Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) schreibt vor, dass Marktteilnehmer eine Sorgfaltspflicht-Erklärung abgeben müssen, bevor sie bestimmte Produkte auf dem EU-Markt bereitstellen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass diese Waren nicht zur Entwaldung oder Waldschädigung beitragen.
Viele Unternehmen fragen sich, ob es dafür eine offizielle Vorlage gibt. Die kurze Antwort lautet: Nein – die EU stellt keine standardisierte Vorlage bereit. Stattdessen müssen alle erforderlichen Informationen direkt im Informationssystem TRACES eingetragen werden, um an die notwendige Referenznummer zu kommen.
Obwohl es kein offizielles Formular gibt, welches eingereicht werden muss, ist der Ablauf klar geregelt:
Die Sorgfaltspflicht-Erklärung wird elektronisch im TRACES-Informationssystem erstellt und übermittelt. Es ist jedoch möglich, diese Informationen mittels einer API (technische Schnittstelle) direkt in das Informationssystem der EU zu übertragen, ohne hierfür TRACES nutzen zu müssen. Hierfür können Compliance-Anbieter ihre eigenen Vorlagen oder Formulare benutzen, um die Informationen dann in das EU-Informationssystem über eine Schnittstelle zu überspielen.
Folgende Angaben sind dabei verpflichtend und müssen immer übertragen werden:
- Name & Adresse des Marktteilnehmers
- Nennung und Beschreibung des betroffenen Rohstoffes inkl. HS-Code
- Menge des Rohstoffes (z.B. in Kg)
- Nennung des Erzegerlandes
- Exakten Geo-koordinaten der Anbaufläche
Eine mögliche Sorgfaltspflicht Erklärung könnte zum Beispiel so aussehen:
WICHTIG: Mit Abgabe der Sorgfaltspflichterklärung bestätigen Sie, dass Sie bereits im Vorfeld eine Risikoanalyse durchgeführt haben und zu dem Entschluss gekommen sind, dass die Ware den Anforderungen der EUDR entspricht.
Warum keine Vorlage angeboten wird
Der Grund, warum die EU keine Vorlage veröffentlicht, liegt darin, dass das TRACES-System standardisierte digitale Eingabemasken nutzt. Diese ersetzen jedes Papier- oder Word-Formular und stellen sicher, dass alle Daten maschinenlesbar sind und für Behörden leichter geprüft werden können.
Fazit
Es gibt keine offizielle EUDR-Vorlage für die Sorgfaltspflicht-Erklärung. Stattdessen müssen Unternehmen die geforderten Daten direkt in TRACES erfassen. EUDR Compliance-Anbieter wie Polygon One bieten jedoch eigene simplifizierte Eingabemasken an, mit Hilfe derer die notwendigen Informationen unkompliziert in TRACES überspielt werden können (mittels API).
Tipp: Nutzen Sie die digitale Compliance-Software von Polygon one, um Daten wie Geokoordinaten, Lieferanteninformationen und Risikobewertungen zentral zu erfassen und anschließend zu übermitteln. So sind Sie bestens auf die EUDR vorbereitet.
