Musteranschreiben an Vorlieferanten: Verpackungsdaten für die PPWR-Konformität strukturiert abfragen

Die Konformitätserklärung ist eine Seite, die technische Dokumentation ein Ordner, und beides scheitert an derselben Stelle: an den Daten, die nur der Lieferant hat. Welche Schwermetalle stecken in der Druckfarbe, welches Polymer im Innenbeutel, wie viel Fluor in der Beschichtung? Seit dem 12. August 2026 verpflichtet Artikel 16 der Verordnung (EU) 2025/40 Ihre Lieferanten, diese Informationen zu liefern. Was der Artikel nicht regelt, ist, wie Sie fragen, was Sie fragen und was Sie tun, wenn keine Antwort kommt.

Dieser Beitrag beantwortet das. Er zeigt, welche Angaben Sie je Komponente brauchen, wie ein Anschreiben aussieht, das beantwortet wird, was der Lieferant in seiner Erklärung bestätigt und wie die Antworten in Ihre technische Dokumentation fließen. Am Ende steht ein Paket zum Herunterladen: Musteranschreiben und Lieferantenerklärung auf Deutsch und Englisch sowie eine Abfragetabelle in Excel.

Was Artikel 16 Ihren Lieferanten abverlangt

Artikel 16 Absatz 1 ist kurz: Lieferanten "händigen dem Erzeuger alle Informationen und Unterlagen aus, die der Erzeuger benötigt, um die Konformität der Verpackung und der Verpackungsmaterialien mit dieser Verordnung nachzuweisen, einschließlich der in Anhang VII genannten und nach oder gemäß den Artikeln 5 bis 11 vorgeschriebenen technischen Dokumentation, in einer oder mehreren Sprachen, die vom Erzeuger leicht verstanden werden können." Auf Papier oder elektronisch. Absatz 2 ergänzt, dass bei kontaktempfindlichen Verpackungen auch die Unterlagen nach den einschlägigen Rechtsakten der Union dazugehören, also etwa die Konformitätserklärung nach der Verordnung (EU) Nr. 10/2011 für Kunststoffe im Lebensmittelkontakt.

Lieferant ist nach Artikel 3 Absatz 1 Nummer 16, wer Verpackungen oder Verpackungsmaterial an einen Erzeuger liefert. Das umfasst den Kartonagenhersteller genauso wie den Folienlieferanten, den Druckfarbenhersteller und den Klebstofflieferanten, denn die Schwermetallgrenze des Artikels 5 gilt für die Verpackungseinheit einschließlich Druckfarben, Lacken und Klebstoffen (Kommissions-FAQ, Abschnitt III). Für PFAS geht die Verordnung noch einen Schritt weiter: Übersteigt der Gesamtfluorgehalt 50 mg/kg, müssen Hersteller, Importeure und nachgeschaltete Anwender im Sinne der REACH-Verordnung dem Erzeuger auf Verlangen nachweisen, welcher Anteil des Fluors auf PFAS entfällt (Artikel 5 Absatz 5 Buchstabe c).

Die Kommission hat in ihrer FAQ klargestellt, dass Lieferanten die Mitwirkung nicht verweigern können und dass die Verantwortung für Konformitätserklärung und Dokumentation trotzdem beim Erzeuger bleibt (Abschnitt X, Frage 4). Eine Grenze sollten Sie kennen: Das deutsche Verpackungsdurchführungsgesetz enthält für Artikel 16 keinen Bußgeldtatbestand. Die Mitwirkungspflicht ist eine gesetzliche Pflicht, ihre Durchsetzung läuft aber über den Vertrag und über die Marktüberwachung, die von Ihnen die Nachweise verlangt, nicht von Ihrem Lieferanten. Das Anschreiben ist deshalb kein Formalakt, sondern Ihr wichtigstes Werkzeug.

Welche Angaben Sie wirklich brauchen

Die häufigste Panne ist eine unspezifische Anfrage: "Bitte bestätigen Sie die PPWR-Konformität Ihrer Produkte." Darauf kommt ein Satz zurück, der in keiner technischen Dokumentation verwendbar ist. Fragen Sie stattdessen je Komponente nach den Angaben, die Anhang VII und die Artikel 5 bis 11 tatsächlich verlangen, getrennt nach dem, was heute gilt, und dem, was Sie für 2028 und 2030 schon einsammeln sollten.

Zwei Präzisierungen aus der FAQ verhindern Fehlabfragen. Klebstoffe, Farben und Druckfarben zählen beim Rezyklatanteil nicht als Kunststoff (Abschnitt V), beim Schwermetallgrenzwert aber sehr wohl mit. Und ein Prüfbericht ist nicht zwingend: Nach Artikel 16 sind auch Lieferantenerklärungen gültige Unterlagen. Ob Sie sich damit begnügen, entscheidet Ihre Risikoanalyse, bei Druckfarben, Recyclingmaterial und Lebensmittelkontakt sollten Sie einen Prüfbericht verlangen, bei einem unbedruckten Wellpappkarton reicht die Erklärung.

Wer schuldet was

Bevor Sie schreiben, klären Sie die Rolle Ihres Lieferanten für jede Verpackung, denn davon hängt ab, ob Sie Daten oder eine Konformitätserklärung anfordern.

Liefert er Ihnen Verpackungen oder Material, die Sie befüllen oder unter Ihrem Namen in Verkehr bringen, ist er Lieferant nach Artikel 16. Sie sind Erzeuger, Sie stellen die Erklärung aus, er liefert die Daten.

Liefert er formstabile Transportverpackungen ohne Ihre Marke, etwa Paletten oder Kisten, ist er selbst Erzeuger dieser Verpackungen. Dann fordern Sie seine EU-Konformitätserklärung an, nicht seine Rohdaten. Bei Stretchfolie und Umreifungsband sehen Kommission und Zentrale Stelle Verpackungsregister den Erzeuger unterschiedlich; fordern Sie beides an, Erklärung und Stoffdaten, dann sind Sie in beiden Lesarten versorgt. Die Details stehen in Gilt die PPWR für B2B? Transportverpackungen, Paletten, Stretchfolie und Kartons.

Sind Sie ein Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten und höchstens zwei Millionen Euro Umsatz und sitzt Ihr Lieferant im selben Mitgliedstaat, ist er Erzeuger Ihrer Eigenmarkenverpackung und schuldet Ihnen die Konformitätserklärung (Artikel 3 Absatz 1 Nummer 13, Artikel 15 Absatz 12). Mehr dazu in Kleinstunternehmen, Kleinunternehmer und Onlinehandel. Die vollständige Rollenlogik: Erzeuger oder Hersteller? Welche Rolle Ihr Unternehmen unter der PPWR hat.

Das Anschreiben: Aufbau und Ton

Ein Anschreiben, das beantwortet wird, hat sechs Elemente.

Den Anlass in zwei Sätzen: Sie sind Erzeuger im Sinne der Verordnung (EU) 2025/40, seit dem 12. August 2026 müssen Sie die Konformität Ihrer Verpackungen nachweisen, und dafür brauchen Sie Angaben zu den vom Lieferanten bezogenen Komponenten.

Die Rechtsgrundlage in einem Satz, mit Artikel 16 Absatz 1 und dem Hinweis, dass die Informationen in einer für Sie verständlichen Sprache und in elektronischer Form geliefert werden können.

Die konkrete Anfrage: welche Artikel des Lieferanten betroffen sind, welche Angaben Sie je Komponente brauchen, und in welchem Format. Verweisen Sie auf die beigefügte Tabelle oder Ihr Portal, damit die Antwort strukturiert zurückkommt.

Die Frist, realistisch. Vier Wochen sind angemessen, wenn der Lieferant die Daten hat; für Prüfberichte, die erst beauftragt werden müssen, sechs bis acht Wochen. Nennen Sie das Datum, nicht "zeitnah".

Die Zusage der Vertraulichkeit. Rezepturen und Prüfberichte sind für viele Lieferanten sensibel. Sagen Sie zu, die Unterlagen nur für die Konformitätsdokumentation zu verwenden und nur den Behörden vorzulegen.

Den Ansprechpartner und die Bitte um Rückmeldung, falls der Lieferant einzelne Angaben nicht liefern kann, damit Sie den Rest nicht abwarten.

Was nicht hineingehört: Drohungen mit Bußgeldern, die den Lieferanten nach deutschem Recht nicht treffen, und Sammelformulierungen wie "alle relevanten Nachweise nach PPWR". Je genauer die Frage, desto brauchbarer die Antwort.

Ein Auszug aus dem Musteranschreiben im Downloadpaket:

Die Lieferantenerklärung: Was der Lieferant bestätigt

Die Erklärung ist das Dokument, das Sie später in der technischen Dokumentation als Nachweisgrundlage ablegen. Sie muss deshalb so präzise sein wie die Konformitätserklärung selbst. Im Downloadpaket hat sie sieben Teile: die Identität des Lieferanten, die betroffenen Artikel mit Komponenten, die Bestätigung des Schwermetallgrenzwerts je Komponente mit Angabe der Nachweisgrundlage, bei Lebensmittelkontakt die PFAS-Angaben, die Aussage zu besorgniserregenden Stoffen, die Angaben zu Rezyklatanteil und Materialzusammensetzung, und die Zusage, Änderungen unaufgefordert mitzuteilen, mit Unterschrift, Funktion und Datum.

Drei Formulierungen sollten Sie nicht akzeptieren. "Nach unserem Kenntnisstand konform" ohne Angabe, worauf sich der Kenntnisstand stützt. "Entspricht der PPWR" ohne Benennung der Artikel und Grenzwerte. Und eine Erklärung, die für "alle gelieferten Produkte" gilt, ohne Artikel oder Komponenten zu nennen, denn eine solche Erklärung lässt sich später keiner Verpackungsart zuordnen.

Die Erklärung ersetzt keinen Prüfbericht, wo Ihre Risikoanalyse einen verlangt, aber sie macht aus einem Datenblatt eine Zusicherung mit Namen und Datum. Genau das braucht Anhang VII.

Die Abfragetabelle

Die Excel-Tabelle im Downloadpaket ist so aufgebaut, dass die Antworten direkt in die Struktur der technischen Dokumentation passen: eine Zeile je Komponente, Spalten für Stammdaten, Stoffangaben mit Nachweisgrundlage, PFAS bei Lebensmittelkontakt, Rezyklat und Recyclingmerkmale, Änderungszusage und Freigabe. Dropdowns halten die Antworten einheitlich, eine Beispielzeile zeigt das erwartete Format, eine Auswertung zählt, welche Zeilen vollständig sind und welche über dem Grenzwert liegen.

Wichtiger als das Werkzeug ist die Logik dahinter: Fragen Sie je Komponente, nicht je Artikel, denn bewertet wird die Einheit aus ihren Bestandteilen, und die Erklärung muss die Komponenten aufführen (Kommissions-FAQ, Abschnitt XV, Frage 5). Fragen Sie nach Zahlen mit Einheit, nicht nach Ja oder Nein. Und fragen Sie nach der Nachweisgrundlage, denn "unter 100 mg/kg" ist ohne die Angabe, ob das ein Prüfbericht oder eine Einschätzung ist, für die Risikoanalyse wertlos.

Wenn der Lieferant nicht antwortet

Das passiert, und die Verordnung kennt die Situation. Für Verpackungen, deren Lieferant nicht mehr existiert oder nicht reagiert, verlangt die Kommission vom Erzeuger nachweisbare Bemühungen, die Informationen zu beschaffen, notfalls eigene Bewertungen, und die Dokumentation dieser Bemühungen (FAQ, Abschnitt X, Frage 6). Daraus ergibt sich eine Eskalationsleiter.

Erste Erinnerung nach Fristablauf mit neuer Frist von zwei Wochen. Zweite Erinnerung an die Geschäftsführung des Lieferanten mit Hinweis auf Artikel 16 und darauf, dass Sie ohne die Angaben die Verpackung nicht mehr in Verkehr bringen können, was für den Lieferanten den Auftrag bedeutet. Parallel: eigene Bewertung auf Basis der verfügbaren Datenblätter und, wo das Risiko es rechtfertigt, eigene Prüfberichte auf Ihre Kosten, die Sie dem Lieferanten später in Rechnung stellen können, wenn der Vertrag das hergibt. Alle Schritte mit Datum in der technischen Dokumentation festhalten, denn genau diese Dokumentation ist Ihr Argument gegenüber der Marktüberwachung.

Wo ein Lieferant dauerhaft nicht liefert, ist das ein Beschaffungsrisiko, kein Compliance-Problem, und sollte im Einkauf so behandelt werden.

Vertragliche Absicherung

Artikel 16 gibt Ihnen den Anspruch, ein Vertrag gibt Ihnen die Durchsetzung. In Einkaufsbedingungen und Lieferverträgen sollten seit 2026 fünf Punkte stehen: die Pflicht des Lieferanten, die Angaben nach Artikel 16 je Komponente vor der ersten Lieferung und bei jeder Änderung zu liefern; die Form, also Ihre Tabelle oder Ihr Portal; die Nachweisgrundlage, also wann ein Prüfbericht verlangt wird; die Meldepflicht bei Änderungen an Material, Rezeptur, Vorlieferant oder Produktionsort; und die Kostentragung für Prüfungen, die wegen fehlender Angaben nötig werden. Wie Sie das rechtlich fassen, klären Sie mit Ihrer Rechtsabteilung; dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Die häufigsten Fehler

1. Pauschal fragen. "Bitte bestätigen Sie die PPWR-Konformität" liefert einen Satz, keine Daten.
2. Nur die Hauptkomponente abfragen. Druckfarben, Lacke und Kleber gehören in die Schwermetallbilanz und werden regelmäßig vergessen.
3. Vom Lieferanten die Konformitätserklärung verlangen, obwohl Sie Erzeuger sind. Der Lieferant schuldet Daten, die Erklärung stellen Sie aus.
4. Vom Palettenhersteller nur Daten verlangen, obwohl er Erzeuger ist. Hier brauchen Sie seine Erklärung.
5. Keine Nachweisgrundlage abfragen. Ein Wert ohne Angabe, ob Prüfbericht oder Einschätzung, trägt die Risikoanalyse nicht.
6. Nur Englisch akzeptieren, wenn die Behörde Deutsch verlangt. Artikel 16 verlangt eine Sprache, die Sie verstehen; für die Behörde gilt Artikel 15 Absatz 10.
7. Einmal fragen und nie wieder. Ohne Änderungsmeldung wissen Sie nicht, wann Ihre Dokumentation veraltet ist.

Wie Polygon One dabei hilft

Im Polygon One Lieferantenportal fordern Sie die Angaben je Verpackungseinheit und Komponente mit einem Klick an. Der Lieferant erhält einen Link ohne Registrierungszwang und wählt für jede Position, ob er ein vorhandenes Dokument hochlädt, die Komponentendaten in einem geführten Formular erfasst oder die Anfrage an seinen eigenen Vorlieferanten weitergibt, dessen Antwort in dieselbe Anfrage zurückfließt. Zwei Regeln sichern die Qualität: Jede Stoffangabe nach Artikel 5 muss mit Prüfbericht oder Lieferantenerklärung belegt sein, sonst lässt sich die Antwort nicht absenden, und vor dem Absenden bestätigt der Lieferant die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Angaben, revisionssicher gespeichert.

Sie sehen den Status jeder Anfrage, führen Rückfragen im Nachrichtenverlauf und übernehmen die Daten direkt an die Komponente, aus der später technische Dokumentation und Konformitätserklärung entstehen. Korrekturen laufen über eine Wiedereröffnung, die Sie freigeben. Was das Portal nicht tut: den Lieferanten zur Antwort zwingen oder Prüfberichte bewerten. Es macht das Fragen und Einsammeln so einfach, dass die Antwortquote steigt, und es dokumentiert jeden Schritt, falls sie nicht steigt.

Wenn Sie sehen möchten, wie eine Datenanfrage an Ihre Lieferanten aussieht, buchen Sie eine Demo oder lesen Sie weiter auf der Produktseite zum PPWR-Modul.

Downloadpaket

Das Paket enthält das Musteranschreiben und die Lieferantenerklärung, jeweils auf Deutsch und Englisch, sowie die Abfragetabelle als Excel-Datei mit Anleitung, Beispielzeile, Dropdowns und Auswertung. Alle Dokumente sind auf den Stand September 2026 abgestimmt und beziehen sich auf die Artikel, die heute gelten.

• Download: Musteranschreiben und Lieferantenerklärung, Deutsch und Englisch (DOCX)
• Download: Abfragetabelle Verpackungskomponenten (XLSX)

Häufige Fragen

Welche Angaben muss ich von meinem Verpackungslieferanten einholen?

Je Komponente Material und Masse, den Schwermetallwert mit Nachweisgrundlage, bei Lebensmittelkontakt die PFAS-Angaben, eine Aussage zu besorgniserregenden Stoffen und die Zusage, Änderungen zu melden. Für 2028 und 2030 zusätzlich Materialzusammensetzung, Rezyklatanteil und recyclingrelevante Merkmale.

Wer in der Lieferkette ist für die Konformitätserklärung zuständig?

Der Erzeuger, bei Verkaufs- und Umverpackungen also in der Regel der Abfüller oder Markeninhaber. Der Lieferant liefert die Daten nach Artikel 16 und stellt selbst keine Erklärung aus, es sei denn, er ist für die betreffende Verpackung Erzeuger, etwa bei neutralen Paletten.

Was gilt, wenn mein Lieferant ein Kleinstunternehmen ist?

Die Kleinstunternehmen-Regel betrifft nicht den Lieferanten, sondern den Auftraggeber: Ist der Markeninhaber ein Kleinstunternehmen und sitzt sein Lieferant im selben Mitgliedstaat, ist der Lieferant Erzeuger. Ein Kleinstunternehmen als Lieferant hat dieselbe Mitwirkungspflicht wie jeder andere.

Muss der Lieferant einen Prüfbericht liefern?

Nicht zwingend. Nach Artikel 16 sind auch Lieferantenerklärungen gültige Unterlagen. Ob Sie einen Prüfbericht verlangen, entscheidet Ihre Risikoanalyse nach Anhang VII.

In welcher Sprache muss der Lieferant liefern?

In einer oder mehreren Sprachen, die Sie leicht verstehen. Für die Vorlage bei der Behörde gilt zusätzlich Artikel 15 Absatz 10, also eine für die Behörde leicht verständliche Sprache.

Was mache ich, wenn der Lieferant im Drittland sitzt und nicht antwortet?

Dieselbe Eskalation wie bei jedem anderen Lieferanten, plus eigene Bewertung und Prüfberichte, mit Dokumentation aller Versuche. Ohne belastbare Daten dürfen Sie die Verpackung nicht in Verkehr bringen.

Quellen und Stand: Verordnung (EU) 2025/40 (ABl. L, 22.1.2025), Artikel 3, 5, 15, 16, 21 und Anhang VII. Kommissions-FAQ zur PPWR, 2. Auflage (August 2026), Abschnitte II, III, V, X und XV. Kommissionsleitfaden C/2026/3702, Abschnitt 5. Verpackungsdurchführungsgesetz, BGBl. 2026 I Nr. 207, § 66. Dieser Beitrag beschreibt den Rechtsstand vom September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung.