. das Erzeugnis in Verkehr gebracht oder ausgeführt wurde;
3. die Referenznummer dem Zoll vor der Überlassung zum freien Verkehr oder der Ausfuhr mitgeteilt wurde;
4. die Erklärung in einer eigenen zusammenfassenden Erklärung verwendet wurde.

Die Verlängerung. Ist das Fenster abgelaufen, kann die Behörde es auf begründeten Einzelantrag um höchstens acht Kalendertage verlängern, auch rückwirkend. Der Antrag muss Gründe nennen, die außerhalb Ihrer Kontrolle lagen, und darlegen, dass keine der Sperren greift.

Jede Änderung löst ein neues Risikoprofil aus. Das System erstellt es für die ganze geänderte Erklärung, nicht nur für die geänderten Angaben.

Vor dem Absenden ist mehr möglich. Ein Entwurf lässt sich beliebig speichern oder löschen, eine abgesendete, noch nicht verfügbare Erklärung lässt sich abbrechen. Für wiederkehrende Lieferungen gibt es „Copy As New“: Die Funktion kopiert eine Erklärung im Status Entwurf, abgesendet oder verfügbar in eine neue, die Sie als Vorlage anpassen. Häufig gebrauchte Daten fest speichern kann das System nicht. Und die Zahl der Entwürfe ist auf 50 je Marktteilnehmer begrenzt. Wer an die Grenze stößt, muss erst absenden oder löschen.

Die Praxis daraus. Die Referenznummer erst dann an den Zoll geben, wenn die Erklärung geprüft ist. Ein Tippfehler in Menge oder HS-Code, der nach der Zollanmeldung auffällt, lässt sich nicht mehr in der alten Erklärung beheben.

Viele Erklärungen zusammenfassen

Die Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565 hat in die Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 einen neuen Artikel 8a eingefügt und damit ein neues Werkzeug geschaffen. Sie können eigene Erklärungen in einer neuen Erklärung zusammenfassen, die im Handbuch „Group Head“ heißt.

Wofür. Die Kommission denkt vor allem an Erklärungen, deren Geodaten die 25 MB sprengen, und an Zollabläufe, die mit vielen Einzelnummern ins Stocken geraten. Nach dem Benutzerhandbuch passen bis zu 1.000 Erklärungen in eine Zusammenfassung, die Validierungsregeln der Schnittstelle nennen 2.000. Wer sicher gehen will, bleibt bei 1.000.

Wie. Sie legen eine neue Erklärung an, speichern sie mit „Create draft“ und wählen in Feld 7 über „+ Grouping“ die Erklärungen aus. Nach dem Handbuch lassen sich nur verfügbare Erklärungen derselben Tätigkeit zusammenfassen, also nur Einfuhren mit Einfuhren. Die Validierungsregeln der Schnittstelle akzeptieren auch archivierte Erklärungen. Ein Marktteilnehmer kann seine Sorgfaltserklärungen auch mit eigenen vereinfachten Erklärungen kombinieren, ein Bevollmächtigter nur Erklärungen desselben vertretenen Unternehmens.

Was die Zusammenfassung selbst enthalten muss. Sie ist eine vollständige Erklärung. In Feld 6 stehen alle Erzeugnisse mit der Summe ihrer Mengen, das müssen Sie selbst eintragen. Nur die Geodaten übernimmt das System von den einbezogenen Erklärungen.

Was danach gilt. Die einbezogenen Erklärungen bekommen den Status GROUPED und sind einzeln nicht mehr gültig. An Kunden und Zoll geht ab jetzt nur noch die Referenznummer der Zusammenfassung. Wird die Zusammenfassung widerrufen, leben die alten Erklärungen nicht wieder auf, sie bleiben zusammengefasst. Ändern lässt sich an der Zusammenfassung nur ihr eigener Inhalt, nicht die Liste der einbezogenen Erklärungen. Die Kommission schreibt dazu selbst: mit Vorsicht verwenden.

Nachgelagert: prüfen statt einreichen

Für nachgelagerte Marktteilnehmer und Händler ist das Informationssystem ein Prüfwerkzeug.

Gültigkeit prüfen. Über die blaue Schaltfläche „Verification“ geben Sie Referenznummer und Prüfnummer ein. Das System antwortet mit einem von drei Ergebnissen: gültig, also verfügbar; nicht gültig, also vorhanden, aber nicht verfügbar; oder nicht gefunden. Das Ergebnis lässt sich als PDF mit Datum speichern. Nach der FAQ der Kommission gibt es dafür auch einen Massenabgleich per CSV-Datei.

Inhalt einsehen. Nur Nicht-KMU dürfen bei begründeten Bedenken den Inhalt der vorgelagerten Erklärung ansehen. Die Geodaten sehen sie nur, wenn der Einreicher das Kästchen beim Absenden gesetzt hat.

Was nicht verlangt ist. Eine routinemäßige Prüfung jeder Nummer verlangt die Kommission nicht. Alle nachgelagerten Akteure halten Name, Anschrift und E-Mail-Adresse ihrer Lieferanten und Abnehmer fest. Referenznummern sammeln nur erste nachgelagerte Abnehmer, also Kunden eines Marktteilnehmers, und ordnen sie dem Wareneingang zu. Alle Angaben werden mindestens fünf Jahre aufbewahrt. Die Prüfnummer müssen Lieferanten nicht mitliefern, Nicht-KMU können sie bei begründeten Bedenken anfordern. Der erste nachgelagerte Abnehmer muss die Nummer nach Auskunft der BLE auch nicht weiter nach unten reichen.

Einreichung über die Schnittstelle

Wer viele Erklärungen abgibt oder sie aus dem ERP erzeugt, reicht über die Schnittstelle der Kommission ein. Seit der Version 3, die die Änderungen der Verordnung (EU) 2025/2650 abbildet, gibt es nur noch sie, die Versionen 1 und 2 werden abgeschaltet. Aktuell ist die technische Referenz in der Fassung 1.2 vom 11. September 2026, die im System selbst unter eudr.webcloud.ec.europa.eu/tracesnt/help/eudr-documentation steht. Die Kommission weist darauf hin, dass sie noch angepasst werden kann. Das Benutzerhandbuch behandelt die Schnittstelle ausdrücklich nicht.

Technik. SOAP-Webdienste über HTTPS. Angemeldet wird mit WS-Security: Benutzername, ein Passwort-Digest aus dem Authentifizierungsschlüssel, ein Zeitstempel und die Kopfzeile WebServiceClientId. Sorgfaltserklärungen laufen über den Dienst EUDRDueDiligenceStatementServiceV3, vereinfachte Erklärungen über EUDRSimplifiedDeclarationServiceV3. Ein Echo-Dienst in der Testumgebung prüft nur Verbindung und Zugangsdaten.

Zugang in drei Schritten.

1. Unternehmen und mindestens ein Nutzer sind in der Weboberfläche angelegt. Der erste Nutzer ist die verantwortliche Person und darf kein Platzhalter sein.
2. Der Benutzername steht unter „Edit Profile“ > „Personal Information“.
3. Unter „Web Services Access“ klicken Sie auf „Active“. Dann erscheint der Authentifizierungsschlüssel. Er ist privat, und die Person hinter dem EU Login verantwortet alles, was damit übermittelt wird.

Die Kommission rät, alles zuerst in der Testumgebung einzurichten und zu testen und die Schritte dann in der Produktion zu wiederholen.

Ein technischer Nutzer für mehrere Unternehmen. Dienstleister und Konzerne senden in jeder Anfrage die Kopfzeile BodyIdentity mit dem Web Service Access Identifier des jeweiligen Unternehmens. Er steht in der Weboberfläche unter „Directory“ > „Operators“ bei den Kennungen des Unternehmens. Unternehmen, die vor Einführung dieser Funktion registriert wurden, fordern ihn beim Helpdesk SANTE-TRACES an. Bei Fragen zur Schnittstelle beginnt der Betreff der Mail an diesen Helpdesk mit „EUDR API“, für die Kennung lautet er „EUDR API — Web Service Access Identifier request“.

Die sechs Operationen für Sorgfaltserklärungen.

Keine Entwürfe, keine Rückmeldung. Über die Schnittstelle gibt es keine Entwürfe, die Grenze von 50 gilt nur in der Weboberfläche. Weil submitDds nur eine UUID zurückgibt, holen Sie Referenz- und Prüfnummer anschließend mit getDds ab. Die Kommission bittet, frühestens 30 Minuten nach dem Absenden abzufragen, weil zuerst das Risikoprofil laufen muss. Eine Benachrichtigung beschreibt die Dokumentation nicht, der Status wird abgefragt.

Grenzen. Fünf Anfragen pro Sekunde je IP-Adresse und 10.000 pro Minute über alle Nutzer. Die Referenznummer hat in den Beispielen der Kommission 14 Zeichen und beginnt mit Jahr und Länderkürzel, etwa 26BE7XTVCZAQ2S. Nummern vereinfachter Erklärungen sind nach dem Änderungsprotokoll ebenfalls 14 Zeichen lang und beginnen mit einem S, etwa S26FRNMNBSA96Q.

Wechsel von Version 1 oder 2. Neue Namensräume und Endpunkte verlangen neue WSDL- und XSD-Bindungen. Aus retractDds wird withdrawDds, aus getDdsInfo wird getDds, aus ddsIdentifier wird uuid, aus associatedStatements wird groupedDeclarations. Die Tätigkeit TRADE und die Händlerrollen fallen weg, im Mengenmodell fehlt das Volumen. Alte Erklärungen bleiben über Version 3 lesbar. Als Nächstes plant die Kommission eine Anmeldung mit Zertifikaten (mTLS), mit Übergangsfrist für das bisherige Verfahren.

Der häufigste Fehler beim Anbinden. Eine nackte Fehlermeldung „InternalSystemException“ ohne Details bedeutet, dass WS-Security die Anfrage schon vor der fachlichen Prüfung abgelehnt hat. Häufigste Ursache sind Leerzeichen oder Zeilenumbrüche in Passwort-Digest oder Nonce, oft weil der Base64-Kodierer die Ausgabe nach 76 Zeichen umbricht. Kodieren Sie ohne Zeilenumbruch und formatieren Sie den Sicherheitskopf nicht. Ein zweiter Anmeldefehler entsteht, wenn die eigene Systemuhr mehr als fünf Minuten von der Serverzeit abweicht. Die Kommission ordnet ihn dem Fehlerbild „Timestamp expired“ zu und rät zur Zeitsynchronisierung. Fachliche Fehler kommen als BusinessRulesValidationException, etwa EUDR-GROUPING-NOT-ALLOWED-ON-AMEND, wenn beim Ändern eine Zusammenfassung mitgeschickt wird.

Zoll: wann die Nummer in die Anmeldung gehört

Reihenfolge. Erst die Erklärung, dann die Zollanmeldung. Bei Einfuhr und Ausfuhr muss die Erklärung verfügbar sein und ihre Referenznummer vorliegen, bevor die Anmeldung abgegeben wird. Eine Nummer darf mehrere Anmeldungen abdecken, eine Anmeldung mehrere Nummern tragen.

Ort in der Anmeldung. Die Referenznummer steht bei den Unterlagen, mit Unterlagenart und Nummer aus dem TARIC. Welcher Code in welchem Fall gilt, von C716 für die Sorgfaltserklärung bis zu den Codes für vereinfachte Erklärungen und nachgelagerte Ausfuhren, steht im Glossar der TARIC-Codes.

Wer als Marktteilnehmer gilt. Bei der Einfuhr ist es in der Regel der Einführer in der Zollanmeldung, Datenelement 13 04 000 000, bei der Ausfuhr der Ausführer, Datenelement 13 01 000 000. Zolllager, aktive Veredelung, vorübergehende Verwendung und Versand sind kein Inverkehrbringen. Wer Ware aus einem deutschen Zolllager bezieht, klärt deshalb vorher, wer sie erstmals in den freien Verkehr bringt und die Erklärung abgibt.

Mengen. Nettomasse in Kilogramm und gegebenenfalls die besondere Maßeinheit stehen genauso in der Zollanmeldung. Deckt eine Erklärung mehrere Lieferungen ab, steht in ihr die Gesamtmenge, in jeder Zollanmeldung nur die Menge der jeweiligen Sendung. Halten Sie die Zuordnung deshalb nachvollziehbar fest.

Wiedereinfuhr. Wer zuvor ausgeführte Ware wieder einführt, gilt nur dann als nachgelagerter Marktteilnehmer, wenn er belegen kann, dass die Ware oder alle darin enthaltenen relevanten Erzeugnisse bereits in der EU in Verkehr gebracht wurden und der Sorgfaltspflicht unterlagen, etwa mit Zollanmeldungen, Rechnungen oder Frachtpapieren. Sonst gilt die Ware als erstmals eingeführt, und er reicht eine Sorgfaltserklärung ein. Als nachgelagerter Marktteilnehmer gibt er in der Zollanmeldung die Nummern seiner Lieferanten an, mit dem TARIC-Code C720 als großes Unternehmen oder C725 als KMU. Liegen keine vor, verwendet er eine konventionelle Referenznummer der Kommission. Für Bestandteile, die zuvor keiner Sorgfaltsprüfung unterlagen, braucht es eine eigene Sorgfaltserklärung. Einzelheiten und die Sonderregel für Ware aus der Übergangszeit stehen im Artikel zu Ausfuhr und Wiedereinfuhr.

Noch nicht möglich ist die gemeinsame Abgabe von Zollanmeldung und Sorgfaltserklärung in einem Schritt. Die Verordnung sieht sie vor, die Kommission plant sie mittel- bis langfristig. Die Verbindung zwischen Informationssystem und nationalen Zollsystemen soll nach der FAQ der Kommission über das EU-Zoll-Single-Window CERTEX laufen.

Wo sich die Dokumente der Kommission widersprechen

Wer sich durch Handbuch, FAQ, Leitlinien und technische Dokumentation arbeitet, stößt auf abweichende Angaben. Die wichtigsten:

Die Validierungsregeln stehen als Kapitel 10 in der API-Referenz in der Fassung 1.2 vom 11. September 2026, das Handbuch trägt den 16. September 2026. Rechtlich zählt keines dieser Dokumente, sondern die Verordnung und ihre Durchführungsverordnungen. Wo das System anders prüft, entscheidet im Alltag aber das System. Deshalb der Rat, Grenzfälle in der Testumgebung auszuprobieren, bevor die Ware im Hafen liegt.

Was bis Mitte 2027 noch kommt

• 15. Oktober 2026: Sorgfaltserklärungen werden der Behörde des Mitgliedstaats zugewiesen, in dem der Marktteilnehmer niedergelassen ist, bei Unternehmen außerhalb der EU nach der Kennung aus der Registrierung.
• 30. Dezember 2026: Die Pflichten gelten. Nur Marktteilnehmer, die bis zum 31. Dezember 2024 als Kleinst- oder Kleinunternehmen niedergelassen waren, haben mehr Zeit. Bis dahin muss die Kommission eine öffentliche Seite zur Verfügbarkeit des Systems schalten und Notfallmaßnahmen für ungeplante Ausfälle von mehr als 60 Minuten veröffentlichen, darunter eine Notfall-Referenznummer für Waren, für die keine Erklärung übermittelt werden kann. Geplante Wartungen kündigt das System vorab in seinen Nachrichten an.
• 30. Juni 2027: Die Pflichten gelten auch für Kleinst- und Kleinunternehmen, die am 31. Dezember 2024 bereits als solche niedergelassen waren. Für Erzeugnisse, die schon unter die Holzhandelsverordnung fielen, bleibt es bei ihnen beim 30. Dezember 2026.

In Deutschland ist die BLE zuständig. Der Referentenentwurf des Durchführungsgesetzes (Bearbeitungsstand 10. Juli 2026) weist die Länder für die Erzeugung im Inland und den Holzeinschlag in Deutschland zu und sieht Bußgelder vor: bis 50.000 Euro, wenn eine Sorgfaltserklärung nicht, falsch, unvollständig oder verspätet übermittelt oder eine Referenznummer nicht weitergegeben wird, bei juristischen Personen und Personenvereinigungen mit mehr als 1,25 Millionen Euro Gesamtumsatz bis zu 4 Prozent des im Vorjahr in der EU erzielten Gesamtumsatzes. Für eine versäumte Registrierung großer nachgelagerter Unternehmen drohen bis 20.000 Euro, bei juristischen Personen und Personenvereinigungen mit mehr als 500.000 Euro Gesamtumsatz ebenfalls bis zu 4 Prozent. Der Entwurf ist noch nicht beschlossen. Die BLE plant nach dem Entwurf ein eigenes Nachweisportal, das Daten aus dem Informationssystem übernimmt und über das Unternehmen bei Kontrollen Unterlagen einreichen.

Wie Polygon One dabei hilft: Die Software erzeugt die Sorgfaltserklärung je erfasstem Produkt und übermittelt sie über die Schnittstelle an das Informationssystem. Die Referenznummer kommt zurück in den Datensatz, bereit für die Zollanmeldung und für Ihre Kunden. Die Geodaten liefern Ihre Lieferanten über ein Portal ohne Login, Polygon One prüft sie auf Vollständigkeit und Plausibilität, bevor sie in die Erklärung gehen. Mehr auf der Produktseite des EUDR-Moduls.

• Download: EUDR-Einreichung Checkliste 2026 mit Feldübersicht, Status, Fristen und Fehlerbildern (PDF)

Häufige Fragen

Brauchen wir für jede Lieferung eine eigene Sorgfaltserklärung?

Nein. Eine Erklärung darf mehrere Lieferungen abdecken, und eine Referenznummer darf in mehreren Zollanmeldungen stehen. Voraussetzung ist, dass die Erklärung vor der ersten Lieferung vorliegt, die Sorgfaltsprüfung alle abgedeckten Mengen erfasst und die Nettomasse die Gesamtmenge des Zeitraums wiedergibt. Wie lang dieser Zeitraum sein darf, steht im Artikel zur Sorgfaltserklärung.

Kann unser Spediteur oder Zollvertreter die Erklärung einreichen?

Nur als Bevollmächtigter nach Artikel 6 der Verordnung, also mit Sitz in der EU, schriftlichem Mandat und eigener Registrierung mit der Tätigkeit „EUDR Authorised Representative“. Die Erklärung legt er dann in der Rolle „Representing Operator“ an. Die Zollvollmacht reicht dafür nicht, es sind zwei getrennte Mandate. Die Verantwortung für die Konformität der Erzeugnisse bleibt in jedem Fall beim Marktteilnehmer.

Was tun, wenn die Referenznummer nicht kommt?

Prüfen Sie den Status. Steht die Erklärung auf SUBMITTED, hält die Behörde die Nummern möglicherweise zur Prüfung zurück, zulässig für drei Arbeitstage, bei verderblicher Ware 72 Stunden, und nach ihrem Ermessen so lange wie nötig verlängerbar. Geben Sie in dieser Zeit keine Zollanmeldung ohne Nummer ab. Steht sie auf REJECTED, gilt die Ware als ohne Erklärung. Dann hilft nur eine neue, korrigierte Erklärung, wenn die Gründe ausgeräumt sind.

Können wir eine Erklärung nach der Zollanmeldung noch korrigieren?

Nein. Sobald die Referenznummer dem Zoll mitgeteilt wurde, ist die Erklärung gesperrt, auch innerhalb der 72 Stunden. Für künftige Lieferungen reichen Sie eine neue, korrekte Erklärung ein, am schnellsten über „Copy As New“. Bei einem Fehler mit Folgen für die bereits verzollte Ware sprechen Sie mit der zuständigen Behörde.

Unser Kunde verlangt eine Sorgfaltserklärung von uns, wir sind aber nachgelagert. Was nun?

Das System lässt keine Erklärung von nachgelagerten Akteuren zu. Ihr Kunde braucht von Ihnen Namen, eingetragenen Handelsnamen oder eingetragene Marke, Postanschrift, E-Mail-Adresse und, falls vorhanden, Webadresse. Referenznummern schuldet nur ein Marktteilnehmer seinem ersten Abnehmer. Sind Sie selbst erster nachgelagerter Abnehmer, müssen Sie die Nummern Ihrer Lieferanten nicht weiterreichen, dürfen es aber.

Brauchen wir die Prüfnummern unserer Lieferanten?

Für die Aufbewahrung nicht. Die Prüfnummer braucht nur, wer eine Nummer im System auf Gültigkeit prüfen oder als großes nachgelagertes Unternehmen bei begründeten Bedenken den Inhalt einsehen will. Eine Pflicht der Lieferanten, sie weiterzugeben, gibt es nicht; große nachgelagerte Unternehmen können sie bei begründeten Bedenken erfragen.

Was passiert, wenn das Informationssystem ausfällt?

Geplante Wartungen stehen vorher in den Nachrichten des Systems. Für ungeplante Ausfälle von mehr als 60 Minuten muss die Kommission bis zum 30. Dezember 2026 Notfallmaßnahmen veröffentlichen, darunter eine Notfall-Referenznummer. Nach der technischen Referenz der Kommission vergeben dann die zuständige Behörde oder der Zoll eine Notfall-Referenznummer, die nach der Wiederherstellung durch eine vom System vergebene Referenznummer ersetzt werden muss. Die verbindlichen Notfallmaßnahmen nach Artikel 15a der Durchführungsverordnung stehen noch aus.

In welcher Sprache füllen wir die Erklärung aus?

Das System steht in allen Amtssprachen der EU zur Verfügung. Die Kommission empfiehlt die Sprache des Mitgliedstaats, dessen Behörde die Erklärung bearbeitet, in Deutschland also Deutsch.

Müssen wir die Testumgebung nutzen?

Nein, sie ist freiwillig. Sie ist aber der einzige Ort, an dem Sie Grenzfälle wie Kleinstflächen, große Geodatendateien oder viele Positionen ohne Folgen ausprobieren können. Wer die Schnittstelle anbindet, sollte nach der Empfehlung der Kommission dort beginnen, denn nur dort gibt es den Echo-Dienst für den Verbindungstest.

Quellen und Stand: Verordnung (EU) 2023/1115 in der Fassung der Verordnung (EU) 2025/2650, Artikel 2, 4 bis 6, 9, 17, 26, 28 und 38 sowie Anhang II. Durchführungsverordnung (EU) 2024/3084 in der Fassung der Durchführungsverordnung (EU) 2026/1565, Artikel 2 bis 8a, 10 und 15a. Leitlinien der Kommission C/2026/3896, Abschnitte 1 bis 4 und 9. Kommissions-FAQ zur EUDR, 5. Fassung (veröffentlicht am 21. August 2026), Fragen 3.4 bis 3.15, 5.2 bis 5.20, 7.1 bis 7.29 und 8.1. TARIC-Daten der Kommission zur Verordnung (EU) 2023/1115, Revision 1 vom 23. September 2026. Benutzerhandbuch des EUDR-Informationssystems, Version 3.0 vom 16. September 2026. EUDR Operator API Reference, Fassung 1.2 vom 11. September 2026 (API-Version 3), einschließlich Kapitel 10 zu den Validierungsregeln. Antworten der BLE zum Webinar vom 21. Mai 2026. Referentenentwurf eines Gesetzes zur Durchführung der EUDR vom 10. Juli 2026. Stand 27. September 2026.